Thalia ist die erste Adresse im Schweizer Buchhandel. Gemütliche Leseecken, integrierte Cafés und kinderfreundliche Verkaufsräume sind sichtbares Zeichen der Kundenorientierung. Das Unternehmen, das zum Douglas-Konzern gehört, beschäftigt in drei Schweizer Gesellschaften und 17 Filialen rund 570 Mitarbeiter – überwiegend in Teilzeit. Diese hohe Mitarbeiterzahl hat einen Grund: Die Verkaufsstrategie der Thalia Büchergruppe heißt erstklassige Beratung – auch in Hochzeiten wie vor Weihnachten, Ostern oder Schulbeginn. Die Nachfrageschwankungen im Buchhandel sind groß. So ist an einem durchschnittlichen Samstag Nachmittag der Umsatz rund sieben Mal höher als am Montag Morgen. Um diese extremen Unterschiede ausgleichen zu können, sind flexible Arbeitszeiten und eine flexible Belegschaft erforderlich. Das beweisen 400 verschiedene Arbeitszeitmodelle. Um auch zukünftig wettbewerbsfähig zu bleiben, ist ein wertschöpfender Personaleinsatz erforderlich – bei gleichbleibend hoher Servicequalität.

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Foto von Kelly Sikkema

Mit IT-Unterstützung zum Ziel

Um sich auf zukünftige Marktanforderungen vorzubereiten, rief die stark expandierende Buchgruppe ein umfangreiches Personalmanagement-Projekt ins Leben. Im Rahmen dieser unternehmensweiten Aktion sollten gewachsene Strukturen vereinheitlicht, der Personaleinsatz optimiert und Führungsinformationen verbessert werden. Diese Ziele konnten nur mit Hilfe von effizienten IT-Instrumenten realisiert werden. Deshalb entwickelte Thalia unter Einbezug von Experten ein Konzept, das die Einführung von zwei Systemen, eines für Arbeitszeitmanagement und eines für Personalinformation bzw. -abrechnung, vorsah. In der Vergangenheit wurden Zeiterfassung, Personalbedarfsermittlung und Einsatzplanung manuell oder mit Hilfe von Excel-Listen durchgeführt. Zeitdaten mussten mehrfach erfasst bzw. übertragen werden, bevor sie für Lohnabrechnung und Personalstatistik zur Verfügung standen. Auswertungen waren erst am Ende des Monats möglich und wiesen große Lücken auf. Den Personaldisponenten fehlten außerdem wichtige Planungsdaten wie Soll-Besetzungen, Arbeitszeitsalden, Verfügbarkeiten und Wunscharbeitszeiten.

Personalmanagement mit Wertbeitrag

Ziel des Teilprojektes „Arbeitszeitmanagement“ war es, Zeiterfassung, Einsatzplanung und Personalbedarfsermittlung zu optimieren, zusammenzuführen und unternehmensweit zu vereinheitlichen. Die Entscheidung, dies mit Hilfe der ATOSS Staff Efficiency Suite zu tun, fiel aufgrund zahlreicher Referenzprojekte im Einzelhandel. Hinzu kam die Sicherheit, in eine Software zu investieren, die ständig weiterentwickelt wird und dank ihrer Skalierbarkeit mit dem Unternehmen mitwächst. Die Installation der Software, der Testbetrieb in drei Filialen, die Schulung der Planer sowie der Rollout in allen 15 Filialen nahmen rund fünf Monate in Anspruch. Geleitet wurde das Projekt von einem Team mit Entscheidungs- und Durchsetzungskompetenz: ein Projektleiter, Vertriebsmitarbeiter der drei Buchhandelsgruppen, eine Systemverantwortliche und eine Vertreterin des Personalbereichs. Dazu Reinhard Zuber, Unternehmensentwicklung, Thalia Bücher AG, Basel: „Unser Projekt könnte heißen “vom Stiefkind zur Chefsache“. Allen Beteiligten – vom Vertrieb über die HR-Abteilung bis zur Führungsebene - war klar, dass Personalmanagement zukünftig ein Teil der Wertschöpfungskette sein muss. Damit war der nächste Schritt vorgegeben: Personaldaten müssen so erfasst und vorgehalten werden, dass sie auf operativer und strategischer Ebene einen Wertbeitrag leisten. Dafür sorgt unser integriertes Arbeitszeitmanagementsystem, die Lohnabrechnung selbst ist nur noch ein Nebenprodukt.“

Frequenzorientierter Personaleinsatz

Die Arbeitszeiten aller 570 Mitarbeiter wurden problemlos im System abgebildet werden. Die Mitarbeiter registrieren ihre Arbeitsstunden jetzt am PC. Die von den Abteilungsleitern überprüften Zeitdaten stehen dem eigenen Personaldienstleistungszentrum in Basel online zur Verfügung; dort werden sie ohne weitere Bearbeitung über SAP R/3 HR abgerechnet und in der Finanzbuchhaltung verbucht. Obwohl die Lohnabrechnung vor Einführung der Software outgesourct war, hat sich der Aufwand so stark reduziert, dass zwei Mitarbeiter weniger mit Administration beschäftigt sind. Die 70 Abteilungs- und Filialleiter führen die Personaleinsatzplanung direkt am System durch. Dabei orientieren sie sich konsequent an der Kundenfrequenz – so lassen sich Leerlaufzeiten und Randstunden reduzieren. Sobald das neue Kassensystem eingeführt ist, fließen die Umsätze automatisch in die Personalbedarfsermittlung ein. Dank der Integration mit der Zeitwirtschaft stehen für die Planung die aktuellen Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter jederzeit zur Verfügung. Da alle Personaldaten zentral vorgehalten werden, lässt sich der Mitarbeitereinsatz jetzt auch kurzfristig und über Filialen hinweg disponieren.

