Die neun Abrechnungsgrundsätze der neuen Mitarbeiterrabattregeln

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long table with Eiffel chair inside room
Foto von Pawel Chu

Abrechnungsgrundsatz 1
Prüfen Sie, ob die rabattierten Waren/Dienstleistungen zur gewöhnlichen Geschäftstätigkeit des Unternehmens gehören.

Ein Dienstnehmer einer Tischlerei übersiedelt. Er leiht sich hiefür kostenlos von seinem Dienstgeber den Möbeltransporter aus. Dieser geldwerte Vorteil ist abgabenpflichtig und die begünstigten Mitarbeiterrabattregeln sind nicht anzuwenden, weil das Verleihen von Möbeltransportern nicht zum gewöhnlichen Geschäftszweig der Tischlerei zählt. Weitere Beispiele abgabenpflichtiger lohnwerter Vorteile, bei denen die begünstigten Mitarbeiterrabattregeln nicht anzuwenden sind:

 Die Bank kauft zu stark verbilligten Preisen Firmen-Handys, Firmen-iPads, Laptops und Bildschirme. Sie verkauft den Dienstnehmern auf deren Wunsch diese Geräte für deren private Nutzung zu diesem sehr geringen Preis. Der geldwerte Vorteil ist abgabenpflichtig und die begünstigten Mitarbeiterrabattregeln sind nicht anzuwenden, weil der Verkauf von Firmen-Handys, Firmen-iPads, Laptops und Bildschirmen nicht zum gewöhnlichen Geschäftszweig einer Bank gehört.

 Eine Werbeagentur kauft zu stark verbilligten Preisen für alle Büromitarbeiter Designer Schreibtischlampen. Sie bietet ihren Dienstnehmern an, diese Designer-Schreibtischlampen zu diesem einmalig günstigen Preis auch für das Arbeitszimmer zu Hause zu erwerben. Der geldwerte Vorteil ist abgabenpflichtig und die begünstigten Mitarbeiterrabattregeln sind nicht anzuwenden, weil der Verkauf von Designer-Schreibtischlampen nicht zum gewöhnlichen Geschäftszweig einer Werbeagentur gehört. 

 Ein Pharmaunternehmen organisiert die Firmen-Pkw-Flotte neu und kauft 65 Fahrzeuge der Marke X zum Flottenrabatt von 40 Prozent. Der Dienstgeber bietet den Dienstnehmern an, ein Fahrzeug dieser Marke für private Zwecke ebenfalls um diesen Flottenrabatt von 40 Prozent zu erwerben. Der geldwerter Vorteil ist abgabenpflichtig und die begünstigten Mitarbeiterrabattregeln sind nicht anzuwenden, weil der Verkauf von Pkws nicht zum gewöhnlichen Geschäftszweig eines Pharmaunternehmens gehört.


Abrechnungsgrundsatz 2
Das Unternehmen muss den Rabatt allen oder nach sachlichen Unternehmenskriterien gebildeten Dienstnehmergruppen gewähren. 

Wann sind Dienstnehmergruppen nach sachlichen Unternehmenskriterien gebildet?
Unter Gruppen von Dienstnehmern sind nach Ansicht der Finanz Großgruppen (beispielsweise Gruppe der Arbeiter, der Angestellten, der Schichtarbeiter) oder abgegrenzte Berufsgruppen (beispielsweise Chauffeure, Monteure, Außendienstpersonal usw.) zu verstehen.

Keine „begünstigte“ Gruppe sind

 (nach umstrittener Ansicht der Finanz) leitende Angestellte,

 Personen einer bestimmten Altersgruppe (beispielsweise alle über 50-Jährigen),

 Alleinerzieher.

Hängt die Zugehörigkeit zur Gruppe hingegen von einer bestimmten Beschäftigungsdauer im Unternehmen ab, dann sind Zuwendungen an diese Gruppe begünstigt. Allgemein gilt, dass die Gruppenmerkmale sachlich begründet, nicht willkürlich, betriebsbezogen und genügend deutlich festgelegt sein müssen. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, so ist die Anzahl der Gruppenmitglieder ohne Bedeutung (hat beispielsweise ein Betrieb nur einen Angestellten, so besteht die begünstigte Gruppe der Angestellten eben nur aus einer Person!).


