Workforce Management von seiner Schokoladenseite

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Foto von Sigmund

Das Projekt auf einen Blick:

Zielsetzung

• Dezentralisierung und Vereinheitlichung der Planungsprozesse

• Erhöhte Transparenz

• Steigerung der Planungsqualität

• Höherer Flexibilisierungsgrad

• Reduktion administrativer Aufwände

Systemlandschaft

• SAP® ERP Lohn & Gehalt

• Server: Windows 2003

• Datenbank: Oracle 10G

Mitarbeiter und Arbeitszeiten

• ca. 1.000 Mitarbeiter

• ca. 100 Arbeitszeitmodelle

• ca. 55 Mitarbeiter in „Arbeit auf Abruf“

• Verschiedene Schichtsysteme: 2 Wochen Schichtrhythmus Früh-/ Spätschicht; Rückwärtsrollierendes 3-Schichtsystem; 12-wöchiger Schichtrhythmus

Ergebnisse

• Mehr Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten: rund 10.000 Std./Jahr

• Steigerung produktiver Arbeitszeit um mehr als 4 Prozent bei flexiblen Mitarbeitern

• Reduktion des Planungsaufwandes um 70 Prozent

• Beschleunigung der Durchlaufzeiten und Verbesserung der Termintreue

ATOSS Lösung im Einsatz

• Arbeitszeitmanagement

• Personaleinsatzplanung

• Workflow-Management

• Employee & Manager Self-Service

• Kostenstellenmanagement

• Anbindung eines BI-Tools

Mehr Informationen: ATOSS Software AG

// Informationen //

Ritter Sport 

Die Alfred Ritter GmbH & Co. KG mit Sitz in Waldenbuch ist ein international erfolgreiches Familienunternehmen in der Schokoladenindustrie. Die Marke RITTER SPORT hat eine gestützte Bekanntheit von 99 Prozent und ist in 100 Prozent aller LEHGeschäfte in Deutschland zu finden. Eine konsequente strategische Markenführung und höchste Ansprüche an die Produktqualität zeichnen das Unternehmen mit rund 1.000 Mitarbeitern aus. Der Vertrieb erfolgt in mehr als 90 Länder weltweit.

 

Zitat von Frank Rambow, Leiter Personalbetreuung, Alfred Ritter GmbH & Co. KG:

„Unser Ziel war es, mehr Transparenz rund um die Personalprozesse zu schaffen, administrative Aufwände zu reduzieren und die Planungsqualität zu erhöhen. Heute sind wir nicht nur flexibler und schneller in den Planungsprozessen, sondern auch genauer.“

 

 

Fotocredit: Ritter Sport

Seit 100 Jahren bewahrt die Familie Ritter ein süßes Geheimnis: das Erfolgsrezept für gute Schokolade. Das heute international erfolgreiche und noch immer familiengeführte Unternehmen Alfred Ritter GmbH & Co. KG vertreibt in rund 90 Länder Schokolade. RITTER SPORT zeichnet sich durch ein herausragendes Frischekonzept, stetige Produktinnovationen und eine leistungsstarke Markenidentität aus. Für die Qualität jeder einzelnen Tafel Schokolade bürgt die Familie mit ihrem Namen. Um die Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern, war eine Reform des Planungswesens zwingend erforderlich. Ziel war es, flexibler und schneller auf Bedarfe und Märkte reagieren zu können. Eine wichtige Rolle spielen dabei die Personalprozesse. Dies stellte das Unternehmen vor große Herausforderungen: Bedarfe und Qualifikationen sollten schrittweise in die Planung einfließen.

Gleichzeitig standen die Themen höhere Transparenz, ein straffes Kostenstellenmanagement sowie mehr Planungsqualität und Flexibilität auf der Agenda des Managements. Eine umfassende Potenzial- und Prozessanalyse überzeugte das Unternehmen vom Nutzen eines bedarfs- und kostenoptimierten Personaleinsatzes. Man entschied sich für eine modulare ATOSS Workforce Management Lösung.

