Wie Akten in die Datenbank kommen

pen, notebook, and smartphone on table
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Wussten Sie, dass bei konventioneller Aktenhaltung etwa 15 Prozent der Arbeitszeit für das Suchen der gewünschten Informationen verloren geht und dass circa drei Prozent aller Akten abhanden kommen? Haben Sie einmal überlegt, wie viele Belege in Personalakten abgelegt werden? Oder kopiert und an Kollegen verteilt? Manchmal muss eine Akte in eine andere Abteilung geschickt werden – und dann ist sie bei Bedarf nicht griffbereit.

Zwangsläufig drängt sich deshalb die Frage auf, ob es nicht sinnvoll ist, die Akten in digitaler Form vorliegen zu haben. Denn dann hat das lästige Suchen ein Ende und jeder, der dazu berechtigt ist, kann im System auf die gewünschten Daten zugreifen. Lästige Wartezeiten durch entliehene Akten und überflüssige Kopiervorgänge entfallen. Immerhin spart das Digitalisieren der Akten nach Berechnungen von Siemens 30 Prozent der Kosten, die bei der Archivierung von Papierakten anfallen. Worauf das zurückzuführen ist, erklärt Martin Grentzer, HR-Berater bei der Aconso AG: „Raumkosten, Schränke sowie Ordner werden überflüssig, und die Ablage, Pflege und der Versand der Dokumente werden effizienter.“ Das bestätigt auch Siegfried Hägele, geschäftsführender Gesellschafter der Personalberatung Heimeier & Partner. Die Stuttgarter haben erst kürzlich die Akten ihrer Bewerber digitalisieren lassen und dadurch Freiraum gewonnen. „Jetzt können wir wieder ganz den Bewerber in den Vordergrund stellen“, freut sich der Berater.

Die Angst vor Datenverlust
Etwa 80 Prozent aller mittleren und großen Unternehmen in Deutschland archivieren ihre Akten noch in Papierform, und nur drei Prozent haben ihr Dokumentenmanagement bereits voll digitalisiert. Dennoch steht nach einer kürzlich durchgeführten Umfrage des auf Dokumentenmanagementsysteme (DMS) spezialisierten Herstellers SER für die Hälfte aller befragten Unternehmen die digitale Archivierung ganz oben auf ihrer Prioritätenliste. Indes ist die Digitalisierung speziell von Personalakten bisher eher noch ein Thema mit geringer Priorität, vor allem im Mittelstand. „Maximal zwanzig Prozent der Unternehmen, die Dokumente elektronisch archivieren, wenden dieses Verfahren auch im Personalbereich an“, hat Volker Halstenbach, Seniorberater und Partner bei der Technologie- und Managementberatung Zöller & Partner in Sulzbach, beobachtet. Dabei schrecken die Personalchefs nicht einmal so sehr vor den Kosten für die Implementierung eines solchen Systems zurück. „Ein hohes Bedürfnis nach Sicherheit und die Angst, sensible Personaldaten unzureichend geschützt zu verwalten, sind die bedeutendsten Hemmnisse“, erklärt Halstenbach. Trotz dieser Bedenken sieht der Geschäftsführer des Dachauer Scandienstleisters BVS, Peter Weiser, einen klaren Trend zur Digitalisierung von Akten und Papierbelegen.

Zwei Durchführungswege
Ist in einem Unternehmen die grundsätzliche Entscheidung zugunsten der Digitalisierung der Personalakten gefallen, stellen sich naturgemäß folgende Fragen: Was kostet die Umstellung und wie wird sie umgesetzt? Weil aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften eine Vielzahl von Altakten vorhanden ist, sollten diese zusammen mit den aktuellen digitalisiert werden. Dabei können Personalmanager zwischen mehreren Möglichkeiten wählen.

Entweder übernimmt das Scannen ein Dienstleister, oder die eigenen Mitarbeiter lesen die Dokumente ein. Das gilt für die vorhandenen Akten – und muss auch nach Abschluss dieses ersten Scanprojekts für jeden künftigen Beleg geklärt sein. Ist ein Dienstleister eingeschaltet, kann dieser entweder vor Ort scannen oder die Dokumente in seine Räumlichkeiten überführen und dort einlesen. Scannen die eigenen Mitarbeiter die Akten, können sie dies auf gemieteter oder geleaster Softund Hardware tun, oder das Unternehmen schafft die benötigten Gerätschaften und Programme an.

Die digitalisierten Daten der aktuellen Mitarbeiter werden im Normalfall in ein DMS, das bereits im Haus installiert ist, überführt. Man kann sie aber auch direkt in die Digitale Personalakte eines HR-Managementsystems einspielen, das die dafür notwendigen Funktionalitäten bietet.