Abrechnungsgrundsatz 3
Die Mitarbeiterrabatt-Begünstigungen gelten nur für aktive Dienstnehmer.


a) Die Mitarbeiterrabatt-Begünstigungen gelten nicht für (Mitarbeiter-)Rabatte an ehemalige Dienstnehmer (beispielsweise Firmenpensionisten) oder aus dem Unternehmen ausgeschiedene Dienstnehmer.

b) Hinsichtlich der nahen Angehörigen sieht der Lohnsteuerrichtlinien-Wartungserlass 2015 folgende Regelung vor:

„Mitarbeiterrabatte sind bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen nur dann steuerfrei, wenn der kostenlose oder verbilligte Bezug von Waren oder Dienstleistungen durch den Mitarbeiter (Arbeitnehmer) selbst erfolgt und dieser den Aufwand wirtschaftlich selbst trägt.

Werden aufgrund des Dienstverhältnisses Rabatte auch Angehörigen des Mitarbeiters gewährt, stellt dies einen beim Arbeitnehmer zu erfassenden Vorteil aus dem Dienstverhältnis dar, auf welchen die Begünstigung für Mitarbeiterrabatte grundsätzlich nicht anwendbar ist.Wird jedoch der Freibetrag von 1.000 Euro nicht überschritten, bestehen keine Bedenken davon auszugehen, dass der Mitarbeiter den Aufwand wirtschaftlich selbst trägt.“

Leider lässt dieser Wortlaut mehrere Interpretationen zu:

Interpretation 1 (optimistische Version; stützt sich auf den letzten Absatz):

Solange bei „Angehörigen-Rabatten“ die 20-Prozent-Freigrenze nicht überschritten wird, wird auch der Freibetrag von 1.000 Euro nicht überschritten. In diesen Fällen sind die vergünstigten Bezüge von Waren/Dienstleistungen durch nahe Angehörige beim Dienstnehmer nicht als abgabenpflichtiger lohnwerter Vorteil zu erfassen und daher abgabenfrei.

Interpretation 2 (wahrscheinliche Abgabenprüfersicht; stützt sich auf den letzten Satz des vorletzten Absatzes):

Grundsätzlich sind bei nahen Angehörigen die Mitarbeiterrabatt-Begünstigungen (das sind die 20-Prozent-Freigrenze und der 1.000-Euro-Freibetrag) nicht anwendbar.

Der letzte Absatz sieht vor, dass der dem Dienstnehmer zustehende 1.000-Euro-Freibetrag auch durch verbilligte Bezüge von Waren/Dienstleistungen an seine Angehörigen „verbraucht“ werden kann.

Hinweis: Bei einem um 20 Prozent verbilligten Fertigteilhauskauf (Neupreis: 400.000 Euro) durch die Tochter des angestellten Fertigteilhausverkäufers macht der Unterschied bei den beiden Interpretationen 79.000 Euro aus!

c) Leiharbeiter: Gewährt der Beschäftiger den Leiharbeitern geldwerte Vorteile (beispielsweise Sachbezüge oder steuerfreie Sachleistungen gemäß §3 Einkommensteuergesetz [EStG]), ist grundsätzlich von einer Verkürzung des Zahlungsweges auszugehen, sofern der Überlasser von diesen Vorteilen Kenntnis hat.

Analog zur Randzahl 703 der Lohnsteuerrichtlinien 2002 (Reisekosten, die der Beschäftiger an die Leiharbeiter bezahlt) hat der Überlasser verbilligte oder unentgeltliche Zuwendungen von Waren/Dienstleistungen des Beschäftigers an den Leiharbeiter gemäß den Mitarbeiterrabatt-Begünstigungsregeln abzurechnen.

Abrechnungsgrundsatz 4
Das vom Dienstnehmer verbilligt erworbene Produkt darf der Dienstnehmer nicht verkaufen oder zur Einkünfteerzielung verwenden.


