Digitale Personalverwaltung sinnvoll planen

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Foto von Husna Miskandar

Herr Vogt, welche Vorteile bringt die digitale Personalverwaltung?
Die digitale Personalverwaltung kann Prozessgeschwindigkeit und -qualität verbessern. Denn die Liege- und Recherchezeiten sinken. Außerdem können mehrere Mitarbeiter parallel auf Daten zugreifen. Dabei sehen sie nur Informationen, die sie sehen dürfen. Jeder Arbeitsschritt lässt sich im Nachhinein nachvollziehen. Die Archivierung spart natürlich auch Lagerfläche. Denn die Personalabteilungen müssen einige Dokumente längere Zeit aufbewahren: Arbeitszeugnisse müssen sie 30 Jahre lang archivieren, Unterlagen für das Finanzamt mindestens sieben Jahre.

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich ein solches System?

Das hängt zum Beispiel von der Frage ab, ob es im Unternehmen schon eine Archivtechnologie gibt, an die man anknüpfen kann. Auch die Art der Organisation ist entscheidend. Ein Fertigungsbetrieb, der mit vielen Einzellohnnachweisen arbeitet, wird voraussichtlich profitieren. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass sich Unternehmen ab einer Größe von 2.000 Mitarbeitern leichter entscheiden ihre Personalverwaltung zu digitalisieren.

Wie sehen die technischen Voraussetzungen aus?
Viele Unternehmen binden die digitale Personalverwaltung direkt an SAP an. Anwender, die SAP nicht verwenden, sondern Lotus-Notes-basierte Systeme oder klassische ECM-Systeme im Einsatz haben, können die Personaldaten auch direkt in einem Archivsystem verwalten.

Welche Funktionen sollte eine digitale Personalakte haben?
Sie muss gegebenenfalls Schnittstellen zu vorhandenen Systemen haben, zum Beispiel zu SAP, und eine exakte Archivierung ermöglichen. Neben der klassischen Stammdatenverwaltung sollte das System aus unserer Sicht eine Schnittstelle zum Bewerbermanagement haben. Denn so können Unternehmen eingehende Bewerbungsunterlagen parallel mehreren Mitarbeitern bereitstellen und schneller eine Entscheidung treffen. Eher optional ist die Reisekostenabrechnung, die sich je nach Reisetätigkeit lohnt.

Wie groß ist die Gefahr des Datenmissbrauchs durch die Digitalisierung?
Vorsicht ist angebracht, denn über ein solches System können mehrere Menschen auf sensible Personaldaten zugreifen. Deshalb müssen Unternehmen die Berechtigungskonzepte und das Verschlüsseln der Daten sorgfältig planen. Außerdem sollten sie klare Vereinbarungen mit ihren Vertragspartnern treffen – zum Beispiel mit Scan-Dienstleistern, die Personaldaten einscannen und für ein Unternehmen digitalisieren.

Wie sollte ein Projektteam aussehen, das sich mit dem Thema beschäftigt?
Es sollte aus Softwarespezialisten, Mitarbeitern aus dem Personalmanagement und Archivierungstechnologen bestehen. Wichtig ist, dass sich ein Unternehmen intensiv mit der Konzeption auseinandersetzt, um den Nutzen des Systems besser zu verstehen, aber auch Risiken bewerten zu können.

Interview: Bettina Geuenich

Quelle: personal manager 2/2007

Sebastian Ofer

Chefredakteur bei HRM Research Institute

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