Um entscheiden zu können, welcher Weg der beste ist, müssen die Größe des Unternehmens und damit auch die Menge der vorhandenen Personalakten berücksichtigt werden. Generell gilt, dass große Altaktenbestände von professionellen Dienstleistern kostengünstiger eingelesen werden, als wenn es das eigene Personal auf schlechtem Gerät erledigt. Allerdings muss das Papierarchiv einen gewissen Umfang aufweisen, sonst verlangen die Dienstleister Mindestmengenzuschläge. Um die oft nicht allzu zahlreichen laufenden Belege im Alltag der Personalabteilung einzuscannen, rechnet sich dagegen der Auftrag an einen externen Dienstleister selten.

Ebenso wichtig ist es aber auch, die Organisationsstruktur im Unternehmen und die Qualität der zu scannenden Belege zu beachten. Wichtig sind zudem die Fragen: Sollen die Akten ins Firmennetz gestellt werden und sollen autorisierte Personen, ganz gleich ob im selben Haus oder an einem anderen Standort, Zugriff erhalten? Oder will die Personalabteilung die Daten auf einem vom Rest des Firmennetzes abgekoppelten Server ablegen, der nur Personalmitarbeitern zugänglich ist?

Vorzüge der Scandienstleister
Wer keine Bedenken gegenüber externen Dienstleistern hat, der sichert sich mit einem Scandienstleister einige Vorteile. Dieser bereitet die Akten auf, scannt sie und liefert sie in einem zuvor vorgegebenen Datenformat auf Datenträger wieder ab. Das hat den Vorteil, dass man sich im Haus lediglich um das Einspielen der Daten in das hauseigene Archiv, Dokumentenmanagementsystem oder die HR-Lösung kümmern muss. Dann scannt man nur noch die stets neu anfallenden Belege selbst und indiziert sie beispielsweise nach Personalnummer.

Für das Angebot des Scandienstleisters ist vor allem der Zustand der vorhandenen Akten wichtig: Kleben Zettel oder Fotos auf Akten, die entfernt werden müssen? Müssen Akten entklammert werden, sind bestimmte Passagen mit einem Textmarker gekennzeichnet? Müssen Dokumente von beiden Seiten gescannt werden? Ist Papier zerknittert, sind Klebereste vorhanden? Müssen sie um unwichtige Belege bereinigt werden? Sind alle Akten nach derselben Reihenfolge geordnet oder müssen sie neu sortiert werden? Sollen Barcodes zwischen einzelne Bereiche, beispielsweise Bescheinigungen, Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Bewertungen und so weiter gelegt werden, damit der Scanner über den Barcode die Akten entsprechend ablegt und einordnet?

Altakten aufbereiten kommt teuer
Jeder Mehraufwand treibt die Kosten in die Höhe. Das kommt nicht von ungefähr. Schließlich hat jede ältere Mitarbeiterakte einen Umfang von 100 bis 150 Seiten. Experten schätzen, dass man für das Bereinigen und Aufbereiten der Altakten circa 30 Minuten je Akte veranschlagen muss.

Eine nachträgliche Textbearbeitung mittels OCR-Software ist übrigens nur dann sinnvoll, wenn die Akten formularorientiert sind, das heißt, wenn der Scanner jeweils an derselben Stelle auf dem Papier nach definierten Bereichen sucht und die enthaltenen Zeichenfolgen über OCR (Optical Character Recognition) oder ICR (Intelligent Character Recognition) erkennt und in die Datenbank übergibt. Da dies bei einer Personalakte selten vorkommt, lohnt der Aufwand, der sich in erheblichen Kosten niederschlagen würde, nur in seltenen Einzelfällen.

Der Vorteil des Scandienstleisters ist seine Professionalität, denn er verfügt meist über neueste und leistungsfähige Scanner. Außerdem ist das Personal in der Digitalisierung von Akten bestens geschult und besitzt Praxiserfahrung. So wird der Auftrag schnell und zuverlässig abgewickelt. Im eigenen Haus muss nicht erst Personal für das zeitintensive Scannen der Akten abgestellt werden. Wer sich eine grobe Vorstellung von den Preisen für einen Scandienstleister verschaffen will, der kann sich auf der Webseite des Scandienstleisters Scanpoint über einen so genannten Pricefinder kostenlos ausrechnen lassen, was das Scannen einer definierten Anzahl von Akten in etwa kostet (den Link finden Sie auf unserer Hompage, Stichwort „DMS-Rechner“).