Dass diese Voraussetzung eingehalten wird, hat der Dienstgeber den Abgabenprüfern gegenüber nachzuweisen. Die Erläuterungen zum Steuerreformgesetz 2015/2016 schlagen vor, dass ein entsprechendes Weiterverkaufsverbot in die Dienstverträge aufgenommen wird.

Beispiel:

Der Einzelhändler Tchiduscho (Verkauf an Letztverbraucher) bietet jedem seiner Dienstnehmer einen 25-prozentigen Rabatt auf sein wöchentlich wechselndes Warensortiment. Frau Geschäftig, alleinerziehende Mutter eines Sohnes und Tchiduscho-Dienstnehmerin, kauft in einer Woche 30 blaue Damen-T-Shirts in vier verschiedenen Größen zum verbilligten Mitarbeiterpreis um insgesamt 900 Euro (statt 1.200 Euro).

Ist dieser lohnwerte Vorteil von 300 Euro gemäß den neuen Mitarbeiterrabattregeln abgabenfrei?

 

Nein, denn Frau Geschäftig erwirbt Waren in einem Umfang, der vermuten lässt, dass sie diese nicht nur zu ihrem privaten Gebrauch kauft. Sowohl die Menge als auch die verschiedenen Größen und auch der kurze Zeitraum lassen darauf schließen, dass sie die erworbenen T-Shirts gewinnbringend weiterverkaufen möchte. Damit verliert Frau Geschäftig gemäß § 3 Absatz 1 Ziffer 21 litera b EStG die Steuerfreiheit für den gesamten Einkauf und der gesamte Rabatt in Höhe von 300 Euro ist als lohnwerter Vorteil voll abgabenpflichtig abzurechnen.

Abrechnungsgrundsatz 5
Verkauft der Dienstgeber an Letztverbraucher, ist der um die üblichen Preisnachlässe verminderte „Letztverbraucher-Endpreis“ als maßgeblicher Vergleichspreis für die 20-Prozent-Freigrenze anzusetzen.


Dieser Abrechnungsgrundsatz bedeutet, dass

a) Preiszugeständnisse, die der Dienstgeber im Einzelfall aufgrund gezielter Preisverhandlungen einem Kunden einräumt, und Sonderkonditionen für bevorzugte Kunden (beispielsweise Großhändlerrabatte) unberücksichtigt bleiben.

b) Bekommen bestimmte Letztverbraucherkunden Spezialpreise (beispielsweise erhalten alle Dienstnehmer einer Großbank im Fitness-Center die Jahreskarte statt um 1.200 Euro um 840 Euro (= 30 Prozent verbilligt), dann ist bei der Berechnung der 20-Prozent-Freigrenze vom „Max-Muster mann-Preis“ (= 1.200 Euro) und nicht von 840 Euro auszugehen.

c) Wenn hingegen zu dem Zeitpunkt, zu dem der Dienstnehmer beispielsweise eines Autohauses den Pkw des Typs XY von seinem Dienstgeber verbilligt erwirbt (beispielsweise Listenpreis abzüglich 40 Prozent), für diesen Pkw Typ XY eine Sonderpreisaktion (beispielsweise Listenpreis minus 27 Prozent) für alle „normalen“ Endverbraucher besteht, dann kann dieser Sonderaktionspreis als Vergleichspreis für die 20-Prozent-Freigrenze herangezogen werden. Im konkreten Fall ist daher der gesamte lohnwerte Vorteil des Dienstnehmer aus dem begünstigten Pkw-Kauf aufgrund der 20- Prozent-Freigrenze abgabenfrei.

Die Tatsache, dass zum Zeitpunkt des Verkaufes an den Mitarbeiter eine Sonderpreisaktion bestand, hat der Dienstgeber den Abgabenprüfern gegenüber nachzuweisen.

