Idealerweise lassen Sie sich einen solchen Zugriff vorab und von allen Arbeitnehmern in einem kurzen Schriftstück genehmigen. (Weniger empfehlenswert ist es, dass die Arbeitnehmer einfach Kollegen als outlook-Stellvertreter berechtigen, da sie dies jederzeit rückgängig machen können, ohne dass die Vorgesetzten das unbedingt bemerken.)
Wenn eine solche Vorsorge nicht gegeben ist, bestehen in der Tat datenschutzrechtliche Bedenken, allerdings nur dann, wenn auch der Empfang privater E-Mails genehmigt ist (dem gleichgestellt die stillschweigende Duldung auch des privaten E-Mail-Verkehrs). Es besteht dann Datenschutz, damit Sie nicht auch – ggf. versehentlich – die privaten Mails lesen.
Wenn eine wirkliche Notsituation entsteht, empfehlen wir, den Account nur nach vorheriger Information an den Betroffenen (telefonisch, zumindest per E-Mail) und in Anwesenheit vertrauenswürdiger Personen wie einem BR-Mitglied und / oder dem Datenschutzbeauftragten zu öffnen und die relevanten Mails gemeinsam zu öffnen und auszudrucken bzw. weiterzuleiten.
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