Die korrekte Abrechnung von Betriebsrentnern gehört zu den anspruchsvolleren Themen in der Entgeltabrechnung. Unterschiedliche Regelungen in Steuerrecht, Sozialversicherung und betrieblicher Altersversorgung machen den Prozess fehleranfällig – und damit auch zu einem häufigen Prüfungsfeld bei Betriebsprüfungen. Auch HR-Software, zum Beispiel von SP_Data, kann bei der korrekten Abrechnung unterstützen.
Was sind Betriebsrentner?
Als Betriebsrentner gelten Personen, die aus einem früheren Arbeitsverhältnis Versorgungsbezüge erhalten. Dazu zählen Leistungen aus Direktzusagen, Unterstützungskassen oder auch Kapitalleistungen.
Rechtlich basiert die Einordnung auf § 229 SGB V für die Sozialversicherung sowie auf dem Betriebsrentengesetz für arbeitsrechtliche Fragen. Entscheidend ist nicht die Höhe der Leistung, sondern ihr Bezug zur betrieblichen Altersversorgung. Dadurch gelten besondere Vorschriften – auch bei Einmalzahlungen.
Lohnsteuer bei Betriebsrenten
Betriebsrenten sind grundsätzlich lohnsteuerpflichtig und werden über das ELStAM-Verfahren abgerechnet. Dabei werden die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale automatisch berücksichtigt.
Ein zentraler Faktor ist der Versorgungsfreibetrag inklusive Zuschlag. Dessen Höhe hängt vom Jahr des Rentenbeginns ab. Die Regelungen sind zwar komplex, aber eindeutig in den Lohnsteuerrichtlinien festgelegt.
Typische Fehler entstehen durch:
- Falsche Anwendung von Steuerklassen
- Unklare Zuordnung der Versorgungsart
- Fehlerhafte Behandlung von Sonderzahlungen oder Kapitalabfindungen
Sozialversicherung: KV und PV richtig unterscheiden
Bei der Sozialversicherung ist insbesondere die Unterscheidung zwischen Krankenversicherung (KV) und Pflegeversicherung (PV) entscheidend. Krankenversicherung (KV)
Für pflichtversicherte Betriebsrentner (KVdR) gilt ein monatlicher Freibetrag von 197,75 € (Stand 2026). Beiträge fallen nur auf den darüberliegenden Betrag an.
Freiwillig gesetzlich Versicherte profitieren nicht von diesem Freibetrag – hier wird die gesamte Betriebsrente verbeitragt.
Pflegeversicherung (PV)
In der Pflegeversicherung gilt statt eines Freibetrags eine Freigrenze von ebenfalls 197,75 €. Wird diese überschritten, ist der gesamte Betrag beitragspflichtig.
Zahlstellenverfahren statt DEÜV
Ein häufiger Fehler in der Praxis: Für Betriebsrenten gilt nicht das klassische DEÜV-Meldeverfahren.
Stattdessen kommt das Zahlstellenmeldeverfahren gemäß § 202 SGB zum Einsatz. Unternehmen benötigen hierfür eine Zahlstellennummer, die beim GKV-Spitzenverband beantragt wird. Diese achtstellige Nummer beginnt mit 106, 107 oder 108.
To-dos für die Entgeltabrechnung
- Separate Prozesse für Betriebsrentner definieren
- Zahlstellennummer rechtzeitig vor der ersten Zahlung beantragen
- Versorgungsbezüge korrekt mit „VB ART = 5“ melden
- Bei mehreren Renten entscheidet die Krankenkasse über den Freibetrag
Typische Fehler bei der Abrechnung von Betriebsrentnern
In der Praxis treten immer wieder ähnliche Fehler auf:
- KV-Freibetrag wird nicht berücksichtigt → zu hohe Beiträge
- PV-Freigrenze und KV-Freibetrag werden verwechselt
- Falsches Meldeverfahren (DEÜV statt Zahlstellenverfahren)
- Fehlende Zahlstellennummer
- Verwechslung von steuerlichem Versorgungsfreibetrag und SV-Freibetrag
- Fehlerhafte Behandlung von Kapitalabfindungen
Checkliste für Payroll und HR
Mit dieser Checkliste stellst du sicher, dass deine Abrechnung korrekt ist:
- Betriebsrentner eindeutig identifiziert und getrennt erfasst
- Zahlstellennummer vorhanden und im System hinterlegt
- Abrechnung über ELStAM mit korrektem Versorgungsfreibetrag
- KV-Freibetrag (197,75 €) korrekt berücksichtigt
- PV-Freigrenze richtig angewendet
- Meldungen über das Zahlstellenverfahren abgegeben
- Kinderlosenzuschlag in der PV geprüft
- Kapitalabfindungen gesondert bewertet
- Dokumentation für Betriebsprüfungen vollständig
- Klare Prozesse und Zuständigkeiten definiert
