Eine Befragung des Kölner Instituts für e-Management unter Vorständen der Dax-100-Unternehmen zeigt, dass Personaleinsatzplanung an Bedeutung gewinnt. Die Hälfte der Befragten gab an, dass die Themen Personaleinsatzplanung (PEP) und Arbeitsplatzmanagement (AZM) in den nächsten Jahren „kommen“ beziehungsweise „gewinnen“ werden. Zurzeit verfügen jedoch nur 12,5 Prozent der befragten Unternehmen über ein integriertes PEP-System. Personaleinsatzplanung und Arbeitszeitmanagement in einem umfassenden integrierten Human-Resources-Management zu realisieren, wird demzufolge zu den Aufgaben der Zukunft gehören.
Die meisten Unternehmen glauben, dass Personaleinsatzplanung die Geschäftsprozesse optimiert (67 Prozent) und/oder Kosten senkt (58 Prozent). Zudem kann ein Unternehmen nach Ansicht der Befragten mit Hilfe von Personaleinsatzplanung die Qualität der Arbeit, die Kundenorientierung, den Service und die Motivation der Mitarbeiter verbessern. (Siehe Grafik 2)
Anforderungen definieren
Die Personaleinsatzplanung legt fest, in welchem Umfang, zu welcher Zeit und an welchem Ort die Arbeitskräfte bestimmte Stellen übernehmen können. Dabei muss das PEP-System zahlreichen verschiedenen Anforderungen gerecht werden. Diese muss das Unternehmen definieren – bevor es sich für eine bestimmte Lösung entscheidet.
Einige Beispiele: Großunternehmen verfügen oft über mehr als 100 Schichtzyklen, die das System koordinieren muss. Hinzu kommen unterschiedliche Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit oder Halbtagsarbeit. Die Personaleinsatzplanung muss die Personalkosten zu den einzelnen Projekten zuordnen, den Einsatz von Springern koordinieren und Stundenzettel – die viele Unternehmen noch verwenden – mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung abgleichen. Darüber hinaus müssen Unternehmen, die PEP einführen möchten, folgende Fragen klären:
- In welchem Rahmen können Mitarbeiter in den Dienstplan Eingriff nehmen, um den Einsatz zu sichern?
- Inwieweit erfolgt ein Abgleich der Urlaubsanträge mit der Einsatzplanung?
- Wie, wann und wo erfahren die Führungskräfte, ob die eingeplanten Mitarbeiter auch anwesend sind?
Zuständigkeiten
Da der Personaleinsatz sehr eng mit anderen HR-Bereichen zusammenhängt, sollte das Thema stärker in den strategischen Fokus der Unternehmensleitung rücken. Der Studie „Personaleinsatzplanung und Arbeitsplatzmanagement“ zufolge assoziieren jedoch die meisten Vorstände PEP als operatives Problem.
Dementsprechend haben 67 Prozent der befragten Vorstände die Verantwortung für das Thema an die operativen Einheiten delegiert, entsprechende Softwarelösungen werden meist über die zentrale IT-Abteilung oder das zuständige Systemhaus beschafft. Die Personalverantwortlichen auf der Entscheidungsebene müssen das Thema an sich ziehen, um das Potenzial der Einsatzplanung zu nutzen.
PEP-Software einführen
Vielen Unternehmen fällt es nicht leicht, die passende Software zu finden. Bei der Wahl eines Anbieters sollten sie methodisch vorgehen.
Schritt 1
Das Unternehmen muss zunächst die Bedeutung des Themas erkennen. Interne Probleme, Zeitschriftenartikel, Messebesuche oder Konkurrenzanalysen können Denkanstöße liefern und erste Lösungsansätze bieten.
Schritt 2
Nachdem ein Unternehmen das Thema identifiziert und als wichtig eingestuft hat, sollte es eine Arbeitsgruppe bilden, welche die Aufgabe hat, vor dem Hintergrund der eigenen Unternehmensprozesse und etwaiger Branchenspezifika, eine grobe Marktanalyse durchzuführen. Die Präsentation der Ergebnisse vor einem entsprechenden Gremium führt dann gegebenenfalls dazu, ein Projekt aufzusetzen.
Schritt 3
Im dritten Schritt führt die Arbeitsgruppe – wiederum vor dem Hintergrund der Unternehmensprozesse und der Branchenspezifika – eine intensive Marktanalyse durch. Diese basiert auf internen Interviews. Anschließend erstellt sie einen detaillierten Anforderungskatalog, mit dessen Hilfe sie sechs bis acht potenzielle Anbieter auswählt. Folgende Kriterien können bei der Auswahl eines Anbieters helfen:
Übergeordnete Kriterien
- Allgemeine Informationen zum Unternehmen (zum Beispiel Gründungsjahr, Umsatz, Mitarbeiterzahl, Entwicklungsjahr der PEP-Software)
- Referenzen
- Beratung und Service
- Entwicklungs- und Investitionssicherheit (lässt sich anhand von Unternehmenskennzahlen prüfen, wie zum Beispiel Bilanzsumme, Umsatzzahlen etc.)
Funktionale Kriterien
- Ganzheitlichkeit (Ist die Software modular aufgebaut? Berücksichtigt sie modularübergreifende Änderungen? Interagieren die Module?)
- Skalierbarkeit (zum Beispiel maximale Anzahl abrechenbarer Mitarbeiter, maximale Schichtzyklenzahl)
- Software-Ergonomie (Wie benutzerfreundlich ist das System?)
- Technologie (Ist die Software plattformunabhängig?)
- Statistiken und Reports (Welche Auswertungsmöglichkeiten bietet das System?)
Schritt 4
Das Unternehmen spricht nun die selektierten Softwareanbieter an und bittet sie, ein entsprechendes Pflichtenheft auszufüllen.
Schritt 5
Anschließend gleichen die Verantwortlichen die Pflichtenhefte mit dem eigenen Anforderungskatalog ab. Zudem bewerten sie die aufgestellten Kriterien mittels der Nutzwertanalyse und reduzieren so die Anzahl der in Frage kommenden Anbieter auf drei bis vier.
Schritt 6
Nach einer erfolgreichen Testinstallation kann das Unternehmen in Schritt sechs nun entsprechende Vertragsverhandlungen führen. Grundlage hierfür sind die zuvor von den Anbietern eingeholten Pflichtenhefte.
Buchtipps:
Softwareanbieter für Lösungen zur Personaleinsatzplanung.
Von Matthias Fank.
Datakontext Verlag 2004.
Personaleinsatzplanung und Arbeitszeitmanagement. Eine Befragung von Vorständen deutscher börsennotierter Unternehmen.
Von Matthias Fank.
In: Knowledge-Management in der Praxis.
Schriftenreihe für die Unternehmenspraxis
des Instituts für e-Management. Band 4.
Quelle: personal manager 1/2005
