Hebel für HR-Compliance: Systeme und Dienstleistungen

Die Arbeitswelt verändert sich rasant und Unternehmen haben Mühe, Schritt zu halten. Daher ist es kein Wunder, dass laut einer Umfrage vom ADP Research Institute aus dem Jahr 2020 40 % aller befragten Unternehmenseigentümer angaben, dass ihnen durch die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften unbeabsichtigte Kosten entstanden sind.

Die gute Nachricht: Trotz der zunehmenden Komplexität sind Firmen, die Technologien einsetzen und bewährte Verfahren anwenden, nicht nur bei der Bewältigung des Compliance-Risikos einen Schritt voraus, sondern können auch die Betriebskosten erheblich senken und die Effizienz und Effektivität des Unternehmens insgesamt verbessern.

Die folgenden Möglichkeiten zeigen, wie Outsourcing und Prozessoptimierung eingesetzt werden können, um die Einhaltung der HR-Richtlinien von einer Kostenstelle in einen strategischen Vorteil zu verwandeln.

Steigerung der betrieblichen Effizienz

Laut einer Studie von CFO Research & ADP[i] müssen in einem typischen Unternehmen mehr als 250 manuelle Aufgaben außerhalb des Human Capital Management Systems (HCM) erledigt werden, um die Einhaltung der verschiedenen HCM-bezogenen Vorschriften zu gewährleisten. Während sich viele Routineprozesse hervorragend für eine Automatisierung eignen, gibt es nach wie vor viele ereignisgesteuerte Aufgaben, die die Personalabteilung überfordern und von ihrer eigentlichen Aufgabe ablenken können.

Auch diese Aufgaben eignen sich hervorragend für ein Outsourcing, darunter:

• Pflege von Bankschnittstellen
• Aufrechterhaltung der Notfallwiederherstellung
• Aufbewahrung und Speicherung von Unterlagen
• Verwaltung der Sicherheit
• Einkauf und Wartung von Ausrüstung
• Pflege von Vorräten/Inventar

Das Outsourcing und die Identifizierung von Möglichkeiten zur Optimierung dieser Aufgaben kann zu weiteren Kostensenkungen führen, zusätzlich zu potenziellen Einsparungen bei Bankgebühren, Hosting-Abgaben und Support-Kosten Dritter.

Möglichkeiten der Automatisierung

Die Einhaltung arbeitsrechtlicher Gesetze und Vorschriften in der heutigen dynamischen Compliance-Umgebung erfordert von Unternehmen die Durchführung von Prozessen mit vielen Schritten, an denen zahlreiche Abteilungen beteiligt sind. Ohne strukturierte Arbeitsabläufe und integrierte Qualitätssicherungsschritte haben Arbeitgeber einen schweren Stand, wenn es darum geht, die Einhaltung von Vorschriften effektiv aufrechtzuerhalten, ohne sich einer hohen Belastung durch Kosten, Risiken und Ineffizienz auszusetzen.

Die Verbesserung von Geschäftsprozessen ist nach wie vor der wichtigste Bereich, in den Unternehmen in Bezug auf HR-Technologie investieren – und das aus gutem Grund. Die Optimierung von HR-Compliance-Maßnahmen kann Kosten senken, unnötigen Aufwand reduzieren, Risiken verringern und Unternehmen sowohl für Compliance als auch für Wachstum positionieren. Die Nutzung von Workflows mit in den Prozess integrierten gesetzlichen Anforderungen spart Zeit, reduziert die Anzahl der Arbeitsschritte und zeigt automatisch Unstimmigkeiten an. Dadurch können sich HR-Verantwortliche auf strategischere Aufgaben konzentrieren, die über Kosteneinsparungen hinausgehen und sich positiv auf die Arbeitsmoral und das Engagement der Mitarbeitenden auswirken können. So kann die Verbesserung von HR-Prozessen Arbeit einsparen und die Rentabilität von HR-Compliance steigern.