Beispiel:

Ein Textilhandelsunternehmen verkauft eine Jeans-Hose an Letztverbraucher zu einem Preis von 100 Euro. Am 1. Juli („Tag der Hose”) wird die Ware aufgrund des Sommerschlussverkaufs um 30 Prozent auf 70 Euro reduziert. Ein Dienstnehmer dieses Textilhandelsunternehmens erwirbt die Hose …

a) … am 28. Juni um 70 Euro. Da die 20- Prozent-Grenze überschritten wird (Vergleichswert: 100 Euro minus 20 Prozent = 80 Euro), liegt ein geldwerter Vorteil von 30 Euro vor, der dann zu versteuern ist, wenn der jährliche Freibetrag von 1.000 Euro bereits durch zuvor konsumierte Mitarbeiterrabatte zur Gänze verbraucht ist.

b) … am 1. Juli um 70 Euro. Es liegt kein Mitarbeiterrabatt vor, da auch fremde Letztverbraucher die Hose um 70 Euro erwerben können.

c) … am 1. Juli um 60 Euro. Die 20-Prozent-Grenze wird nicht überschritten (Vergleichswert: 70 Euro minus 20 Prozent = 56 Euro). Der Mitarbeiterrabatt ist steuerfrei.

d) … am 1. Juli um 50 Euro. Da die 20-Prozent-Grenze überschritten wird (Vergleichswert: 70 Euro minus 20 Prozent = 56 Euro), liegt ein geldwerter Vorteil von 20 Euro vor, der dann zu versteuern ist, wenn der jährliche Freibetrag von 1.000 Euro bereits durch zuvor konsumierte Mitarbeiterrabatte zur Gänze verbraucht ist.

Abrechnungsgrundsatz 6
Verkauft der Dienstgeber an Wiederverkäufer, ist der um die üblichen Preisnachlässe verminderte übliche Endpreis des Abgabeortes als maßgeblicher Vergleichspreis für die 20- Prozent-Freigrenze anzusetzen.

Der Lohnsteuerrichtlinien-Wartungserlass 2015 stellt klar, dass …

a) … Online-Angebote keine tauglichen Endpreise des Abgabeortes sind;

b) … als Abgabeort der Ort (= Gemeinde bzw. Bezirk) maßgebend ist, an dem der geldwerte Vorteil zufließt. Ungelöst ist, wie vorzugehen ist, wenn das vom Großhändler verkaufte Produkt

• weder in der Gemeinde, noch im Bezirk, aber in einem anderen Bezirk des Bundeslandes oder

• in einem anderen Bundesland von Einzelhändlern oder

• nur im Internet

verkauft wird.

Analog zum Abrechnungsgrundsatz 5 können Mengenrabatte, Aktionen, Schlussverkaufspreise dann berücksichtigt werden, wenn diese „Sonderpreise“ am Abgabeort zu dem Zeitpunkt, zu dem der Dienstnehmer die Ware von seinem Dienstgeber verbilligt erhält, für alle „normalen“ Endverbraucher gelten.

Beispiel:

Der Textilgroßhändler Die Seidenspinner AG (Sitz in Wien) verkauft seine Textilien nur an Einzelhändler/Wiederverkäufer (nicht an Letztverbraucher).

Die Seidenspinner AG verkauft die Marken-Jeanshose Diesel Buster blau um 100 Euro an Einzelhändler und Wiederverkäufer. Im Einzelhandel in Wien ist diese Jeanshose „regulär“ (ohne Preissonderaktionen) zu einem Preis zwischen 150 Euro und 170 Euro erhältlich. Im Juli bietet ein Textileinzelhändler in Wien alle Jeans dieser Marke zum Ausverkaufspreis um minus 50 Prozent (= 80 Euro) an. Die Dienstnehmer der Seidenspinner AG erhalten die Marken-Jeanshose Diesel Buster blau um 100 Euro.

a) Kauft der Dienstnehmer diese Jeans bei seinem Dienstgeber im August, wird die 20- Prozent-Grenze überschritten (150 Euro minus 20 Prozent = 120 Euro). Es liegt ein geldwerter Vorteil von 50 Euro vor, der dann zu versteuern ist, wenn der jährliche Freibetrag von 1.000 Euro bereits durch zuvor konsumierte Mitarbeiterrabatte zur Gänze verbraucht ist.

b) Kauft der Dienstnehmer diese Jeans bei seinem Dienstgeber hingegen im Juli, liegt kein Mitarbeiterrabatt vor, da jeder Letztverbraucher im Juli die Hose zum Ausverkaufspreis um 80 Euro erwerben könnte.

