Projektassistent

In deiner Rolle als Projektassistenz erhältst du einen umfassenden Einblick in die Planung, Organisation und Durchführung von Fachmessen. Du arbeitest mit digitalen Tools, stimmst dich mit Ausstellerinnen, Partnerinnen und Kolleg*innen ab und übernimmst Schritt für Schritt Verantwortung für eigene Aufgaben. Der Job verbindet Organisationstalent mit Kommunikation und Projektarbeit.

Diese Themen begegnen dir im Job:

• Projektorganisation & Planung: Termine, To-dos und Projektpläne pflegen, Unterlagen vorbereiten und Projektabläufe strukturiert unterstützen

• Ausstellerbetreuung & Kommunikation: Ansprechpartnerin für Ausstellerinnen sein, Fragen aufnehmen, Informationen weitergeben und Abstimmungen koordinieren

• Koordination von Dienstleistern: Abstimmung mit Messebau, Technik, Catering und weiteren Partnern, damit alle Schritte rechtzeitig umgesetzt werden

• Kaufmännische Unterstützung: Angebote einholen, Listen pflegen, einfache Kostenübersichten unterstützen und Rechnungen/Belege vorbereiten

• Marketing & Eventkommunikation: Inhalte und Informationen für Ausstellerkommunikation, Einladungen, Programm- und Ablaufpläne mit vorbereiten

• Vor-Ort-Unterstützung auf der Messe: Checklisten abarbeiten, Material organisieren, Teams unterstützen und bei der Durchführung mit anpacken

• Nachbereitung & Dokumentation: Feedback sammeln, Ergebnisse dokumentieren und Learnings für die nächste Fachmesse festhalten

Du fragst dich, welche Voraussetzungen du für diese Position mitbringen solltest? Wichtig sind vor allem Organisationstalent, Kommunikationsstärke und eine zuverlässige Arbeitsweise. Du bleibst auch in stressigen Situationen freundlich, arbeitest gern im Team und kannst Aufgaben sauber priorisieren.

Das bringst du idealerweise mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Büro, Event, Marketing)

• Interesse an Messen, Events und Projektarbeit sowie Lust, Verantwortung zu übernehmen

• Sehr gute Deutschkenntnisse und ein sicheres Auftreten in der Kommunikation

• Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Office, Kalender, Projektlisten)

• Selbstständigkeit, Engagement und Teamfähigkeit

Auch Quereinsteiger*innen mit relevanter Praxiserfahrung und hoher Motivation sind willkommen.

Du wirst strukturiert eingearbeitet und lernst Schritt für Schritt alle relevanten Abläufe rund um unsere Fachmessen kennen. Du arbeitest eng mit der Projektleitung zusammen und wirst aktiv in laufende Projekte eingebunden. So verbindest du Organisation, Kommunikation und Praxis optimal.

Das lernst du bei uns im Unternehmen:

• Praxisnahes Arbeiten an echten Fachmessen und Projekten

• Ausstellerkommunikation und Zusammenarbeit mit Partner*innen

• Organisation, Planung, Vor-Ort-Support und Nachbereitung

• Struktur im Projektalltag: Checklisten, Timings, Prioritäten

• Eigenverantwortliches Arbeiten im Team

Du erhältst ein Gehalt entsprechend deiner Erfahrung und den internen Regelungen. Zusätzlich profitierst du – je nach Rahmenbedingungen – von weiteren Benefits im Unternehmen.

In dieser Position kannst du dich fachlich und organisatorisch stark weiterentwickeln. Je nach Interesse und Leistung sind folgende Schritte möglich:

• Vertiefung in Projektmanagement und Event-/Messeorganisation

• Spezialisierung auf Ausstellerbetreuung, Programmplanung oder Partnerkoordination

• Entwicklung zur Junior Projektleitung oder in eine koordinierende Rolle im Messe-Team

Du willst Fachmessen nicht nur erleben, sondern aktiv mitgestalten und im Team dafür sorgen, dass alles reibungslos läuft? Dann bewirb dich jetzt als Projektassistentin / Projektassistent für unsere Fachmessen (w/m/d) bei HRM Institute & GmbH & Co. KG! Starte in ein spannendes Umfeld mit abwechslungsreichen Aufgaben, starken Projekten und echten Entwicklungsmöglichkeiten.