Was hat Entgeltabrechnung mit Mitarbeiterbindung zu tun?

selective focus photography of people sitting on chairs while writing on notebooks
Foto von The Climate Reality Project

Als Hersteller  für Entgeltabrechnungssoftware nimmt SP_Data verstärkt Veränderungen innerhalb des administrativen Personalwesens wahr – folgende Tendenzen zeichnen sich ab:

Der aktuelle Markt besteht aus Unternehmen, die in Aus- und Weiterbildung der administrativen Personalbereiche investieren, um Technik und Mensch optimal einzusetzen – z. B. innovative Mittelständler, die erkannt haben, dass Flexibilität in allen Unternehmenssegmenten wichtig ist.
Auf der anderen Seite sehen wir Unternehmen, die den Personalbereich als rein administratives, ausführendes Organ ansehen und diesem nur ein geringes Know-how und Budget zugestehen. Das Ergebnis ist oftmals eine suboptimale Ausstattung, arbeitsaufwändige Software und Unkenntnis von aktueller Technik und prozessualen Möglichkeiten.

Das Stichwort lautet Veränderung der Aus- und Weiterbildungskultur im Bereich der Entgeltabrechnung. Weniger ist oftmals mehr.

Das Ausbildungskonzept muss Technik und Mensch verbinden – durch permanente Online-Angebote, die aktuelle Teilthemen schnell und effektiv transportieren. Darüber hinaus sind qualifizierte Personalfach- und Softwareseminare wichtig, in denen Anwender auf dem jeweiligen Ausbildungsgrad abgeholt werden und gleichzeitig von anderen Anwendern profitieren.

Gut ausgebildete Personalabteilungen, die Ihr Wissen zu den Mitarbeitern im Unternehmen tragen, sind das Ziel. Diese begleiten den Mitarbeiter durch alle Lebenssituationen – von der Ausbildung bis hin zur Beratung in der betrieblichen Altersvorsorge.

Die Entscheidung liegt auf der Hand: die Investition in die Personaladministration ist indirekt eine Entscheidung für die Fachkräfte im Unternehmen.

Speziell in der Entgeltabrechnung sind die Mitarbeiter stark gefordert: permanente gesetzliche Änderungen setzen spezifisches Fachwissen voraus. Von den Meldeverfahren bis hin zur Kenntnis über sämtliche gesetzliche Anpassungen und Erweiterungen.

Neben den täglichen Aufgabenstellungen muss sich der Entgeltabrechnungsbereich immer wieder auf neue Themen und Verfahrensweisen einstellen: Mitarbeiter, die nicht entsprechend geschult und informiert an die Neuerungen herangeführt werden, sind der Aufgabenstellung nicht mehr gewachsen – auch ein Grund, warum viele Unternehmen sich zwischenzeitlich für die Auslagerung auf einen Dienstleister entscheiden.

Aufwand, der intern eingespart wurde, wird extern investiert – die richtige Entscheidung?

Scheinbar fällt die Entscheidung leichter, das Vertrauen extern zu vergeben und Kostenreduktion als Begründung anzuführen! Doch: wie sehen die neuen Kommunikationskanäle aus? Wer kümmert sich zukünftig um die Anliegen der Mitarbeiter?  Hier sollte genau geprüft werden, welche internen Ressourcen im Unternehmen gefordert sind und ob die Mitarbeiterbindung nicht darunter leidet.

Die individuelle, firmenspezifische Beratung wird in den kommenden Jahren – auch in Betracht des Fachkräftemangels – zunehmen. Für den Bereich der Entgeltabrechnung gilt immer noch folgendes Szenario: die Entgeltabrechnung (so auch in der letzten HR-Image Studie benannt) ist oftmals die Kontaktstelle des Unternehmens zu den Mitarbeitern – dieses kann ein kurzes Gespräch bei der Übergabe einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Elternzeit oder auch die Beratung zur Wahl eines Direktversicherungsmodells sein. Können steuer- und sozialversicherungsrechtliche Punkte auf dem Flur, in der Werkshalle oder in der Pause erläutert werden? 

Unternehmen müssen bei der Entscheidung Insourcing oder Outsourcing der Administration auch die Kernfunktionen der bisherigen Software hinterfragen:

Was steckt hinter der Oberfläche? Wie vollautomatisiert laufen die neuen Meldeverfahren? Welchen Aufwand muss ich betreiben, um meine monatlichen Meldungen zu erstellen? Welche Schnittstellen/Systeme sind automatisch miteinander verbunden? Welche Prozesse wie z. B. Urlaubsantragsverfahren, E-Mail Versand von Unterlagen an die Mitarbeiter können als Workflow gestaltet werden?

Werden administrative Tätigkeiten intern überprüft, sieht der Lösungsansatz für ein Unternehmen u. U. völlig anders aus: Neuorientierung statt Outsourcing.

Sebastian Ofer

Chefredakteur bei HRM Research Institute

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