Abrechnungsgrundsatz 7
Die 20-Prozent-Begünstigung (Freigrenze) und der 1.000-Euro-Freibetrag können nie gemeinsam angewandt werden.

 

Erwirbt der Dienstnehmer Waren/Dienstleistungen begünstigt von seinem Dienstgeber, dann kann entweder nur die Freigrenze oder nur der Freibetrag angewandt werden, nie beide gemeinsam.

Beispiel:

Das Autohaus Kraxi GmbH verkauft seine Neufahrzeuge an Letztverbraucher. Der Listenpreis für das Fahrzeug „Speedy RS 4“ beträgt 15.000 Euro. Der übliche Rabatt, den das Autohaus seinen Letztverbrauchern gewährt, liegt zwischen fünf und acht Prozent. Die Mehrzahl der Kunden erhält einen Rabatt in Höhe von sieben Prozent.

An seine Dienstnehmer verkauft die Kraxi GmbH das Fahrzeug „Speedy RS 4“ zu folgenden Preisen (das Angebot gilt für alle Dienstnehmer):

 Variante a): Die Dienstnehmer erhalten 25 Prozent auf den Listenpreis

 Variante b): Die Dienstnehmer erhalten 30 Prozent auf den Listenpreis


Sind diese lohnwerten Vorteile abgabenpflichtig?

Generell ist als Vergleichsbetrag zum Mitarbeiterpreis, der um die üblichen Preisnachlässe verminderte Letztverbraucher-Endpreis heranzuziehen.


Für das Beispiel bedeutet dies, dass der um sieben Prozent (Rabatt, den die Mehrzahl der Letztverbraucher erhält) verminderte Listenpreis, somit ein Preis von 13.950 Euro, für die Beurteilung, ob ein abgabenpflichtiger Mitarbeiterrabatt vorliegt, maßgeblich ist.


Variante a)

Zur Lösung, ob ein abgabenpflichtiger Mitarbeiterrabatt vorliegt oder nicht, führt Sie die folgende Drei-Schritte-Lösungsmethode:

1. Schritt: Den Mitarbeiterpreis berechnen
25 Prozent vom Listenpreis = 3.750 Euro. Der Mitarbeiterpreis für den „Speedy RS 4“ beträgt daher 11.250 Euro.

2. Schritt: Die Vergleichsbasis berechnen
Der „Normalkunde“ (= Letztverbraucher) bekommt sieben Prozent Rabatt (= 1.050 Euro). Daher beträgt der Letztverbraucher-Endpreis für den „Speedy RS 4“: 13.950 Euro. Der Mitarbeiterpreis darf samt Rabatt nicht höher sein, als der um 20 Prozent verminderte Letztverbraucher-Endpreis: 13.950 Euro – 20 Prozent = 11.160 Euro

3. Schritt: Der Vergleich
Der Mitarbeiterpreis in Höhe von 11.250 Euro ist höher als der um übliche Rabatte verminderte

Letztverbraucher-Endpreis in Höhe von 11.160 Euro. Da der Mitarbeiterrabatt somit 20 Prozent des um die üblichen Preisnachlässe verminderten Letztverbraucher-Endpreises nicht übersteigt, liegt ein abgabenfreier Mitarbeiterrabatt vor (20-Prozent-Freigrenze ist anwendbar). Der Mitarbeiter-Freibetrag von 1.000 Euro jährlich steht noch in voller Höhe für andere Mitarbeiterrabatte zur Verfügung.

Variante b)

Auch für diese Variante wenden wir die Drei-Schritte-Lösungsmethode an:

1. Schritt: Mitarbeiterpreis berechnen: 30 Prozent vom Listenpreis = 4.500 Euro. Der Preis für den Mitarbeiter für den „Speedy RS 4“ beträgt daher 10.500 Euro.