Arbeitszeitmanagement optimiert Vertrieb

Bei Thalia ist man auf allen Ebenen vom neuen Arbeitszeitmanagement überzeugt. Zuber erklärt, warum: „Unser Unternehmen befindet sich auf Expansionskurs. Dank der Skalierbarkeit unserer neuen Lösung konnten wir eine neue Filiale ohne Beraterunterstützung in kurzer Zeit aufschalten. Die Modularität des Systems lässt uns außerdem den Spielraum, den wir brauchen, um auf Veränderungen vorbereitet zu sein. Bisher war alles, was wir in der Lösung umsetzen wollten, technisch möglich. Und auch die Investitionssicherheit ist garantiert, da die Software ständig weiterentwickelt wird.“ Der Personaleinsatz erfolgt heute entsprechend den Anforderungen von Kunden und Mitarbeitern. Für ein Unternehmen, das überwiegend Teilzeitkräfte beschäftigt, die Arbeit und Familie koordinieren müssen, bedeutet das eine motiviertere Verkaufsmannschaft. Das wiederum kommt der Servicequalität zu Gute. Aus diesem Grund betrachtet Thalia die Einführung der Software als vertriebliche Maßnahme. Und auch der wirtschaftliche Umgang mit der Arbeitszeit wird gefördert: Soll- und Ist-Stunden sind auf Wochenbasis abrufbar. Im Bedarfsfall können rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden, z.B. das Schließen einer wenig frequentierten Kasse.

Durch kurzfristiges dispositives Handeln ist es Thalia gelungen, die Überstunden innerhalb von sieben Monaten um rund zwei Drittel zu reduzieren. Die durch das System gewonnene Transparenz zeigt außerdem auf, wo Optimierungspotenzial vorhanden ist. Mit dem integrierten Management-Informations-System stehen der Vertriebs, Bereichs- und Geschäftsleitung mehrdimensionale Auswertungen rund ums Personal zur Verfügung. Zuber abschließend: „Im verschärften Wettbewerb gewinnt die Ressource Personal zunehmend an Bedeutung - vor allem im beratungsintensiven Buchhandel. Für uns als stark wachsende Unternehmensgruppe war es höchste Zeit, den kompletten Personalbereich zu vereinheitlichen und die damit verbundenen Prozesse zu optimieren. Jetzt sind wir für zukünftige Marktanforderungen bestens vorbereitet.“

Das Projekt auf einen Blick:

Herausforderungen -Weniger Administration

-Insourcing der Abrechnung

-Vereinheitlichung von Prozessen

-Optimierung des Personaleinsatzes

-Vorbereitung auf Expansion

-Maximale Transparenz trotz Dezentralität

-Unterstützung der Bedarfsprognose nach Kundenfrequenz,

 saisonalen Ereignissen, Sonderaktionen

Systemlandschaft -Windows 2003 Server

-Web-Browser

-Schnittstelle zur SAP R/3 HR

Mitarbeiter im System 570
Arbeitszeitgestaltung -400 Arbeitszeitmodelle, überwiegend Teilzeit

-Jahresarbeitszeitkonten

Ergebnisse -Serviceorientierte Arbeitszeiten

-Online-Verfügbarkeit von Personaldaten

-75 % weniger Überstunden innerhalb von sieben Monaten

-Bessere Informationen für das Management

Check-Liste: Kernfunktionen einer Software für Personaleinsatzplanung und Arbeitszeitmanagement

  • Unterstützung der Bedarfsprognose
  • Ermittlung des Personalbedarfs
  • Darstellung von Abweichungen zwischen Bedarf und geplantem Personaleinsatz
  • Abbildung von Arbeitszeit- und Schichtmodellen
  • Erfassung von Mitarbeiterwünschen
  • Übernahme und/oder Pflege von Mitarbeiterqualifikationen
  • Integrierte Fehlzeitenverwaltung für Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung
  • Automatische Berechnung von Schicht- und Einsatzplänen gemäß parametrierbarer Rahmenbedingungen
  • Informative Unterstützung der manuellen Bearbeitung von Einsatzplänen
  • Plausibilitätsprüfungen für erstellte Einsatzpläne
  • Prognosen über Zeitkonten, Freizeitansprüche, Überstunden-Entstehung
  • Berechnung arbeitszeitabhängiger Entgeltbestandteile
  • Verwaltung und aktuelle Aufbereitung von Ist-Daten
  • Mehrdimensionale Auswertungen von Arbeitszeitdaten und der Verwendung von Arbeitszeiten

Quelle: ATOSS