“Jeder Mitarbeiter, der seinen Arbeitsplatz verlässt, um eine andere Aufgabe zu übernehmen, nimmt sein Wissen und seine Erfahrungen mit. In den meisten Fällen bedeutet dies einen Wissensverlust für den abgebenden Bereich. Ein Nachfolger muss eingearbeitet werden, dies kostet Zeit und Geld. Dieser Aufwand kann durch systematische Wissensbewahrung verringert werden” (Zit.: Dr. Winfried Krohne, Deutsche Telekom AG, 2003). 76% von 266 befragten Unternehmen beklagen massiven Wissensverlust aufgrund von Stellenwechsel. Von einem spürbaren Wissensverlust bei der Auflösung temporärer Strukturen (Projekte) berichten 52% der Befragten. Ausserdem gaben 84% an, dass Massnahmen zur Wissensbewahrung einen erheblichen Nutzen stiften. Dieser Nutzen beruht zum Teil (24%) auf der Identifikation von wertvollen d.h. erfahrenen Mitarbeitenden (Trojan 2003). Der Mangel an Fachpersonen führt bei Personalwechsel häufig zu Besetzungslücken. Der “alte” Mitarbeitende hat den Betrieb bereits verlassen und die neue Person hat noch nicht begonnen. Diese Lücke in der Stellenbesetzung belastet die Mitarbeitenden zwangsläufig zusätzlich.
Im Wissensmanagement wird zwischen “explizitem” und “implizitem” Wissen unterschieden. Explizites Wissen ist dokumentiert verfügbar. Es ist an Datenträger gebunden. Implizites Wissen ist Erfahrungswissen und solange nicht verfügbar, bis es explizit gemacht ist (verbalisiert und/oder schriftlich dokumentiert). Es ist in komplexen Organisationen selbstverständlich, dass organisations- und personengebundenes explizites Wissen in QM-Systemen aufbereitet und nachvollziehbar ist. Bei Personalwechsel ist der nachfolgenden Person dieses explizite Wissen verfügbar. Anders ist es mit dem impliziten Erfahrungswissen des scheidenden Mitarbeitenden. Zwar werden “Austrittsgespräche” geführt. Diese werden in der Regel unsystematisch und eher als Ritual gehandhabt. Es wäre auch vermessen, in einem Austrittsgespräch Erfahrungswissen explizit machen zu können und zudem noch so aufzubereiten, dass es für die nachfolgende Person und für den Betrieb nützlich wäre.
Erinnern statt Vergessen
Um einerseits die erheblichen Kosten bei Personalwechsel zu reduzieren und um andererseits das Erfahrungswissen eines scheidenden Mitarbeitenden dem Betrieb zu erhalten, ist die Aufnahme einer “Wissensbilanz” das Mittel der Wahl. Eine systematische Wissensbilanz stiftet folgende Mehrwerte:
- 30-50%tige Effizienzsteigerung durch Verkürzung der Einarbeitungszeit
- 15-20%tige Steigerung der Produktivität
- 10% Steigerung der Arbeitsmotivation, wenn Mitarbeitende wissen, dass während ihrer Beschäftigung Wissensbilanzen erhoben werden (z.B. auch als Vorbereitung Mitarbeiterbeurteilungen)
- 20% Reduktion von Prozessfehlern
Speziell in komplexen Organisationen generieren Wissensbilanzen von Führungskräften und Spezialisten folgende Mehrwerte:
- Kürzere und weniger gravierende Unterbrüche von Prozessen (Workflow-Unterbrüche)
- Sicherstellung von Erfahrungswissen bei Projektabschlüssen
- Sicherstellung der Kontinuität interner und externer Vernetzungen (Kundenbeziehungen)
- Kürzere und weniger belastende Einarbeitungszeiten sowohl für “Paten” als auch Nachfolger (Stressreduktion)
- Dokumentation von erfahrungsgebundenen Verfahren (Dienstleistungen)
- Durch das vorgängige Kennenlernen der Betriebskultur (u.a. Rituale) können soziale Dissonanzen verhindert werden
- Wertschätzung der scheidenden Person durch das Interesse an ihrem Erfahrungswissen
- Imagepflege beim Recruiting
Der Aufwand für die Wissensbilanzierung ist abhängig von der Komplexität des Jobprofils der scheidenden Person und der Dauer seiner Beschäftigung. Optimal ist es, wenn frühzeitig der Auftrag zur Wissensbilanzierung erfolgt und bevor eine Ausschreibung der Stelle noch nicht erfolgt ist. Unsere Erfahrungen zeigen, dass Wissensbilanzen einen wichtigen Beitrag zur Aktualisierung von Jobprofilen leisten. Die Wissensbilanz dokumentiert die tatsächlichen Leistungen der scheidenden Person und es werden Unterschiede zu bestehenden Stellenbeschreibungen offensichtlich. Die Überarbeitung des Jobprofils verhindert teure Fehlbesetzungen und ist ein Beitrag zur Optimierung der Personalentwicklung. Wissensbilanzen sind besonders in Dienstleistungsbranchen ein wichtiges Instrument, um das wichtige Erfahrungswissen, das in persönlichen Beziehungen entstanden ist, zu dokumentieren und an den nachfolgenden Stelleninhaber zu transferieren.
Die Dokumentation (d.h. die Wissensbilanz) ist eine Videoproduktion mit Menüführung und Dokumente als Attachements. Vor Stellenantritt und während der Einarbeitung steht sie dem nachfolgenden Mitarbeitenden zur Verfügung.
Alexander Koerdt
Psychologe FSP
Rotzbergstr.3
6362 Stansstad
Fotocredit: Uwe Steinbrich / www.pixelio.de