2. Schritt: Die Vergleichsbasis ist gleich wie in Variante a): 11.160 Euro.

3. Schritt: Der Vergleich

Der Mitarbeiterpreis in Höhe von 10.500 Euro ist niedriger als der um übliche Rabatte verminderte Letztverbraucher-Endpreis in Höhe von 11.160 Euro. Da der Mitarbeiterrabatt somit 20 Prozent des um die üblichen Preisnachlässe verminderten Letztverbraucher-Endpreises übersteigt, liegt grundsätzlich ein geldwerter Vorteil in Höhe von 3.450 Euro (= 13.950 Euro abzüglich 10.500 Euro) vor. Nach Abzug des Jahres-Freibetrages von 1.000 Euro ist ein Betrag von 2.450 Euro als laufender Bezug im Kaufmonat abgabenpflichtig (Lohnsteuer, Sozialversicherung, Lohnnebenkosten) abzurechnen.


Hinweis: Ist hingegen für den lohnwerten Vorteil ein Wert in der Sachbezugswerteverordnung 
festgelegt, sind die Mitarbeiterrabattbegünstigungen (20-Prozent-Grenze und 1.000-Euro-Freibetrag) nicht anzuwenden und stattdessen der Sachbezugswert anzusetzen. Die Finanzverwaltung will nicht, dass pauschale Sachbezugswerte und die Mitarbeiterrabattbegünstigungen gleichzeitig angewandt werden können.

Beispiel:

Ein Leasingunternehmen überlässt einem Dienstnehmer ein Leasingfahrzeug (CO2– Ausstoß ist geringer als der vorgesehene CO2-Ausstoß-Grenzwert) unentgeltlich zur Privatnutzung. Als lohnwerter Vorteil ist der amtliche Sachbezugswert gemäß § 4 Sachbezugswerteverordnung (= 1,5 Prozent der Anschaffungskosten, die der Berechnung der Leasingrate zugrunde gelegt wurden) anzusetzen. Dieser Wert ist nicht um den Rabattfreibetrag zu kürzen!

Abrechnungsgrundsatz 8
Der Freibetrag in Höhe von 1.000 Euro gilt pro Dienstnehmer und Kalenderjahr und Dienstgeber. 

Der jährliche Freibetrag von 1.000 Euro kann in voller Höhe berücksichtigt werden, unabhängig davon, ob der Dienstnehmer während des Kalenderjahres in das Unternehmen einoder austritt oder in Karenz geht und ob er bei einem anderen Dienstgeber auch die begünstigten Mitarbeiterrabattregeln nutzt.

 

Abrechnungsgrundsatz 9
Mitarbeiterrabatt-Begünstigungen sind auch bei Rabatten von verbundenen Konzernunternehmen anzuwenden

Die Mitarbeiterrabatt-Begünstigungen und die obigen Abrechnungsgrundsätze gelten auch für Produkte/Dienstleistungen, die ein verbundenes Konzernunternehmen im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet und den Mitarbeitern anderer Konzernunternehmen verbilligt oder kostenlos zuwendet.

Beispiel:

Alle Dienstnehmer der Automobil Holding AG erhalten einen Rabatt von 30 Prozent (üblicher Letztverbraucherrabatt: acht Prozent) auf Pkws, die die Konzerntochtergesellschaft, die Automobil Handels GmbH verkauft.

Ist dieser lohnwerte Vorteil abgabenpflichtig?

Ja, denn § 3 Absatz 1 Ziffer 21 EStG erfasst nicht nur Mitarbeiterrabatte, die der eigene Dienstgeber gewährt, sondern auch von Konzerngesellschaften gewährte Rabatte (… geldwerte Vorteile … die … ein mit dem Arbeitgeber verbundenes Konzernunternehmen im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet“).

Da der Mitarbeiterrabatt 20 Prozent des um die üblichen Preisnachlässe verminderten Letztverbraucher-Endpreises übersteigt (20- Prozent-Freigrenze wurde überschritten), liegt grundsätzlich ein geldwerter Vorteil vor. Nach Abzug des Jahres-Freibetrages von 1.000 Euro ist ein allenfalls verbleibender Restbetrag bei der Automobil Holding AG als laufender Bezug im Kaufmonat abgabenpflichtig (Lohnsteuer, Sozialversicherung) abzurechnen.

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Quelle: personal manager – Zeitschrift für Human Resources | Ausgabe 2  März/ April 2016.



Fotocredit:
Rainer Sturm (1) | www.pixelio.de
by_auto-im-vergleich.de (2) | www.pixelio.de

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