Der Arbeitgeber muss oft Anfragen von Sozialversicherern beantworten, machmal über Mitarbeiter, welche schon lange nicht mehr im Betrieb arbeiten. Das wirft die Frage auf, ob der Arbeitgeber die Anfrage beantworten muss und wozu der Sozialversicherer diese Angaben überhaupt braucht.
Die meisten Sozialversicherungen sind in irgendeiner Form an das Arbeitsverhältnis gekoppelt. Bei den einen hängt das Versicherungsverhältnis selbst vom Arbeitsverhältnis ab, wie zum Beispiel in der beruflichen Vorsorge oder in der Unfallversicherung. Bei anderen werden die Beiträge über die Arbeitgeber eingezogen wie zum Beispiel in der Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV), der Invalidenversicherung (IV) oder der Erwerbsersatzordnung (EO). Bei wieder anderen hängen die Versicherungsleistungen oder deren Höhe von der Art des Arbeitsverhältnisses und insbesondere vom verdienten Lohn ab.
Damit die Sozialversicherungen ihre Aufgaben wahrnehmen können, sind sie deshalb auf Informationen des Arbeitgebers angewiesen. Im Allgemeinen bestimmt Art. 27 ATSG, dass der Arbeitgeber bei der Durchführung der Sozialversicherung unentgeltlich mitwirken muss. Die einzelnen Gesetze konkretisieren die Informationspflichten und sehen auch Strafbestimmung zu deren Durchsetzung vor.
Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV)
Das Gesetz über die AHV verpflichtet gemäss Art. 36 AHVV den Arbeitgeber, die nötigen Angaben für die Verbuchung der Beiträge und für die Eintragungen in die individuellen Konten zu machen. Der Arbeitgeber muss deshalb einmal im Jahr gegenüber der AHV sämtliche Löhne abrechnen, indem er für jeden Arbeitnehmer angibt, wie viel Lohn er in welchen Monaten ausbezahlt hat. Die Lohnabrechnung muss er gemäss Art. 36 Abs. 2 AHVV bis Ende Januar des Folgejahres einreichen.
Diese Angaben in der Lohnabrechnung werden bei der Versicherung zum einen in die individuellen Konten eines jeden Versicherten eingetragen, so dass – je nach Alter des Mitarbeiters mitunter Jahrzehnte später – seine AHV-Rente berechnet werden kann.
Zum anderen werden auf der Grundlage der deklarierten Löhne auch die Beiträge berechnet, welche der Arbeitgeber bezahlen muss. Die AHV-Ausgleichskasse zieht neben den AHV-Beiträgen auch die Beiträge für die IV, die EO, die Arbeitslosenversicherung und die Familienausgleichskassen ein. Die AHV-pflichtigen Löhne sind ferner Basis für die Berechnung der Prämie in der Unfallversicherung. Einzig in der beruflichen Vorsorge kann das Reglement Abweichungen vorsehen.
Invalidenversicherung (IV)
In der IV verpflichtet beziehungsweise ermächtigt Art. 6a IVG den Arbeitgeber, alle Auskünfte zu erteilen und alle Unterlagen zur Verfügung zu stellen, die für die Abklärung von Leistungs- und Regressansprüchen erforderlich sind.
Die Invalidenversicherung verschickt jeweils den sogenannten Arbeitgeberfragebogen. Darin holt sie Auskünfte über den zuletzt erzielten Lohn aber auch über die Lohnentwicklung ein, welche der Mitarbeiter gehabt hätte, wenn er weiterhin arbeiten würde. Diese Lohnangaben sind ein Element für die Berechnung des Invaliditätsgrades. Weiter interessiert auch, ob der Mitarbeiter Voll- oder Teilzeit gearbeitet hat. Denn für die Teilzeiter gelten bei der Invaliditätsbemessung andere Bemessungsregeln als für die Vollzeiter.
