Düsseldorf, Juni 2011******Um sich effektiv im Wettbewerb behaupten zu können, müssen Unternehmen aus der Pharmaindustrie heute unter Beweis stellen, dass Sie in der Lage sind, weltweit den Kundenbedürfnissen gerecht zu werden. Für die meisten Unternehmen bedeutet das, potenziellen Kunden eine exakte Momentaufnahme der aktuellen Belegschaft und deren Fähigkeiten zu visualisieren und zu präsentieren. Das setzt voraus, dass das Unternehmen HR-Daten in die Entscheidungsfindung einbinden kann, damit es seine Versprechen gegenüber den Kunden halten und sicherstellen kann, dass die Business Units weltweit ihre Beitrag zur Maximierung des ROIs leisten und gleichzeitig im Einklang mit den Geschäftszielen arbeiten.
Das im Bereich der klinischen Forschung tätige Unternehmen Quintiles, das mehr als 20.000 Mitarbeitern in Büros in 60 Ländern beschäftigt, hat erkannt, dass es seine HR-Daten besser nutzen muss, um seine Talente effektiver zu managen und die Entscheidungsfindung zu verbessern. “Ob für Verkaufs- oder Betriebspräsentationen, bis dato wurde die HR-Abteilung überschüttet mit Anrufen und eMails, die nach aktuellen Organisationscharts und gesicherten Mitarbeiterinformationen gefragt haben. Dutzende Verwaltungsangestellter rund um den Globus verbrachten viel Zeit damit, wöchentlich, teilweise sogar täglich Excel-basierte Charts manuell zu erstellen und zu aktualisieren. Um darüber hinaus die betreffenden Mitarbeiter von diesen zeitaufwendigen Belastungen zu befreien, suchte Quintiles ein Tool, mit dem exakte und aktuelle Daten aus dem bisherigen System schnell visualisiert werden konnten”, erklärt Ryan Kandel, Leiter HR Service Center bei Quintiles.
Im Rahmen der Suche nach einer Lösung, so Rayn Kandel, wollte Quintiles jegliche neue Belastung für die IT-Abteilung vermeiden. Im Ergebnis führt das zu drei zusätzlichen Produktanforderungen: Das neue Programm sollte eine einfach zu implementierende On-Demand-Lösung sein, die Sicherheitseinstellungen direkt aus PeopleSoft übernehmen und, um die Akzeptanz zu erhöhen und Geld zu sparen, sollte das Programm über ein leicht zu bedienendes Interface verfügen, das nur minimale Schulung erforderlich macht.
Mit dem Tool zur Organigrammerstellung von HumanConcepts hat Quintiles eine Lösung gefunden, die alle diese Anforderungen erfüllte und innerhalb von sechs Wochen im gesamten Unternehmen ausgerollt wurde. Heute, so berichtet Ryan Kandel, hat die Lösung von HumanConcepts Arbeiten wie das manuelle Erstellen und Pflegen von Tabellen und Organigrammen, die das Unternehmen Hunderte von Arbeitsstunden jährlich kostete, vollig überflüssig gemacht.
“Vor allem hat die Visualisierung der Daten zahlreiche Ungenauigkeiten im vorhandenen Verständnis der betrieblichen Hierarchie offengelegt. Dadurch, dass Quintiles sich jetzt auf aktuelle und absolut exakte Daten stützen kann, wurde das Workflow-Management deutlich verbessert. So enthält beispielsweise die stets aktuelle Ansicht der Organisation die Niederlassung, den Jobtitel des Mitarbeiters sowie einen Manager- und Mitarbeiterstatus und bietet Managern einen direkten Zugang zu den Schlüsselinformationen über die Mitarbeiter, die sie für die Planung, Budgetierung und den täglichen Betrieb benötigen. Ferner verfügen die Manager rund um den Globus jetzt immer über die aktuellsten Informationen, wenn es darum geht, Mitarbeiter zu entlassen, einzustellen oder zu fördern oder wenn es um die Festlegung der Bonus-Struktur oder ums Neukundengeschäft geht,” erklärt der Quintiles-Manager.
Die neuen, aktuellen Organigramme, liebevoll Q-Charts genannt, sind vor allem für das Vertriebsteam sehr nützlich. Denn nun kann das Team Kunden und Interessenten leicht die Struktur und Hierarchie des Unternehmens zeigen und dessen regionale Präsenz demonstrieren. “Die Fähigkeit, HR-Daten zu visualisieren und qualitativ hochwertige, präsentationsgerechte Organigramme zu erstellen, hat dazu beigetragen, das Vertrauen des Managements in die Richtigkeit der Unternehmensdaten und in die Fähigkeit, seine Versprechen gegenüber Kunden und Interessenten einzuhalten, wiederherzustellen”, erklärt Ryan Kandel.
