Die Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung

Wer Lohn oder Gehalt bezieht, bekommt dazu immer eine Abrechnung. In der Gewerbeordnung (§ 108) hat die Gesetzgeberin festgelegt, dass diese Verdienstbescheinigung nachvollziehbar sein muss. Klar, denn nur wer seine Verdienstabrechnung versteht, kann sie auf Fehler überprüfen. Nun sind aber Abrechnungen mit ihren Kürzeln und dem speziellen Amtsdeutsch oft unverständlich. Außerdem herrscht häufig Unklarheit darüber, welche verschiedenen Angaben eine Verdienstabrechnung enthalten muss. In diesem Artikel bieten wir deshalb einen detaillierten Überblick.

Übrigens: Kann oder will die Arbeitgeberin eine detaillierte Verdienstabrechnung nicht liefern, ist Vorsicht geboten. Im ungünstigsten Fall handelt es sich dabei um Betrug an der Sozialversicherung oder um Schwarzarbeit.

Wann gibt es eine Lohnabrechnung und wann eine Gehaltsabrechnung?

Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung sind nicht dasselbe. Den Lohn einer Arbeitnehmerin berechnet das Unternehmen, indem es die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zugrunde legt. Der Lohn kann also pro Monat schwanken. Je nachdem, wie viele Arbeitsstunden erbracht wurden. Dagegen besteht das Gehalt aus einer fixen Summe, die jeden Monat ausgezahlt wird. Auf die Anzahl der Arbeitsstunden kommt es dabei nicht an.

In welcher Form muss eine Verdienstabrechnung vorliegen?

In der Praxis erhalten Beschäftigte meist eine Abrechnung aus der Datenverarbeitung, ausgedruckt oder in elektronischer Form. Allerdings kann diese Abrechnung auch handschriftlich erfolgen, solange sie alle erforderlichen Abgaben erhält.

Welche Angaben muss eine Verdienstabrechnung enthalten?

In der Gewerbeordnung steht, dass die Abrechnung über 2 wesentliche Elemente Auskunft geben muss: Zum einen soll der genaue Abrechnungszeitraum erkennbar sein, auf den sich die Rechnung bezieht. Weiterhin muss aus der Verdienstbescheinigung hervorgehen, aus welchen Einzelposten sich der gelistete Verdienst errechnet. In der Praxis stellt sich das manchmal kompliziert dar. Um den Überblick zu behalten, kann die Abrechnung in einen (einleitenden) Sozialteil, einen Berechnungsteil und einen Ergebnisteil unterschieden werden.

Was steht im Sozialteil der Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Meist findet sich dieser Teil ganz oben im Dokument, er muss es aber nicht, denn dazu gibt es keine Vorschrift. Im Sozialteil sind, wie der Name schon sagt, die wesentlichen Sozialdaten vermerkt:

• Name und Adresse (von Arbeitgeberin und Mitarbeiterin)
• Religionszugehörigkeit (falls zutreffend)
• Name der Krankenversicherung
• Persönliche Steuerdaten (Steuerklasse, Steueridentifikationsnummer, Freibeträge)
• Elterneigenschaft PV: Dieser Begriff beschreibt, ob die Arbeitnehmerin Kinder hat. Falls ja, zahlt sie weniger in die Pflegeversicherung ein.
• Mehrfachbeschäftigung: Hier steht, ob die Verdienstempfängerin einer weiteren Tätigkeit, außerhalb dieses Betriebs, nachgeht.
• Übergangbereich: Arbeitet die Beschäftigte regelmäßig in einem Verdienstbereich von mehr als 450 aber höchstens 1300 Euro, befindet sie sich in der so genannten Gleitzone. Das ist an dieser Stelle vermerkt.
• Auszahlungsbetrag: Dieser kann hier aufgeführt sein oder auch ganz unten auf der Abrechnung. Inklusive der Bankverbindung, auf die das Geld überwiesen wird.
• Arbeitsvolumen: Gibt an, wie viel tatsächlich gearbeitet wurde.
• Personengruppenschlüssel: Definiert eine Besonderheit des Beschäftigungsverhältnisses, wie zum Beispiel ein Praktikum oder eine Befristung des Arbeitsverhältnisses.

Weitere Angaben im Kopfteil sind möglich, aber mit den genannten sind die wichtigsten Punkte gelistet.

Was steht im Hauptteil?

Im Hauptteil rechnet die Arbeitgeberin vor, wie der Verdienst zustande kommt. Hier sind einerseits die Bruttobezüge aufgeführt:

• Arbeitslohn oder –gehalt
• Urlaubsgeld
• Weihnachtsgeld
• Geldwerte Sachbezüge (zum Beispiel Diensthandy, Dienstwagen, Laptop)

• Sonderzuschläge (zum Beispiel Feiertagsaufschläge, Nachtarbeit)
• Vermögenswirksame Leistungen (VL)

Danach folgen die Posten, die vom Bruttolohn abgezogen werden. Häufig werden diese nicht mit ihrem ganzen Namen ausgeschrieben, sondern mit einer Abkürzung benannt:

• Lohnsteuer (Lst)
• Solidaritätsbeitrag (Soli)
• Krankenversicherung (KV)
• Rentenversicherung (RV)
• Arbeitslosenversicherung (RV)
• Pflegeversicherung (PV)
• Kirchensteuer (KiSt)

Wichtig: Hat die Abrechnungsstelle des Unternehmens in einer früheren Abrechnung für die Arbeitnehmerin einen Fehler gemacht, findet sich die entsprechende Korrektur unter dem Punkt “Nachberechnung”.

Weitere Abzüge vom Nettolohn

Nachdem alle Bezüge und Abzüge miteinander verrechnet sind, steht unter dem Strich der so genannte Nettolohn. Das muss aber noch nicht der Auszahlungsbetrag sein. Denn davon werden noch Sonderposten abgezogen, soweit diese der Arbeitnehmerin gewährt wurden. Dies sind zum Beispiel ein Vorschuss oder eine Vermögenswirksame Leistung (VL), die direkt abgeführt werden.

Was steht im Ergebnisteil der Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Hier findet sich, was nach der Berechnung übrig bleibt, was also als Betrag auf das Konto der Arbeitnehmerin überwiesen wird.

An dieser Stelle kann auch gelistet sein, wie viel die Arbeitgeberin ihrerseits an Sozialversicherung für die Mitarbeiterin bezahlt hat (meist abgekürzt mit SV-AG).