Berufliche Altersvorsorge (BV)
In der beruflichen Vorsorge bestimmt gemäss Art. 50 Abs. 1 lit. e BVG das Reglement das Verhältnis zwischen Pensionskasse und Arbeitgeber. Allerdings verpflichtet bereits Art. 10 BVV2 den Arbeitgeber der Vorsorgeeinrichtung, alle Angaben zu machen, welche zur Führung der Alterskonten und zur Berechnung der Beiträge notwendig sind.
Diese Informationen dienen neben der Beitragsberechnung auch dazu, die Höhe der Leistungen zu ermitteln.
Arbeitslosenversicherung (ALV)
In der Arbeitslosenversicherung verpflichtet Art. 88 Abs. 1 lit. b AVIG den Arbeitgeber, rechtzeitig die Bescheinigungen auszustellen, welche der Arbeitnehmer für die Geltendmachung von Leistungsansprüchen benötigt. Gemeint ist damit vor allem die Arbeitgeberbescheinigung. Diese muss der Arbeitnehmer vorlegen, wenn er sich zum Bezug von Arbeitslosentaggeldern anmeldet. Aus der Dauer des Arbeitsverhältnisses ist ersichtlich, ob der Mitarbeiter die nötige Beitragszeit aufweist. Die Lohnangaben dienen dazu, aus dem Durchschnitt der letzten sechs oder zwölf Monate die Höhe des Taggeldes zu berechnen.
Wird ein Arbeitsloser teilzeitlich oder temporär beschäftigt, muss allenfalls das Formular über den Zwischenverdienst ausgefüllt werden. Darin muss angegeben werden, an welchen Tagen der Mitarbeiter gearbeitet hat und wie viel er verdient hat. Denn an den Tagen, an welchen der Arbeitslose arbeitet, hat er weiterhin Anspruch auf Arbeitslosenentschädigung, welche zusammen mit dem verdienten Lohn höher ausfällt, als wenn er nur Taggelder erhält.
Art. 56 AVIG verpflichtet den Arbeitgeber ausserdem, der Kasse sämtliche Auskünfte zu erteilen, damit der Anspruch des Mitarbeiters auf Insolvenzentschädigung festgelegt werden kann. Die Insolvenzentschädigung deckt die Lohnforderungen des Mitarbeiters für die letzten vier Monate vor dem Konkurs des Arbeitgebers.
Unfallversicherung (UV)
Gemäss Art. 116 UVG muss der Arbeitgeber Lohnaufzeichnungen für die Berechnung der Beiträge führen. Art. 56 UVV verpflichtet den Arbeitgeber, dem Versicherer alle erforderlichen Auskünfte zu erteilen und ausserdem, die Unterlagen zur Verfügung zu halten, die für die Klärung des Unfallsachverhalts benötigt werden. Gemäss Art. 53 Abs. 3 UVG ist es sodann der Arbeitgeber, welcher den Unfall dem Versicherer mit dem Formular „Unfallmeldung“ anmelden muss. Im Formular muss unter anderem der Unfallhergang beschrieben werden. Diese Beschreibung dient dazu abzuklären, ob das Ereignis ein Unfall im Sinne des UVG ist. Denn nur in diesem Fall ist der Versicherer leistungspflichtig. Im Übrigen werden ähnliche Informationen erhoben wie im Arbeitgeberfragebogen der IV.
Alle Gesetze enthalten Bestimmungen, welche die Verletzung der Auskunftspflicht oder das Nichtausfüllen eines Formulars bestraft. So wird gemäss Art. 88 Abs. 1 AHVG mit Busse bestraft, wer die Auskunftspflicht verletzt, indem er wissentlich unwahre Auskunft erteilt oder die Auskunft verweigert und nach Abs. 3, wer die vorgeschriebenen Formulare nicht oder nicht wahrheitsgetreu ausfüllt.
Strafbar ist grundsätzlich der Arbeitgeber. Die Strafe trifft nach Art. 89 AHVG im Rahmen einer juristischen Person denjenigen, der für sie gehandelt hat oder hätte handeln sollen.
