All diese Punkte müssen sorgfältig dokumentiert werden, denn die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung” (GoB) fordern bei der Implementierung des IKS eine umfassende und korrekte Dokumentation, die von einem Sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit prüfbar sein muss. Empfehlenswert ist die Dokumentation über die Funktionsweise des HR-Systems, der Pflichtfelder (bei der Stammdatenpflege zwingend zu belegende Felder), Steuerungsparameter (Tabellen oder Systemeinstellungen) und Anforderungen aus dem Entgeltabrechnungsprozess.
Der Prozess „Entgeltabrechnung” wird in der Regel grafisch dargestellt und zusätzlich in Tabellenform beschrieben Der IKS-Baustein „Sonderprüfungen” beinhaltet die Prüfschwerpunkte zu den Sachverhalten, die zum einen jährlich regelmäßig wiederkehren oder einmaligen Charakter haben. Hierzu zählen ATZ-Erstattungsbeträge, Urlaubsgeld, Jahresleistung/ Weihnachtsgeld, Erfolgsbeteiligung, sonstige Einmalzahlungen, Jubiläumszuwendungen, Verbesserungsvorschläge.
Sven Friedl
Hochschulfachökonom Personal
– Inhouse-Seminare und Beratung –
Sven-Friedl-Verlag@t-online.de
Beim Aufbau des IKS ist darauf zu achten, dass dieses entsprechend den Unternehmensbedürfnissen ausgerichtet wird und die hieraus abzuleitenden Inhalte und Maßnahmen angemessen und wirksam sind. Ausgehend von den drei Primärzielen unternehmensbezogene Abrechnung (marktwirtschaftlich produzieren), mitarbeiterbezogene Abrechnung (pünktlich, richtig) und sachbezogene Abrechnung (interner/externer Datentransfer, nachvollziehbare Dokumentation) sind die Prüfparameter zu definieren, welche die Ziele fehlerfrei, revisionssicher und ohne großen zeitlichen Aufwand erreichen. Prüfparameter können zum Beispiel in Form von Nullwertprüfungen oder Entgeltspannen definiert werden: Ergebnis Nettolohnart – Girozahlung = 0, Ausweisung aller Mitarbeiter mit einem Netto > 3.000,00 Euro. Die Inhalte des IKS, also kritische oder in Prüfungen aufgefallene Bereiche, ergeben sich aus den Betriebsprüfungen der Steuer und Sozialversicherung, den Berichten der Wirtschaftsprüfung sowie der internen oder externen
Revision.
Weitere Aspekte, wie zum Beispiel sicherzustellen, dass eingegangene Verträge und alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden, die Prüfung der Prozesse in Bezug auf Effektivität und Effizienz sowie die Steigerung der Transparenz stehen in direkter Wechselbeziehung zu den Primärzielen und werden über zahlreiche untergeordnete Ziele, (wie Arbeitsvertragskonformität oder Lohnartenbereinigung), Funktionen, Prozesse und Tätigkeiten umgesetzt. Service Center Personalwirtschaft – Aufbau und Implementierung Interner Kontrollsysteme (IKS)
Die Qualität des internen Kontrollsystems basiert auf den Faktoren internes Umfeld, Risikoanalyse, Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen, Information und Kommunikation sowie der permanenten Systemüberwachung. Zunächst sollten sich Personalverantwortliche verdeutlichen, welche Ziele mit dem Kontrollsystem erreicht werden sollen. Grundsätzlich sollten dabei folgende Punkte berücksichtigt werden:
§ Lückenloses Abdecken der an die Entgeltabrechnung gestellten Anforderungen, vor allem aus dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht
§ Reduzierung von Fehlern und der damit verbundenen Folgekosten
§ Auskunftsfähigkeit gegenüber internen und externen Kunden
§ Risikoorientierte Prozessoptimierung
§ Anpassung der operativen Kontroll-, Informations- und
§ Dokumentationsstruktur an die Kunden- und Unternehmensbedürfnisse
Damit die Anforderungen aller Interessenvertreter, wie Gesetzgeber, Kunden oder Mitarbeiter, fortlaufend und effizient erfüllt werden, ist das IKS permanent zu optimieren. Dadurch wird die Wirksamkeit der Kontrollen erhöht und die Kosten für den Aufbau reduziert. Eine Best-Practice-Lösung, die übergreifend für alle Unternehmen gilt, kann es allerdings nicht geben. Jedoch können die wesentlichen Kernelemente des IKS in der Entgeltabrechnung unternehmensindividuell ausgestaltet werden. Aufbau, Inhalte und Prozesssteuerung bilden hier den Rahmen.
