Ein Gespräch mit Artur Gieß, Senior Manager Sales Mid Market bei ADP Deutschland
Was hat uns die Pandemie bisher in Bezug auf HR gelehrt?
Über zwei Drittel der weltweiten Wirtschaft ging 2020 in den Lockdown. Die Abläufe in der HR-Verwaltung wurden auf den Kopf gestellt. Unternehmen krempelten ihre HR-Strategien teilweise von Grund auf um. Doch die tiefgreifendste Veränderung stellt immer noch die Tatsache dar, dass die meisten Regierungen, und zwar zum ersten Mal, den Menschen an die erste Stelle setzten. Unser höchstes Gut sind tatsächlich unsere Mitarbeitenden.
Durch die COVID-19-Pandemie neu entstandene oder verschärfte Herausforderungen müssen HR-Teams in ihren Strategien berücksichtigen. Unter anderem müssen sie ihre Prioritäten anpassen, um die Gesundheit der Mitarbeiter sicherzustellen und effektives Kostenmanagement zu betreiben.
Wie ist effektives Kostenmanagement möglich?
1987 entwickelte die Gartner Group eine Methode der Kostenberechnung, die alle Komponenten eines gefertigten Produkts umfasst – die „Total Cost of Ownership (TCO)“. Der Ansatz wurde auf den Sektor der HR-Dienstleistungen übertragen und die sogenannten „Total Cost of Operation“ entwickelt. Hierbei wird die folgende Formel angewendet, die sowohl sämtliche Kosten der Funktionen sowie auch die Kosten des HR-Informationssystems berücksichtigt.
Im derzeitigen Kontext tiefgreifender Unternehmenstransformationen und Umbrüche in der Welt ist es unabdingbar, die Gesamtbetriebskosten der Entgeltabrechnungs- und HR-Verwaltungsfunktionen eines Unternehmens auszuwerten. Außerdem müssen Unternehmensverantwortliche in der Lage sein, auch jene versteckten Kosten miteinzurechnen, die im Buchhaltungssystem nicht berücksichtigt sind. Denn erst dann wird es möglich, die tatsächlichen Kosten der Entgeltabrechnung, des Zeitaufwands und der verschiedenen Aktivitäten, der Verwaltung von HR-Daten und (ihrer oft noch manuellen) Prozesse zu analysieren. In anderen Worten geht es um die Gesamtkosten für das Personalwesen und seine Prozesse, einschließlich des Informationssystems (HRIS).
Indem Unternehmen sowohl die sichtbaren als auch die unsichtbaren, versteckten Kosten für die HR herausarbeiten, können wir Chancen für Kosteneinsparungen auftun, zeigen, in welchen Bereichen die Produktivität am größten ist, und einen deutlichen Zusammenhang zwischen HR-Aktivitäten und Betriebsergebnissen herstellen.
Was sind „versteckte“ Kosten?
Entgegen dem Anschein übersteigen die versteckten Kosten für die HR-Verwaltung oftmals die sichtbaren Kosten. Die sichtbaren Kosten entfallen im Wesentlichen auf diese drei Bereiche:
- Installation des Systems
- Upgrading des Systems
- Direkte Arbeitskosten
Versteckte Kosten stehen häufig mit der Tatsache im Zusammenhang, dass an HR-Prozessen nicht nur die Personalabteilung, sondern auch andere Bereiche wie Finance und IT beteiligt sind. Dazu zählen:
- Systemwartung
- Schulungen
- Ineffiziente Prozessabläufe
- Indirekte Kosten (z.B. Zeitarbeiter)
- Direkte Kosten außer Arbeitskosten (Kommissionen und Gemeinkosten)
- Schnittstellenkosten (API-Integration)
- Datenkonsolidierung
- Dienstleistungen in Zusammenhang mit Outsourcing
- Qualitätsmanagement oder anderes Management
- Variable Kosten für Systemstabilität, Sicherheit und Compliance bei der Entgeltabrechnung
Ein großer Teil der versteckten Kosten entfällt auf die Erfassung von Daten, die meist noch manuell stattfindet und mit Genehmigungsaufwand verbunden ist, sowie auf die halbautomatisierten vorgelagerten Datenimporte für die Entgeltabrechnung.
In der Regel haben Unternehmen nur wenig Spielraum, wenn es um die sichtbaren Kosten geht. Umgekehrt nutzen sie die Chancen auf Produktivitätssteigerungen, die mit der Analyse und Optimierung der versteckten Kosten verbunden sind, meistens kaum aus.
Wissen Sie, wie hoch die TCO Ihrer Mitarbeitenden ist? Die TCO Analyse 2021 von ADP ergab, dass die TCO pro Jahr und Mitarbeiter*in (direkte Arbeitskosten und HRIS) in Deutschland durchschnittlich bei 308 Euro liegt. Werden die versteckten Kosten mitbetrachtet steigt die Zahl auf 387 Euro.
Zur TCO-Analyse 2021 von ADP gelangen Sie hier.
