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In der aktuellen Lünendonk-Studie 2023 wird dem deutschen Zeitarbeitsmarkt trotz der unsicheren wirtschaftlichen Lage ein Wachstum von rund 9% prognostiziert. Eine der Treiber für dieses Wachstum ist der hohe Personalbedarf, vor allem in der Logistik- und Automobilbranche, wobei die Nachfrage nach qualifizierten Fachkräften besonders hoch ist und vorerst bleibt.

Um die hohe Nachfrage zu befriedigen, nehmen die Zeitarbeitsfirmen jetzt viele ältere Arbeitnehmer unter Vertrag, die sogenannten Silver Worker. Diese werden hauptsächlich auf Projektbasis beschäftigt, bringen ihre Erfahrung und ihr Fachwissen ein und arbeiten oft in Teilzeit. Darüber hinaus ist die Vermittlung von Zeitarbeitskräften aus dem Ausland und die Integration in den deutschen Arbeitsmarkt eine wirksame Lösung für den Personalmangel.  

Mittlere und große Unternehmen, die häufig auf Zeitarbeitskräfte zurückgreifen, sehen sich häufig mit komplexen Prozessen, Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften und einem hohen Verwaltungsaufwand konfrontiert, der für das Unternehmen nur einen geringen Mehrwert darstellt. Dennoch sind die Unternehmen an die deutschen ANÜ-Gesetze gebunden und müssen deren Anforderungen einhalten. 

Leider ist es immer noch üblich, dass diese Organisationen die Prozesse im Zusammenhang mit Zeitarbeitskräften nicht automatisiert haben. Eigentlich ein “No-Go” in der heutigen Zeit, vor allem wenn man die Risiken bedenkt, denen Unternehmen in Bezug auf die DSGVO und die Einhaltung lokaler Gesetze ausgesetzt sind. Darüber hinaus sind nur wenige Organisationen wirklich in der Lage, in Echtzeit zu berichten, wo und welche Zeitarbeitskräfte eingesetzt werden, welche Anbieter einen Qualitätsservice bieten und wie viel für Zeitarbeitskräfte ausgegeben wird.

Bedauerlicherweise kommt es häufig vor, dass Berichte im Nachhinein zeigen, dass die Dinge nicht in Ordnung sind oder dass zu viel ausgegeben wird. Dies führt oft zu reaktiven und verspäteten Reaktionen auf der Grundlage von Daten aus der Vergangenheit. Darüber hinaus werden Berichte und Daten häufig von Dienstleistern bereitgestellt, da Organisationen einfach nicht in der Lage sind, ihr Zeitpersonal über ein System zu verwalten. 

Es gibt jedoch auch Organisationen, die seit langem einen externen Anbieter, einen so genannten Managed Service Provider (MSP) oder manchmal auch Master Vendor (MV), einsetzen, der dafür sorgt, dass die Prozesse effizienter und zentraler abgewickelt werden. Diese externen professionellen Parteien verwenden häufig ein Vendor Management System (VMS), entweder eine intern entwickelte Plattform oder eine herstellerneutrale Plattform eines Softwareanbieters.

Ein VMS hilft Unternehmen, Kosten zu sparen, indem es Prozesse wie die Suche nach Talenten, digitale Akten und Vertragsunterzeichnung, Zeiterfassung und Rechnungsstellung rationalisiert. Die meisten VMS-Plattformen bieten ihre Anwendungen und Dienste als Software-as-a-Service-Modell (SaaS) an, so dass Unternehmen, ihre MSP und die Dienstleister in Echtzeit zusammenarbeiten können. Dies führt zu mehr Effizienz, weniger Fehlern und bietet den Unternehmen mehr Sicherheit in Bezug auf Datenschutz und Compliance.

Zur Beantwortung der Titelfrage zu den Zielen ist es für Organisationen wichtig, ihre Strategie im Bereich des externen Mitarbeiter Managements anhand der folgenden drei Punkte zu definieren:

1. Die Ziele für das Management von Zeitarbeitskräften sollten mit den allgemeinen Geschäftszielen und Strategien des Unternehmens übereinstimmen. Dazu gehört auch, dass man sich darüber im Klaren ist, wie die externen Mitarbeiter zur Erreichung übergeordneter Unternehmensziele wie Kostenreduzierung, Flexibilität, Skalierbarkeit und Zugang zu speziellen Fähigkeiten beitragen. Die Festlegung von Zielen, die direkt mit diesen Zielen verbunden sind, stellt sicher, dass das Management von Zeitarbeitskräften ein integrierter Bestandteil der Unternehmensstrategie wird.

2. Eines der Hauptziele des Contingent Workforce Management ist die Sicherstellung des Zugangs zu hochwertigen Talenten, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Die Ziele sollten sich auf die Gewinnung, Auswahl und Bindung erstklassiger externer Mitarbeiter konzentrieren, die einen sinnvollen Beitrag leisten können. Dazu gehört die Implementierung effektiver Rekrutierungsprozesse, Onboarding-Verfahren und Einbindung Strategien, die dafür sorgen, dass die Mitarbeiter motiviert bleiben und sich an den Zielen des Unternehmens orientieren.

3. Ein effizientes Management von externen Mitarbeitern erfordert optimierte Prozesse, die den Verwaltungsaufwand und die Compliance-Risiken reduzieren. Die Ziele sollten die Optimierung von Anforderungs-, Beschaffungs- und Genehmigungsabläufen, die Automatisierung der Zeiterfassung und Rechnungsstellung sowie die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften umfassen. Das Streben nach einer exzellenten operativen Leistung bei der Verwaltung externer Arbeitskräfte steigert die Produktivität, reduziert Fehler und mindert rechtliche und finanzielle Risiken.

Durch die Berücksichtigung dieser strategischen Punkte können Organisationen klare und wirksame Ziele definieren, die ein effektives Management von Zeitarbeitskräften unterstützen und zum Gesamterfolg des Unternehmens beitragen. Organisationen sollten sich auch darüber im Klaren sein, dass für ein effektives Management die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen und Aufgaben unumgänglich ist. Ein VMS ist unverzichtbar und bietet die Transparenz, den Einblick und die Datenanalyse, um gut gewichtete Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten und nicht von Gefühlen zu treffen.

Es ist nicht an uns, Nétive VMS, Sie davon zu überzeugen, dass wir Recht haben, aber wir haben mittlerweile 20 Jahre Erfahrung mit verschiedenen Organisationen im In- und Ausland. Daher können wir mit Fakten und Daten beweisen, dass unsere VMS-Plattform einen Mehrwert bietet. Und wenn Sie uns nicht glauben, wenden Sie sich an einen unserer Kunden oder einen externen Berater mit Erfahrung in unserer Branche. Sie können Ihnen sagen, wie Sie mit oder ohne MSP-Partner das Beste aus einer VMS-Plattform herausholen können.