Im Zuge der Implementierung eines IKS für die Entgeltabrechnung ist sicherzustellen, dass sämtliche im Zusammenhang mit der Entgeltabrechnung stehenden Aktivitäten sicher und effizient in einer Prüf- und Kontrollliste abgebildet werden. Aus dieser Liste sind die für das Unternehmen wesentlichen Prüfparameter zu selektieren, in einen IKS-Terminplan zu übertragen und prozessbegleitend einzubringen.
Im nächsten Schritt werden die ausgewählten Kernelemente und Teilbereiche des IKS-Prozesses systemisch in Form von Reporten abgebildet und zur nachgelagerten Bearbeitung aufbereitet. Kennzahlen und Statistiken unterstützen die Aussagefähigkeit des Systems und dokumentieren bei wechselnden Prüfschwerpunkten die Konsistenz des Systems. Damit das IKS revisionssicher gestaltet und abgebildet werden kann, müssen verschiedene Punkte beachtet werden.
Im Rahmen der Risikoanalyse werden die relevanten Risiken identifiziert, beurteilt und die Vorgehensweise bezüglich deren Vermeidung oder Reduzierung festgelegt. Als wesentliche Risiken in der Entgeltabrechnung sind Bestechung, Manipulation von Abrechnungsdaten und Unterschlagung definiert. Das Ziel für den Personaler muss es sein, den Grad des jeweiligen Risikos einzuschätzen und mit der Unternehmensleitung sowie dem Betriebsrat geeignete Präventivmaßnahmen zu vereinbaren und einzusteuern.
Die unternehmensindividuell festgelegten Inhalte des IKS können in Form von regelmäßigen, unregelmäßigen, manuellen, systemischen, internen und externen Kontrollen durchgeführt werden. Ein Kontrollmix gewährleistet eine höchstmögliche Prüfdichte. Als Grundlage kann das „Prüffeld Entgeltabrechnung” dienen, welches in der Regel als EXCEL-Tabelle geführt wird und alle Prüf- und Kontrollaufgaben beinhaltet.
Im Kontext zur Gesamtkomplexität wird der Prozess „Entgeltabrechnung” in Teilprozesse (Dateninput, Buchungsliste, Lohnsteuer, Sozialversicherung, Zahlungsverkehr) zerlegt. Die Betrachtung der Teilprozesse erfolgt im Terminus der Prüfintervalle innerhalb der Entgeltabrechnung. Wesentlich für den Erfolg des IKS ist darüber hinaus die anforderungsgerechte Ausgestaltung und Ablaufsteuerung des Gesamtsystems. Personaler sollten sich daher folgende Fragen beantworten:
§ Ist das IKS vom Umfang her angemessen?
§ Ist das IKS verständlich aufgebaut?
§ Sind Sinn und Zweck des IKS anerkannt und verstanden?
§ Werden festgestellte Mängel zeitnah abgestellt?
§ Wie erfolgt die interne Revision?
§ Wer prüft die Gültigkeit der Richtlinien?
In der Gehaltsabrechnung lauern viele Fehlerquellen. Mit einem Kontrollsystem können die Gefahren jedoch reduziert werden.
Die Entgeltabrechnung in einem Unternehmen besteht mittlerweile aus vielen einzelnen Prozessen und ist heute ein komplexer Teilbereich der Personalwirtschaft. Durch die stetige Entwicklung neuer Software und durch viele neue rechtlichen Vorgaben ist die Fehlerlastigkeit durch Überzahlungen, falsch berechneten Abzügen oder fehlerhaften Systemsteuerungen in den letzten Jahren immer größer geworden. Um die Risiken solcher Fehler zu minimieren, ist die Implementierung eines internen Kontrollsystems (IKS) erforderlich.
Das IKS soll sicherstellen, dass die einzelnen Prozesse reibungslos funktionieren, und es regelt in Bezug auf die Entgeltabrechnung alle Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen, die zur revisionssicheren Abwicklung erforderlich sind.
