Immer mehr Unternehmen treiben die Digitalisierung der Fachbereiche weiter voran. Zunehmend steht auch die Digitalisierung des Personalbereichs im Fokus, um die eigene Zukunftsfähigkeit zu erhalten und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Doch beim Projekt “HR-Digitalisierung” halten sich so manche Märchen hartnäckig. Wir klären auf: Welche sind die fünf größten Irrtümer bei der Digitalisierung der HR? Und auf was sollten HR-Verantwortliche achten, um gängige Fehler zu vermeiden?
Irrtum 1: “Wir brauchen eine umfangreiche Strategie zur Digitalisierung der HR”
Viele Unternehmen verankern die Digitalisierung in der Unternehmensstrategie. Ein wichtiger Schritt, um dieser den nötigen Fokus zu verleihen. Gleichzeitig wird oft für jede Initiative eine separate Strategie erstellt. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen wird ein solches Strategie-Konstrukt schnell zum Zeit- und Kostenfresser. Wichtige, drängende Themen werden oft monatelang zur Seite gelegt, bis die Strategie steht. Das bremst das Alltagsgeschäft vielmehr aus, als dass es die Personalarbeit stärkt.
An dieser Stelle lohnt sich ein pragmatischer Digitalisierungsansatz in zwei Geschwindigkeiten. Dabei werden zunächst akute Themen identifiziert, die direkt und kurzfristig bearbeitet werden müssen. Parallel werden Erkenntnisse und weitreichende oder langfristige Parameter in ein Strategiepapier übertragen.
Irrtum 2: “Wenn schon digitalisieren, dann möglichst umfassend”
Grundsätzlich lassen sich in jedem HR-Handlungsfeld Aufgaben digitalisieren und automatisieren. Und für jeden Bereich gibt es digitale Tools. Viele Unternehmen tappen in die Falle, viel Geld für unterschiedliche Software-Lösungen auszugeben. Dabei nutzen – oder gar brauchen – sie nur die wenigsten Funktionalitäten. Gerade für KMU empfiehlt sich ein pragmatisches Vorgehen und Cases, die schnell für Quick Wins und Entlastung sorgen. In der Praxis haben sich vor allem folgende Ansätze bewährt:
– Digitales Bewerbermanagement
– Digitaler Onboarding Prozess
– Digitale Personalakte
– E-Learning
– Automatisierte Mitarbeiterumfragen
– Intranet
Irrtum 3: “Die Lösung zur Digitalisierung ist das Tool”
So manch einer mag die Software als Lösung für die Digitalisierung sehen. Gerade bei Lohnabrechnungsthemen können spezielle Tools auch einen großen Mehrwert bieten. Doch in der Praxis werden darüber hinaus meist noch weitere Tools erworben und komplizierte Prozesse übernommen, welche die Tools vorgeben – und welche nicht zur eigenen Arbeitsrealität passen. HR- Abteilungen machen sich dann zum Software-Verwalter. Dies baut Komplexität auf und bindet Ressourcen. Gleichzeitig entstehen Datensilos innerhalb der einzelnen Lösungen. Und die Tool-Verwaltung sorgt für digitalen Stress, da in unterschiedlichen Systemen gearbeitet und Know-how aufgebaut werden muss.
Dabei sollen Tools den Menschen unterstützen. Für eine sinnvolle digitale Unterstützung gilt es, ein Verständnis für den eigenen – und idealen – Prozess zu entwickeln. Und diesen Anforderungen entsprechend schlank zu digitalisieren. Zudem empfiehlt sich die Digitalisierung innerhalb des eigenen Arbeits-Hubs. Bei den meisten Unternehmen ist dies das Ökosystem von Microsoft 365. Dadurch wird ein komplett vernetztes, kollaboratives Arbeiten ermöglicht und Software-Silos vermieden.
Irrtum 4: “IT? Das ist Thema unserer IT-Abteilung”
Geht es in Sachen Digitalisierung um IT, dann wird diese Aufgabe oft der IT-Abteilung zugeschrieben. Zweifelslos mag das IT-Team hierbei eine wichtige Rolle spielen. Treiber muss jedoch vor allem der HR-Verantwortliche sein. Genau dieses Verständnis fehlt in vielen Unternehmen.
Wichtig ist, dass HR und IT ein gemeinsames Verständnis für die Digitalisierung aufbauen. Business und IT darf nicht getrennt gesehen werden, sondern müssen zusammenwachsen. Hierzu müssen digitale Kompetenzen im Fachbereich aufgebaut werden. Denn die IT-Fragestellung bei der Digitalisierung der HR ist vor allem Aufgabe der HR. Nur auf Basis dieses Verständnisses kann die Digitalisierung des Fachbereichs erfolgreich, ohne Aufbau von organisatorischen Silos vonstattengehen.
Irrtum 5: “Die Digitalisierung per se wird zum Erfolg führen”
In die Digitalisierung werden meist hohe Erwartungen gelegt. Vergessen wird dabei jedoch oft der Faktor Mensch und dass die Digitalisierung kein Selbstläufer ist. Denn letztlich muss die Digitalisierung von den Mitarbeitern getragen werden. Ein Tool kann keinen Mehrwert entfalten, wenn die Mitarbeiter das Potenzial nicht ausschöpfen. Für eine erfolgreiche Digitalisierung der HR ist es wichtig, die Mitarbeiter konkret einzubeziehen. Dafür gilt es, ein digitales Mindset und die entsprechenden Skills aufzubauen. Quick Wins schaffen und ein aktives Change Management gehören ebenso dazu.
Die Digitalisierung der HR wird immer mehr zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Doch bei der Umsetzung ist Vorsicht geboten. Gerade KMU sollten pragmatisch und schrittweise vorgehen, den digitalen Arbeitsplatz als Ganzes forcieren und Softwarebrüche vermeiden.
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