Prozesseffizienz, Kosteneinsparung, Nachhaltigkeit – ein guter Grund für die Einführung einer digitalen Signatur. Unternehmen, die sich dabei ganzheitlich mit ihren internen Genehmigungs- und Unterzeichnungsprozesse auseinandersetzen, erreichen ein völlig neues Level an Prozessoptimierung, Compliance und Rechtssicherheit.
Wer sich mit dem Thema Digitalisierung in Unternehmen auseinandersetzt, wird unweigerlich auf den Begriff digitale Signatur stoßen. Wie der Name bereits verrät, handelt es sich hierbei um eine Unterschrift, die nicht mehr händisch auf dem gedruckten Dokument, sondern digital – also online – abgegeben wird, ohne dabei an Rechtskräftigkeit zu verlieren. Diese Art der Unterschrift bietet eine Reihe von Vorteilen für ein Unternehmen, vor allem dort, wo viel mit Dokumenten, Verträgen und mehrstufigen Abstimmungen gearbeitet wird, wie das im HR-Bereich üblich ist. Kurz und knapp: Die elektronische Unterschrift ist sicher, einfach und legal – und das auch aus dem Homeoffice oder von unterwegs.
Die Digitalisierung der Unterschriften ermöglicht Personalerinnen und Personalern, interne Prozesse zu beschleunigen und einen besseren Überblick über Verträge und deren Status zu erhalten. Die Archivierung erfolgt automatisch und viele Arbeitsschritte werden verkürzt. Einige mögliche Anwendungsbereiche, um digitale Unterschriften im HR-Bereich zu verwenden, sind Arbeitsverträge, On-/ Off-Boarding Checklisten, Geheimhaltungsvereinbarungen oder das Urlaubsmanagement.
Die drei Arten der elektronischen Signatur
In vielen Fällen handelt es sich um Dokumente, die Rechtsverhältnisse begründen. Aus diesem Grund gilt seit 2014 die eIDAS-Verordnung. Kern der EU-Richtlinie ist die elektronische Identifizierung und Transaktion innerhalb des europäischen Raums. Verträge können rein elektronisch rechtsverbindlich signiert werden, ohne sie zuvor ausdrucken zu müssen. Die eIDAS definiert dabei drei Arten von digitalen Unterschriften mit unterschiedlichen Sicherheitsstufen. Nicht jede digitale Signatur kann für alle Verträge oder Dokumente verwendet werden.
Die einfache elektronische Signatur ist beispielsweise das Einfügen einer eingescannten Unterschrift. Diese Form wird hauptsächlich für unternehmensinterne Dokumente mit geringem rechtlichen Risiko verwendet. Im Unterschied dazu kann die fortgeschrittene elektronische Signatur den Unterzeichner eindeutig identifizieren und nachträgliche Änderungen werden nachverfolgt. Sie findet daher häufig im B2B-Bereich Anwendung. Die höchste Rechtssicherheit und Beweiskraft hat die qualifizierte elektronische Signatur. Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat einer sicheren Signaturerstellungseinheit und eignet sich für alle Dokumente und Verträge, für die gesetzlich die Schriftform verlangt wird.
Genehmigungs- und Unterzeichnungsprozesse ganzheitlich betrachten
Der Einsatz elektronischer Unterschriften im Unternehmen bedeutet einen Gewinn an Effizienz, da Verträge im Handumdrehen durch mehrere Parteien unterzeichnet werden können. Ein weiterer Vorteil ist das große Einsparpotential, da nicht nur Zeit, sondern auch Kosten für Papier, Druck und Postversand entfallen.
Unternehmen, die sich mit der Einführung der digitalen Signatur auseinandersetzen, sollten dabei den gesamten Themenkomplex der Genehmigung und Kompetenzen beleuchten. Eine unternehmensweite Analyse der Unterschriftprozesse macht deutlich, dass viel mehr signiert wird, als tatsächlich erforderlich. Zwar sind digitale Unterschriften im Stückpreis deutlich geringer, aber auch sie verursachen Kosten. Denn vor allem interne Prozesse erfordern nicht zwingend eine Unterschrift. Oft reicht ein einfaches Approval, zum Beispiel in Form einer Checkbox, vollkommen aus. Dieser Prozess kann heutzutage technisch sehr simpel dargestellt und nachvollziehbar abgebildet werden.
Transparenz und Prozesskontrolle dank digitalem Unterschriftverzeichnis
Wichtig: es muss sichergestellt werden, dass die Person für den Auftrag autorisiert und mit den entsprechenden Kompetenzen ausgestattet ist. Diese Klarheit über die unternehmensinternen Berechtigungen muss für alle Prozesse gegeben sein – erst recht bei einer Vertragsunterschrift.
Infolgedessen sollten Unternehmen im ersten Schritt eine Kompetenz- und Unterschriftendatenbank erstellen. Entlang der Organisationsstruktur wird definiert, wer welche Dokumente freigeben und unterzeichnen darf und welche Form dafür erforderlich ist. Wenn dieses Unterschriftverzeichnis nun digital abgebildet wird, können auch mehrstufige Prozesse und Freigabeinstanzen mit Workflows automatisiert werden.
Digitale Approval- und Signing-Prozesse zur Risikominimierung
Unternehmen, die ihre Approval- und Signing-Prozesse in ihrer Gesamtheit digitalisieren, gewinnen nicht nur Klarheit über interne Strukturen und volle Transparenz, sie stellen auch die Einhaltung der Compliance-Vorgaben sicher und minimieren rechtliche und operative Risiken. So stellt die Umstellung auf die digitale Signatur nicht etwa ein höheres Risiko dar, sondern ist in dieser Form umgesetzt sogar ein Teil des Risikomanagements.
Neben dem Aspekt der Governance ist auch die menschliche Komponente nicht zu unterschätzen. Mit digitalen und automatisierten Prozessen werden interne Abläufe schlanker, weniger fehleranfällig und erleichtern insgesamt den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden. Somit leistet jede Form der Digitalisierung von sonst manuellen Abstimmungsschleifen auch einen positiven Beitrag zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.