Effizientes Arbeitszeitmanagement

Nach einer zweimonatigen Pilotphase wurde die bestehende SAP® Zeitwirtschaft für rund 1.000 Mitarbeiter abgelöst. Die zentrale Zeiterfassung mit aufwändigen Prozessen für Datenpflege und Personalverwaltung wurde durch ATOSS Arbeitszeitmanagement, Workflow- Management und Employee & Manager Self Service ersetzt. Dank intuitiver Bedienung war kaum Schulungsaufwand notwendig, so dass bereits nach 6 Monaten der Echtbetrieb startete. Etwa 100 Arbeitszeitmodelle wurden im Vorfeld in der Software abgebildet. Die Bedienerfreundlichkeit der Lösung führte zur raschen Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Die Ziele Dezentralisierung der Zeiterfassung und Einführung eines integrierten und effizienten Arbeitszeitmanagements wurden schnell erreicht. Messbare Effekte sind eine Reduktion von Rückfragen in der Personalabteilung um 80 Prozent sowie 70 Prozent weniger Aufwand für das Antragswesen durch die durchgängige Abbildung unterschiedlichster Workflows. Heute können die Mitarbeiter im Mitarbeiterportal bequem Zeit- und Abwesenheitsdaten einsehen und Workflows, z.B. Urlaubsanträge, anstoßen. Zeitgleich wurde die automatische Übertragung der Zeitwirtschaftsdaten an das SAP® Lohn und Gehaltsystem umgesetzt.

Planungsqualität im Fokus

Nach der Implementierung des Arbeitszeitmanagements kamen die bis dato manuellen Planungsprozesse auf den Prüfstand. Mangels verfügbarer Daten konnten Personaleinsatz und Auftragsvolumen nur unbefriedigend aufeinander abgestimmt werden. Dies hatte häufig teure Unter- und Überdeckungen zur Folge. Die notwendige Flexibilität, um auf Schwankungen der Auftragslage schnell und angemessen reagieren zu können, war nicht gegeben. Außerdem war der manuelle Planungsprozess fehleranfällig und zeitaufwändig. Die ATOSS Personaleinsatzplanung schaffte Abhilfe. Aufgrund der vollständigen Integration in das Arbeitszeitmanagement sind jetzt alle Informationen in Echtzeit verfügbar. Anwesenheitsdaten auf Knopfdruck erleichtern die Disposition. Anpassungen des aktuellen Personalbedarfs erfolgen nicht mehr aufgrund von subjektiven Beweggründen und Erfahrungswerten. Heute erstellt RITTER SPORT die Einsatzpläne kostenoptimiert und berücksichtigt dabei saisonale und sortenbezogene Bedarfsschwankungen. Personalbedarf, Qualifikationen, individuelle Regelungen und aktuelle Saldenstände der Mitarbeiter fließen automatisch in die Planung ein. Aussagekräftige Managementanalysen liefert ein in die Lösung integrierbares Business-Intelligence(BI)-Tool.

Erfolg auf allen Ebenen

Eine hochmoderne Fertigung und eine optimierte Time-to-Market gehören zur Philosophie des traditionsreichen Familienunternehmens. Mit professionellem Workforce Management wurden die Personal- und Planungsprozesse konsequent optimiert und messbare Erfolge produziert. So ist bei den flexiblen Mitarbeitern die produktive Arbeitszeit um mehr als 4 Prozent gestiegen, der Planungsaufwand um 70 Prozent gesunken. Aktuelle Bedarfszahlen aus SAP® auf Basis der Mengenplanung werden automatisch an die Personaleinsatzplanung übermittelt. Beschleunigte Durchlaufzeiten und eine höhere Termintreue sind die Folge. Exakte Kontierungsvorgänge steigern die Analysequalität. Auswertungen von Kostenstellen, Krankheitsquoten oder spezifischen Fragestellungen sind exakt und zeitnah durchführbar. Das vereinfacht die Identifizierung von weiteren Optimierungspotenzialen und erleichtert die Ermittlung der tatsächlichen Kosten. In Summe hat das Unternehmen durch IT-gestütztes Workforce Management rund 10.000 Stunden freie Kapazitäten pro Jahr für mehr Wertschöpfung geschaffen.

Zukunftsfähige Arbeitskonzepte

Die nötige Portion Extra-Flexibilität stellt das innovative Konzept „Arbeit auf Abruf“ sicher. Ein regionaler Fachkräftepool von bis zu 50 qualifizierten Mitarbeitern federt Arbeitsspitzen ohne Qualitätsverluste ab. Unter Einhaltung vereinbarter Ankündigungsfristen können eingearbeitete Teilzeitkräfte zum Arbeitseinsatz angefordert werden. Damit konnte das bestehende Leasingkräftemodell vollständig abgeschafft werden. RITTER SPORT kann so noch flexibler auf Produktionsschwankungen oder personelle Engpässe reagieren, um dem Wettbewerb im Schokoladenmarkt erfolgreich zu begegnen. Gewinner sind die Kunden, die Mitarbeiter und das Unternehmen.

Sebastian Ofer

Chefredakteur bei HRM Research Institute

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