Die Kalender sind prall gefüllt mit Meetings. Trotzdem enden viele Tage mit dem bedrückenden Gefühl, nichts geschafft zu haben. Hybride Teams können die Anzahl von Meetings konsequent reduzieren und gleichzeitig mehr erreichen, indem sie den Zweck von Besprechungen vorab klären, das passende Format auswählen und mit Hilfe smarter Kollaborationstools auf mehr asynchrone Zusammenarbeit setzen.

Foto: Pressmaster, Fotolia
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Seit wir von überall aus arbeiten, heißt das leider viel zu oft auch, pausenlos zu arbeiten. Ein Meeting jagt das nächste. Dazwischen kommen wir kaum zum Denken, manchmal nicht mal zu einer Biopause zwischen den Terminen. Geredet wird viel miteinander, echte Ergebnisse entstehen dabei selten. Hybride Zusammenarbeit bietet neues Potenzial, um mehr Wichtiges miteinander auf den Weg zu bringen, und dabei gleichzeitig mehr frei einteilbare Zeit zu haben.

Die Frage nach dem „Wozu“ kann viel bewirken

Mehr flexibel nutzbare Zeit statt Meetingmarathon wird möglich, wenn Sie sich die Zeit nehmen, vor dem Ansetzen des nächsten Meetings eine entscheidende Frage zu klären:

>> Wozu wollen wir uns im Meeting eigentlich treffen? <<

Diese Frage bringt Klarheit, was im Meeting gemeinsam erreicht werden soll. Zum einen lässt sich die Meetingagenda damit viel fokussierter gestalten. Zum anderen wird damit deutlich, ob ein Meeting überhaupt erforderlich ist.

Wir stellen immer wieder fest, dass die Frage nach dem „Wozu“ bezogen auf Meetings für viele noch schwer zu beantworten ist, einfach weil sie so ungewohnt ist. Gewohnt ist es vielmehr, ein Meeting anzusetzen und Themen auf die Agenda zu setzen ohne Blick darauf, was der Austausch eigentlich bringen soll.

Dabei ist es genau dieser Blick auf das angestrebte Ziel, der die entscheidende Veränderung bringen kann hin zu weniger und dafür produktiveren Meetings.

Was machen wir eigentlich so in Meetings?

Als Hilfestellung zur einfacheren Beantwortung der Frage „Wozu das Meeting?“, haben wir identifiziert, wie sich in Meetings häufig ausgetauscht wird:

  • Informieren - zum Beispiel, um alle auf den gleichen Kenntnisstand zu einem aktuellen Thema zu bringen
  • Abstimmen - zum Beispiel, um einen gemeinsamen Termin zu finden
  • Ideen sammeln - zum Beispiel, um vielfältige Lösungen zu einem Problem zu finden
  • Diskutieren - zum Beispiel, um ein Thema aus verschiedenen Perspektiven zu beleuchten
  • Entscheiden - zum Beispiel, um eine klare Vereinbarung dazu zu haben, wie es mit einem Thema weiter geht
  • Kennenlernen - zum Beispiel, zum Onboarding neuer Teammitglieder
  • Bindung stärken - zum Beispiel, um das gegenseitige Vertrauen im Team zu fördern
  • Konflikte klären - zum Beispiel, um verhärtete Fronten zu befrieden

Wenn Sie sich darüber klar werden, welche Art des Austauschs Ihr Meeting bezweckt, lassen sich notwendige Rahmenbedingungen für ein produktives Meeting viel besser abstecken. Ein paar Beispiele: Mit dem Wissen, dass es um eine Entscheidung geht, können Sie dafür sorgen, dass die notwendigen Entscheidungsträger:innen auch anwesend sind und dass sie alle notwendigen Informationen zum Treffen der Entscheidung haben. Wenn allen vorab klar ist, dass es um die Diskussion zu einer konkreten Frage geht, können Sie sich vorab schon Gedanken über ihre Perspektive machen und idealerweise schneller zum Punkt kommen im Meeting.


