Die Geschäfts- oder Dienstreise im Arbeitsrecht

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Foto von Rob Wilson

Im Jahr 2019 wurden laut statistischem Bundesamt von deutschen Unternehmen mehr als 55 Milliarden Euro für Geschäftsreisen investiert, dabei wurden 74 Millionen Übernachtungen gezählt. Die Geschäftsreise ist also ein wichtiger personalwirtschaftlicher Faktor und es lohnt sich für jedes Unternehmen wie auch für die Mitarbeiterinnen, über die gesetzlichen Regelungen zur Dienstreise gut informiert zu sein.

Wann spricht man von einer Geschäfts- oder Dienstreise?

Die Geschäftsreise, die vor allem im öffentlichen Dienst auch Dienstreise genannt wird, ist eine Reise, die beruflich veranlasst ist. Sie versetzt  die reisende Arbeitnehmerin in die Lage, außerhalb ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte für ihr Unternehmen tätig zu werden. Im folgenden werden die Begriffe Geschäfts- und Dienstreise synonym verwandt.

Wer ist zu Geschäftsreisen verpflichtet?

Allgemein gilt: Eine Arbeitgeberin hat grundsätzlich das Recht, Dienstreisen anzuordnen. Es muss nicht einmal ausdrücklich im Arbeitsvertrag der Mitarbeiterin vermerkt sein, dass diese zu Dienstreisen verpflichtet ist. Besteht ein logischer und nachvollziehbarer Zusammenhang mit der ausgeübten Tätigkeit der Mitarbeiterin, ist sie dazu verpflichtet, die Dienstreise wahrzunehmen. Natürlich muss die Arbeitgeberin in Bezug auf die Häufigkeit der Reisetätigkeiten den Faktor der Angemessenheit berücksichtigen. Eine Projektleiterin wird naturgemäß eine höhere Frequenz von Abwesenheiten akzeptieren müssen, als eine Teamassistentin.

Anlässe für eine Geschäftsreise

  • Kunden- und Lieferantenbesuche: Häufig geht es bei der Geschäftsreise um ein Treffen mit einer Kundin oder Lieferantin des Betriebs. Es ist dabei unerheblich, ob dieser Geschäftskontakt im In- oder Ausland besucht wird. Jedoch muss eine längere Entfernungsstrecke zwischen Start und Ziel liegen, damit man von einer Dienstreise sprechen kann. Es zählt entsprechend nicht als Dienstreise, wenn z.B. eine Kundin im näheren (städtischen) Umkreis besucht wird. Hierbei handelt es sich lediglich um einen so genannten Dienstgang.
  • Fachtagungen und Fachseminare: zum Beispiel zum Zwecke des beruflichen Austauschs bzw. der Weiterbildung
  • Forschungsreisen
  • Messen und Ausstellungen
  • Meetings in Zweigstellen oder anderen Niederlassungen
  • Montage-Anlässe

Zählt die Anreise als Arbeitszeit?

Diese Frage ist nicht nur aus Sicht der Mitarbeiterin relevant (Vergütung). Vorgesetzte und Mitarbeiterinnen müssen auch die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes berücksichtigen, insofern es sich um Arbeitszeit handelt.

Um zu beurteilen ob die Anreise als Arbeitszeit gewertet wird, ist der Faktor der Beanspruchung wesentlich. Wird die Mitarbeiterin im Sinne des Unternehmens stark beansprucht während der Anreise, wie es zum Beispiel bei der Anfahrt mit dem Kfz zutrifft, wird diese Tätigkeit als reine Arbeitszeit gewertet, da die Mitarbeiterin aktiv am Straßenverkehr teilnimmt und dafür ihre volle Aufmerksamkeit investieren muss. Entsprechend kann eine mitreisende Kollegin, die nicht durch eine Fahrtätigkeit beansprucht ist, die Anfahrt nicht als Arbeitszeit geltend machen.

Hat jedoch der Arbeitgeber freigestellt, mit welchem Verkehrsmittel die Arbeitnehmerin reist und diese hat sich zum Beispiel statt für die Bahn für das Auto entschieden, ist diese Anreise nicht als Arbeitszeit zu qualifizieren. Allerdings gilt: Hatte die Mitarbeiterin einen guten Grund für ihre Wahl, da die Reise zum Beispiel sonst länger, teurer,  umständlicher oder auch unsicherer gewesen wäre, kann sich die Sache anders darstellen. Diese Umstände sollten vor Antritt der Reise mit der Vorgesetzten abgeklärt werden.

Wichtig: Bei Berufsgruppen, deren Tätigkeit untrennbar mit Geschäftsreisen verbunden ist, wie zum Beispiel bei LKW-Fahrerinnen, Taxi- oder Kurierfahrerinnen und Außendienstlerinnen, gilt die Reisetätigkeit immer als Arbeitszeit.

Was sonst gilt auf Geschäftsreisen (nicht) als Arbeitszeit?

Zeit, die an einem auswärtigen Arbeitsplatz verbracht wird, zählt nicht automatisch als Arbeitszeit. Auch hier gilt: Wird die Mitarbeiterin unmittelbar von Belangen des Unternehmens in Anspruch genommen, zählt dies als Arbeitszeit. Das gilt zum Beispiel für die Stunden, die sie in einer Besprechung, mit einer Produktpräsentation oder mit einer Montageleistung verbringt. Für die (Warte-) Zeit zwischen den Terminen, für Pausen- und Essenszeiten (Ausnahme: Geschäftsessen) oder die private Abendgestaltung gilt das nicht. Entsprechend sollte die Geschäftsreisende alle ihre Arbeitszeiten auf Reisen genau erfassen.

Welche Reisekosten können geltend gemacht werden?

In der Reisekostenabrechnung, welche die Mitarbeiterin erstellt, können alle Kosten abgerechnet werden, die im unmittelbaren sachlichen und zeitlichen Zusammenhang mit der Reise stehen.

Dazu gehören zum Beispiel:

  • Verpflegungsmehraufwand: Eine gestaffelte Tagespauschale ab einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden
  • Übernachtungskosten
  • Kilometergeld bei Fahrt mit dem Privatwagen: Beträgt zur Zeit 35 Cent pro Kilometer
  • Reisenebenkosten, zum Beispiel für Parken oder Mautgebühren

Grundsätzlich sollte die Mitarbeiterin alle Belege sammeln für die Kosten, die während der Reise entstehen. Nur dann kann eine unkomplizierte und ordnungsgemäße Erstattung erfolgen. Wenn Kosten entstehen, für welche die Arbeitgeberin keinen Ausgleich schafft, können diese zumindest in der privaten Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Dienstreisen in Zeit von Corona

Auch zu Coronazeiten kann die weisungsbefugte Vorgesetzte eine Dienstreise anordnen. Da aber die gesundheitlichen Belange der Angestellten unbedingt zu berücksichtigen sind (Infektionsrisiko), gilt das unter Umständen nur für dringend notwendige Anlässe. Und das auch nur für den Fall, dass diese Anlässe nicht durch den Einsatz von Medien, wie zum Beispiel eine Videokonferenz, bedient werden können.

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