So würde beispielsweise das Scannen von 50.000 Dokumenten inklusive Indizierung nach einer zehnstelligen Personalnummer und Auslieferung auf CD zusammen mit sonstigen Arbeiten knapp 9.000 Euro kosten. Allerdings würde die Aufbereitung der Akten (Entklammern und weiteres) zusätzlich mit 22,50 Euro pro Stunde in Rechnung gestellt. Müssten die Daten in ein vorhandenes DMS oder Archivsystem im Unternehmen überführt werden, berechnet Scanpoint zusätzlich pro Beschäftigungstag 1.050 Euro. Allerdings verweist Scanpoint-Geschäftsführerin Petra Greiffenhagen ausdrücklich darauf, dass die exakten Kosten von einer Vielzahl von Parametern abhängen, die genau zu prüfen sind.

Vorzüge eines eigenen Systems
Steht eine geeignete Archiv- oder DMS-Software zum Einlesen der Daten zur Verfügung, ist die meiste Arbeit schon getan. Das Scannen neuer Belege übernehmen die Personalsachbearbeiter nach kurzer Anlernphase in der Regel selbst.

Als nicht ganz trivial erweist sich hingegen die Auswahl eines geeigneten Systems. Auch hier kommt es auf die Menge der vorhandenen Belege an und darüber hinaus auf die täglich zu scannende Anzahl an Belegen. Die passende Hardware, normalerweise lediglich ein Belegscanner, wird meistens vom Systemintegrator oder vom Softwarehersteller mitgeliefert.

Den passenden Softwareanbieter zu finden, gestaltet sich ohne fremde Unterstützung oder intensive Internetrecherchen schwierig. Zwar konsolidiert sich der Markt immer weiter, doch immer noch gibt es Dutzende von Anbietern, die Teil- und Komplettlösungen im Portfolio führen. Während Unternehmen wie SAP, IBM, Filenet, Open Text, ADP, Hummingbird, Documentum, Stellent, Verity, Vignette, Interwoven, Saperion und andere meist DMS- oder Archivlösungen für größere Unternehmen anbieten, gibt es eine Vielzahl kleinerer, aber auch überregional und international agierender Hersteller. Diese vertreiben Standardprodukte für mittelgroße Firmen und implementieren diese zum Teil auch. So zum Beispiel Docuware, ELO, Projekt Software, WinDream, Dr. Pfaff, Hans Held, EASY Software und andere. Hinzu kommen die Module jener Anbieter von HRM-Systemen, die derlei Funktionalitäten bereits in ihrer Software bereithalten.

Geduld bei der Einführung nötig
Die Systempreise richten sich danach, ob der Systemintegrator auch die entsprechende Hardware zur Verfügung stellt oder lediglich die Software inklusive aller Sicherheitsvorkehrungen implementiert. Ebenso kommt es auf die Anzahl der Anwender an, die das System nutzen. Alles in allem dauert die Implementierung eines solchen Systems – je nach Größe des Unternehmens und der vorhandenen Altaktenbestände – in der Regel zwischen sechs Monaten und etwa einem Jahr.

Mit Blick auf die Kosten rechnet beispielsweise Docuware vor, dass ein DMS, an dem ständig fünf Personen arbeiten, einschließlich eines speziellen Scanners und der Einweisungsinstallation etwa 10.000 Euro kostet. Der Anbieter behauptet, dass sich ein solches System bereits innerhalb eines halben Jahres amortisiere. Diese Werte beziehen sich allerdings auf eine Softwarelösung, mit der nicht ausschließlich Personalakten bearbeitet werden.

Unterstützung zur Berechnung der Kosten und Einsparungen bietet der ROI-Kalkulator des Hamburger DMS-Hauses IQDoQ. Dieser Rechner ermöglicht es, nach unkomplizierter Anmeldung die Kosten der konventionellen Ablage und Recherche von Akten mit denen der elektronischen Ablage zu vergleichen. Aufgrund der unterschiedlichen Voraussetzungen und Anforderungen in den einzelnen Unternehmen ist es jedoch schwer, die Kosten im konkreten Fall ohne genaue Einzelprüfung exakt zu spezifizieren. Darin sind sich alle Experten, die wir befragt haben, einig.

Die Links zu den beiden Rechentools finden Sie auch im Internet unter dem Stichwort „DMS-Rechner“.
www.scanpoint.de/leistungen/pricefinder.php4
www.iqdoq.com (Stichwort „ROI-Kalkulator“)

Sebastian Ofer

Chefredakteur bei HRM Research Institute

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