Was konkret tun, um mehr Meetings mit geklärtem Zweck zu haben?

Bei Meetings, die Sie selber ansetzen, können Sie sich vor der Einladung fünf Minuten Zeit nehmen, um sich die Frage des „Wozu“ mithilfe unserer benannten Austauschformen zu beantworten. Den Zweck des Meetings schreiben Sie dann in die Einladung. Am Anfang eines Meetings können Sie ebenso fünf Minuten dafür reservieren, dass jede:r benennt oder zeitsparend im Chat teilt, worin er/sie den Zweck sieht. Dann können bei Bedarf Unstimmigkeiten am Anfang geklärt werden und nicht erst am Ende des Meetings, wenn keine Zeit mehr über ist und der Frust groß.


Meetings, zu denen Sie eingeladen werden, können Sie ebenso hinterfragen. Falls kein Zweck ersichtlich ist, fragen Sie danach. Und wenn Sie ganz konsequent darin sein wollen, Ihre wertvolle Zeit zukünftig sinnvoller zu nutzen, dann sagen Sie die Teilnahme bei Meetings ohne Zweck ab jetzt einfach immer ab. Mit einer freundlichen, aber klaren Begründung. Am Ende wird Ihnen die (oft noch unbequeme) Frage „Wozu?“ ermöglichen, in viel weniger Zeit viel bessere Ergebnisse zu erreichen. Darüber hinaus gibt es noch einen weiteren guten Effizienz-Hebel: die bewusste Auswahl des geeigneten Meetingformats.

Erfolgreich weg vom Autopiloten „Wir brauchen ein Meeting“

Ein Meeting ist laut Duden eine Zusammenkunft. Solange wir hauptsächlich an einem Ort gearbeitet haben, also eh zusammen waren, schien es ein Leichtes, sich zu treffen und abzusprechen. Vieles davon geschah auch außerhalb eines Besprechungsraums. Zwischendurch an der Kaffeemaschine oder beim spontanen Austausch über Schreibtische hinweg.

Seit wir hybrid arbeiten, ist es sowohl leichter als auch schwieriger geworden, eine Besprechung zu organisieren. Leichter, weil kein freier Besprechungsraum mehr zu suchen ist und die Kolleg:innen ihr zu Hause dafür nicht mehr verlassen müssen. Schwieriger, weil für jede einzelne Absprache gemeinsame Zeit gefunden und geblockt werden muss. Das geht zu Lasten von Flexibilität und Produktivität. Und kostet allgemein viel Energie, insbesondere wenn die vielen Meetings wieder ohne Ergebnis enden.

Aber wer sagt eigentlich, dass es für jede gemeinsame Arbeit an einem Thema immer ein Meeting braucht? Wie wäre es, wenn wir unsere gemeinsame Zeit reduzieren und damit mehr individuelle Zeit schaffen, um an den gemeinsamen Themen weiterzuarbeiten?
Hybride Teamarbeit bietet vielfältige Meetingformate: Präsenz, Online und Hybrid. Bisher schöpfen die wenigsten die individuellen Potenziale der unterschiedlichen Formate wirklich aus.
Um das zu ändern, ist folgender Zusammenhang ein hilfreicher Wegweiser:

>> Je komplexer und emotionaler das Meetingthema, desto produktiver ist ein Format mit persönlichem Kontakt. <<

Gemeinsame Meetingzeit in Präsenz nutzen Sie am besten bewusst für Themen, die komplex daherkommen und Emotionen wecken. Das sind bei den zuvor identifizierten üblichen Austauschformen in Meetings vor allem die letzten in der Liste: Kennenlernen, Bindung stärken und Konflikte klären.

