Erweiterte Steuerfreiheit bei der Privatnutzung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte: Mobile Alleskönner sind auf dem Siegeszug

two women talking while looking at laptop computer
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Beispiel: Abgrenzung – so geht’s
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Autor: Volker Hartmann, Diplom-Finanzwirt (FH), Hamburg

Quelle: LohnPraxis – Nr. 6/7 – Juni/Juli 2012

Neuregelung ist einerseits auf Grund der fortgeschrittenen technischen Entwicklung notwendig geworden. Andererseits gab es Regelungsbedarf, weil viele Arbeitgeber ihren Mitarbeitern betriebliche Software auch zur privaten Nutzung überlassen haben. Bislang war die private Nutzung betrieblicher Software immer nur dann steuerfrei, wenn die monatliche Sachbezugsfreigrenze in Höhe von 44 € (einschließlich Umsatzsteuer) nach Maßgabe von § 8 Absatz 2 Satz 9 EStG nicht überschritten wurde. Durch das „Gesetz zur Änderung des Gemeindefinanzreformgesetzes und von steuerlichen Vorschriften“, dem der Bundesrat am 30.3.2012 zugestimmt hat, ist jetzt nicht mehr entscheidend, ob Ihr Mitarbeiter die Software auf einem betrieblichen oder privaten PC einsetzt.

Neue Fassung

Nach Maßgabe von § 3 Nr. 45 EStG (neue Fassung) kommen Steuerfreiheit und Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung in Betracht für

  • Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör,
  • Vorteile aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt,
  • Vorteile aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen.

Smartphones und Tablets

Die gesetzliche Neuregelung tritt rückwirkend zum 1.1.2000, dem Jahr der Einführung der Steuerbefreiungsvorschrift, für alle noch offenen, nicht bestandskräftigen Fälle in Kraft und umfasst nicht – wie bisher – nur klassische PCs, also Desktops und Notebooks sowie Telefongeräte. Der Anwendungsbereich der gesetzlichen Neuregelung wird nunmehr auf alle Datenverarbeitungsgeräte, insbesondere Smartphones und Tablets (z. B. iPad) erweitert. Auch wenn der Gesetzgeber die Überlassung derartiger Geräte sicherlich nicht begünstigen wollte, fallen unter den Begriff eines betrieblichen Datenverarbeitungsgerätes streng genommen auch sonstige elektronische Geräte wie MP3-Player, Navigationsgeräte, E-Book-Reader und Spiele- Konsolen.

Peripheriegeräte und Zubehör

Wie bisher erstreckt sich die Steuerfreiheit künftig auch auf die Überlassung von Peripheriegeräten wie Drucker, Scanner, Drucker-Fax-Scanner-Kombinationsgeräte, Monitore, Funk-Mäuse, Funk-Tastaturen, Speicherkarten-Leser, externe Festplatten, Akkus und anderes Zubehör wie z. B. Notebook-Taschen, Dockingstations, spezielle (Auto-)Halterungen, Sicherheitsschlösser, etc.

System- und Anwendungsprogramme

Wenn Sie Ihren Arbeitnehmern bestimmte Software oder Softwarevolumenlizenzen für private Zwecke überlassen, war bislang unklar, ob und in welchem Umfang ein geldwerter Vorteil anzusetzen und der Lohnversteuerung zu unterwerfen ist. Nach der gesetzlichen Neuregelung ist die Überlassung betrieblich genutzter Software für private Zwecke grundsätzlich als steuerfrei anzusehen. Voraussetzung ist jedoch, dass diese Software unmittelbar im Betrieb genutzt wird und dass es sich um System- und Anwendungsprogramme handelt.

In diesem Zusammenhang fallen geldwerte Vorteile aus der Privatnutzung von PC-Spielen und Spaßprogrammen nicht in den Anwendungsbereich der neuen Steuerbefreiungsvorschrift. Noch unklar ist derzeit, wie bei unterschiedlichen Programmversionen zu verfahren ist, z. B. wenn Sie ein Office-Paket einsetzen und Ihren Arbeitnehmern Lizenzen für die nicht mehr betrieblich genutzte Vorgängerversion überlassen. Darüber hinaus ist unklar, wie zu verfahren ist, wenn der Arbeitnehmer die Software zu nicht rein privaten, sondern auch zu anderen, insbesondere zu (nebenberuflichen) gewerblichen Zwecken einsetzt. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Ihr Arbeitnehmer einer Nebentätigkeit als gewerblicher, nicht privater Verkäufer bei ebay nachgeht.

Beispiel Smartphone
Der Arbeitgeber überlässt seiner Arbeitnehmerin Rita Rund ein Smartphone, welches auch privat genutzt werden darf. Zum Nutzungsumfang gehören eine Telefon-Flatrate für alle deutschen Telefonnetze sowie eine Internet-Flatrate, darüber hinaus ein umfangreiches Zubehör-Paket bestehend aus einer Kfz- Halterung, einem Kfz-Ladekabel, einer Ledertasche und einem Ersatzakku. Der hierbei entstehende geldwerte Vorteil ist nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei.

Abgrenzungsprobleme

Bitte beachten Sie, dass die Steuerbefreiungsvorschrift des § 3 Nr. 45 nur dann in Betracht kommt, wenn es sich um betriebliche, also um firmeneigene Geräte handelt, die Sie Ihren Arbeitnehmern – leihweise – zur Verfügung stellen. Wenn Sie einem Mitarbeiter z. B. anlässlich eines runden Geburtstages ein hochwertiges Notebook schenken, also nicht nur leihweise und vorübergehend überlassen sondern dauerhaft übereignen, handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, den Sie sowohl der Lohnversteuerung als auch der Verbeitragung zur Sozialversicherung unterwerfen müssen. Sie haben aber die Möglichkeit, den hierbei entstehenden geldwerten Vorteil pauschal zu versteuern.

Rechtsgrundlage hierfür ist § 40 Absatz 2 Nr. 5 EStG. Danach können Sie die Lohnsteuer mit einem Pauschalsteuersatz in Höhe von 25% erheben, soweit Sie Ihren Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn unentgeltlich oder verbilligt Personalcomputer übereignen. Hierbei müssen Sie unbedingt beachten, dass Sie nach dem unmittelbaren Wortlaut des Gesetzes nur dann von Ihrem Pauschalierungswahlrecht Gebrauch machen dürfen, wenn es sich um einen Personalcomputer, Zubehör bzw. um einen Internetzugang handelt. Wenn Sie Ihrem Arbeitnehmer anstelle des Notebooks ein gleichwertiges Smartphone zukommen lassen, handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, den Sie der Regelversteuerung unterwerfen müssen.

Sebastian Ofer

Chefredakteur bei HRM Research Institute

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