Die Vorteile einer Auslagerung der Gehaltsabrechnung

Bereits vor der Pandemie waren 92 % der Führungskräfte der Meinung, dass ihr Geschäftsmodell angesichts der fortschreitenden Digitalisierung nicht zukunftsfähig sei. Das ergab die Umfrage „The digital-led recovery from COVID-19: Five questions for CEOs “ von McKinsey.

Die wachsende Anzahl an Finanzvorschriften verursachte schon vor der Pandemie Probleme bei der Genauigkeit und Compliance der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Doch COVID-19 verschlimmerte alles noch, da die Regierungen im Eiltempo Gesetze verabschiedeten, um die wirtschaftlichen Auswirkungen abzumildern.

Dies führte bei vielen für die Lohnbuchhaltung zuständigen Mitarbeitern zu Frustration, Stress und Überstunden. Viele Payroll-Teams erkannten, dass ihnen fundiertes Wissen über die lokale Gesetzgebung fehlte, um die Entgeltabrechnung in jedem Land, in dem sie tätig waren, zu verwalten. Außerdem mangelte es ihnen an der richtigen Technologie. 75 Prozent der Unternehmen gaben an, dass sie Schwierigkeiten hatten, die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu 100 Prozent effektiv zu verwalten, und 47 Prozent stellten fest, dass sie keinen Zugang zu den Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten hatten, die sie für die strategische Entscheidungsfindung benötigten. Infolgedessen gaben 61 % der Befragten an, dass ihre Mitarbeiter zu viele Anfragen zur Gehaltsabrechnung erhielten und die übermittelten Daten oft inkonsistent waren. Die 14 % der Unternehmen mit einer globalen, vollständig in die Personal- und Finanzsysteme integrierten Lohn- und Gehaltsabrechnungsstrategie berichteten über weniger Komplexität und eine radikale Kostenoptimierung. [1]

Umwandlung der Abrechnungsprobleme in unternehmerische Wachstumschancen

Die Arbeitskosten sind für die meisten Unternehmen einer der größten Kostenfaktoren. Die Löhne und Gehälter machen 50 bis 60 % der Gesamtausgaben eines Unternehmens aus, sodass überhöhte Ausgaben für Löhne und Gehälter oder versteckte Kosten bei den Personalausgaben große Auswirkungen auf das Endergebnis Ihres Unternehmens haben können.[2] Indem Unternehmen sowohl die sichtbaren als auch die unsichtbaren, versteckten Kosten für die HR herausarbeiten, können sie Chancen für Kosteneinsparungen auftun, zeigen, in welchen Bereichen die Produktivität am größten ist, und einen deutlichen Zusammenhang zwischen HR-Aktivitäten und Betriebsergebnissen herstellen.

Für Unternehmen, die Kosten einsparen wollen – und wer will das in der aktuellen Wirtschaftslage nicht? – ist die Lohnabrechnung der Anfang. Aber wenn Sie es richtig anstellen, kann die Gehaltsabrechnung auch die Grundlage für künftiges Wachstum bilden. Die Möglichkeit, die Lohn- und Gehaltsabrechnung von einem Kostenfaktor in einen potenziellen Wachstumsmotor zu verwandeln, lässt sich leichter erkennen, wenn man den Prozess in drei Etappen unterteilt.

Drei wichtige Etappen zur Verwirklichung des Potenzials der Entgeltabrechnung

1. Optimierung

Die Abkehr von den ineffizienten lokalen Gehaltsabrechnungssystemen wird Ihnen helfen, Ihre Kosten enorm zu optimieren und die Digitalisierung Ihres Unternehmens zu beschleunigen. Wenn man den düsteren Auswirkungen der Pandemie etwas Positives abgewinnen kann, dann vielleicht, dass sie die Aufmerksamkeit auf die künftige Widerstandsfähigkeit von Unternehmen gelenkt und Unternehmer dazu veranlasst hat, ihren digitalen Wandel zu beschleunigen. Laut der Studie von Gartner sagen sieben von zehn Vorstandsmitgliedern, dass COVID-19 digitale Initiativen beschleunigt hat.[3] Der Ersatz der überholten On-Premise-Systeme durch eine cloudbasierte weltweite Payroll-Lösung – mit vollintegrierten HR- und Gehaltabrechnungssystem – wird:

• Prozesse optimieren
• die Genauigkeit verbessern
• Zugang zu Daten für Berichte und Analyse sichern
• personelle Ressourcen für strategische Aufgaben freisetzen
• die Gehaltsabrechnung in den Mittelpunkt der Initiativen zur digitalen Transformation Ihres Unternehmens rücken

2. Transparenz

Sobald Sie die Optimierung angehen, ergeben sich die nächsten Etappen von selbst. Wenn Sie mehrere Systeme mit begrenzter Integration betreiben, erhalten Sie einen unvollständigen Überblick über Ihre Gehaltsabrechnung. Statt einer klaren, globalen Übersicht haben Sie bestenfalls eine Reihe von Momentaufnahmen, die Sie zusammenfügen müssen, um eine ungenaue Vorstellung davon zu erhalten, was vor sich geht.

In ADPs Umfrage zum Potenzial der Entgeltabrechnung gaben 73 Prozent der Befragten zu, dass ihnen die für die strategische Ausrichtung ihres Unternehmens erforderlichen Gehaltsabrechnungsdaten fehlen, und 51 Prozent hatten nur begrenztes Vertrauen in die Einhaltung der Compliance bei der Gehaltsabrechnung. Investieren Sie jedoch in eine einheitliche Plattform, erhalten Sie einen klaren Überblick sowohl über die globalen Kosten als auch über die fortschrittlichen Analysefunktionen für genaue Modellierung, Prognosen und Berichte.

3. Agilität

Während der Pandemie mussten Unternehmen so schnell auf Veränderungen reagieren können wie nie zuvor. Sie mussten rasch auf eine Reihe neu eingeführter Rechtsvorschriften reagieren und ihre Mitarbeiter mit allem ausstatten, was sie für die Arbeit von zu Hause aus benötigten.

Der Wandel hat uns immer begleitet, und die Payroll- Teams müssen oft mit Unternehmen umgehen, die in neue Märkte expandieren, Mitarbeiter in verschiedenen Ländern einstellen sowie Fusionen und Übernahmen durchführen. Doch die sogenannte vierte industrielle Revolution – die digitale Revolution – bringt Veränderungen in einem bisher unbekannten Tempo mit sich. Laut PwC zeigte sich ein exponentielles Innovationstempo, das die Menschen, die an einen linearen Verlauf des Lebens gewöhnt sind, nur schwer begreifen können.[4]

Sie benötigen eine einheitliche globale Entgeltabrechnungsplattform für eine schnelle Analyse und Skalierung von Daten, um das Unternehmenswachstum zu unterstützen. Sie benötigen außerdem Systeme, die sich schnell an neue Technologien anpassen können.

[1] ADP, Das Potenzial der neuen Entgeltabrechnung: Umfrage zur globalen Entgeltabrechnung 2021, eine Umfrage mit 1.100 Entscheidungsträgern in 10 Ländern in Nordamerika, EMEA, APAC und LATAM

[2] Deloitte-Analyse 2017. Labor spending or overspending?

[3] Gartner Board of Directors Survey 2021

[4] PwC Digital Pulse article, 1,2,3 … Here comes the 4th Industrial Revolution