Können wir uns dabei in echt in die Augen blicken, kommen wir in kürzerer Zeit ans Ziel. Können nicht alle an einem Ort zusammen sein, eignet sich auch ein Hybridmeeting dafür, dass zumindest die Vor-Ort-Teilnehmenden den persönlichen Austausch zum besseren Kennenlernen und Beziehung vertiefen nutzen können. Themen zu diskutieren und idealerweise Entscheidungen daraus abzuleiten, lässt sich gut in einem Online Meeting abbilden. Die bewusstere Auswahl des Meetingformats hilft schon mal enorm, die gemeinsame Zeit produktiver zu nutzen, in dem Sei den gewählten Raum für sich arbeiten lassen.

Hybride Teams haben darüber hinaus aber noch ein Ass im Ärmel. Ausgestattet mit kollaborativen Werkzeugen wie einem Taskboard und digitalem Whiteboard, können sie auch eng abgestimmt zusammenarbeiten, ohne sich dazu in einem Meeting zu treffen. Wir bezeichnen dass dann als „asynchrones Meeting“ und meinen damit, dass an einem konkreten Thema zeitversetzt gearbeitet wird.

Das schafft neue Möglichkeiten, um typische Interaktionen aus Meetings komplett auszulagern. Dafür eignet sich vor allem wenig Komplexes und Emtionales, zum Beispiel wenn es nur darum geht, Informationen zu teilen, sich zu einfachen Themen abzustimmen oder sogar erste Ideen zu einer Problemlösung zu sammeln.

Unsere „Meetingformat-Interaktions-Matrix“ fasst die aus unserer Sicht idealen Kombinationen zusammen.

Meeting-Format-Interaktionsmatrix (nach Sonja Hanau & Gesine Engelage-Meyer)

Hybride Teams schaffen bewusste Freiräume durch asynchrones Arbeiten

Wichtige Ergebnisse entstehen vor allem zwischen Meetings. Deswegen macht es Sinn, diese produktiven Zwischenräume zu vergrößern. Asychrone Arbeit ist hierfür ein wichtiger Hebel.

Hybride Teams sind dabei im Vorteil, da sie zwangsläufig smartere Tools und Techniken nutzen, um auch auf Distanz eng abgestimmt miteinander arbeiten zu können. Beliebte Beispiele: Statt Statusupdates langatmig im Meeting zu teilen, können Sie dieselieber auf einem Taskboard erfassen und im Meeting dann über das sprechen, was über reine Fakten hinausgeht. Oder statt Ideen erst im Meeting zu sammeln, diese einfach im Vorfeld über einen definierten Zeitraum auf einem digitalen Whiteboard sammeln lassen. So benötigen Sie weniger Meetings und starten in die Diskussion auf einem fortgeschrittenen Arbeitsstand.

Wenn Sie es schaffen, den Kalender auf diese Weise abzuspecken, werden Sie damit belohnt, die freie Zeit endlich für das nutzen zu können, was wirklich voranbringt. Das sind die großen, wichtigen Themen, für die der Tag bisher nie lang genug war. Denn wenn Sie es schaffen, Raum für die wichtigen Themen zu schaffen, dann steigt die Chance, dass Sie sich abends nicht mehr fragen, was sie eigentlich den ganzen Tag gemacht haben. Stattdessen klappen Sie den Laptop einfach mal zufrieden zu.

Nehmen Sie sich vor dem Ansetzen des nächsten Meetings kurz Zeit um zu hinterfragen, ob es ein Meeting braucht und wenn ja, welches Format das geeignetste ist. Noch mehr Luft im Kalender entsteht durch mehr asynchrones Zusammenarbeiten. Nutzen Sie Kollaborationstools, um Informationen zu teilen und sich zu einfachen Themen abzustimmen. Auf diese Weise entschlacken Sie Ihre Meetings und vergrößern die produktiven Zwischenräume. Für mehr frei einteilbare Zeit und mehr Freude an guten Ergebnissen.

Literaturtipp:

Mit hybriden Teams mehr erreichen. Werkzeuge, Methoden und Praktiken für gelungene
Zusammenarbeit auf Distanz
. Von Gesine Engelage-Meyer und Sonja Hanau. BusinessVillage Verlag 2022.