PUNKT 1: Maschinelles Beitrags- und Meldeverfahren ab 2006
Lohnprogramme müssen zwingend ab 2006 die elektronischen Meldeverfahren beinhalten. Zum einen gilt für die Sozialversicherung das maschinelle Beitrags- und Meldeverfahren ab 1.1.2006. Die Beitragsnachweise sowie die Sozialversicherungsmeldungen werden ab 2006 per Datenübertragung an die Krankenkassen eingereicht. Für die Lohnsteueranmeldungen sowie die Jahreslohnbescheinigung gilt die elektronische Übermittlung bereits seit 2005. Die Sozialversicherung hat für die elektronische Datenübertragung ein Zertifizierungsverfahren eingeführt und erteilt systemgeprüften Programmen ein so genanntes GKV-Zertifikat. Ohne diese Zertifizierung ist ein Lohnprogramm ab 2006 nicht mehr sinnvoll einsetzbar. Aus Sicht des Entgeltabrechners ist entscheidend, wie die ‚Meldeprogramme— in das Lohnabrechnungsprogramm integriert sind. Prüfen Sie, wie die Dokumentation des Versands der Daten erfolgt. Die Übertragungsprotokolle sollten im Lohnprogramm abgelegt und abrufbar sein.
PUNKT 2: Pflege der Beitragssätze aller Krankenkassen
Zum Standard moderner Lohnprogramme gehört die Pflege der Beitragssätze der Krankenkassen. Da sich die Beitragssätze der Krankenkassen zu unterschiedlichen Zeitpunkten ändern, ist eine manuelle zeitintensiv. Die teilweise späte Mitteilung der Änderungen im Beitragssatz führt zu unnötigen Korrekturläufen für bereits abgerechnete Monate. Das Lohnprogramm sollte daher vorsehen, dass die Beitragssätze elektronisch abgerufen und gepflegt werden können.
PUNKT 3: Umsetzung der vorgezogenen Beitragsfälligkeit
Die vorgezogene Beitragsfälligkeit (zum drittletzten Bankarbeitstag/Monat) wird der Entgeltabrechnung zwangsläufig Mehrarbeit bescheren. Allerdings kann ein gutes Lohnprogramm diesen Mehraufwand in Grenzen halten œ zum Beispiel durch weitgehend automatisierte Pro-Forma-Abrechnungen um 20. des laufenden Monats. Außerdem sollte der Korrekturbetrag für den Vormonat vom Lohnprogramm in der Arbeitgeberabrechnung ausgewiesen werden, um der Buchhaltung ein Abstimmen der Beitragskonten zu ermöglichen.
PUNKT 4: Abrechnung von geldwerten Vorteilen
Geldwerte Vorteile müssen in der Lohnabrechnung zweimal erschienen: Zum einen als steuer- und betragspflichitger Lohn, zum anderen bei der Ermittlung des Nettoauszahlungsbetrags als Abzug. Überraschend viele Lohnprogramme verlangen vom Anwender, dass er den Nettoabzug für den geldwerten Vorteil als eigene Lohnart (Nettoabzug, zum Beispiel ‚Dienstwagen—) zusätzlich eingibt. Sinnvollerweise bietet das Programm eine zentrale Eingabe an, die sowohl die Erfassung des geldwerten Vorteils wie den Nettoabzug sicherstellt. Die Bedeutung geldwerter Vorteile hat aufgrund der Steuerpflicht für Lohnzahlungen Dritter (§ 38 Abs. 1 Satz 3 EStG, R 106 LStR) deutlich zugenommen. Vorgänge, die früher in der Lohnabrechnung nicht erschienen sind, zum Beispiel verbilligte Einkaufsmöglichkeiten bei Zulieferern und Konzerngesellschaften, Preisnachlässe aufgrund von Rahmenabkommen, Vorteile aus Bonusprogrammen, müssen nun erfasst werden.
PUNKT 5: Einfaches Anlegen neuer Lohnarten
Die meisten Programme bieten eine Vielzahl von Lohnarten an, die bezüglich Besteuerung (laufender Lohn, sonstige Bezüge, Versteuerung auf Lohnsteuerkarte, pauschale Lohnsteuer, steuerfrei) und Beitragsberechnung (laufendes Entgelt/Einmalbezüge, beitragspflichtige/ beitragsfreie Lohnarten) für die Abrechnung bereits entsprechend geschlüsselt sind. In der Praxis ist es hilfreich, wenn diese Lohnarten nicht in einer endlosen Liste angeboten werden, sondern nach bestimmten Kriterien (zum Beispiel geldwerte Vorteile, Einmalbezüge) vorsortiert sind. Neben diesen Stammlohnarten muss das Anlegen von individuellen Lohnarten leicht möglich sein, um betriebstypische ‚Sonderfälle— abrechnen zu können. Dabei sollte es möglich sein, dass eine Lohnart zwar beitragspflichtig in der Sozialversicherung, aber steuerfrei angelegt wird. Beim Anlegen neuer Lohnarten müssen viele Detailfunktionen beachtet werden, zum Beispiel Bescheinigungspflichten für die Jahreslohnbescheinigung, Erfassung als laufender Lohn oder Einmalzahlung. Das Anlegen neuer Lohnarten sollte idealerweise über eine Kopierfunktion möglich sein.
PUNKT 6: Lohnarten betriebliche Altersvorsorge
Seit der Neuregelung Anfang 2005 ist die betriebliche Altersvorsorge noch unübersichtlicher geworden. Hinzu kommt die Altersvorsorge-Durchführungsverordnung (AltDV vom 28.2.2005, BStBl 2005 I S. 452), die für den Arbeitgeber einen erheblichen Informations- und Bescheinigungsaufwand mit sich bringt. Von diesen Bescheinigungen ist die spätere steuerliche Behandlung der ausgezahlten Versorgungsleistungen aus der bAV abhängig. Ab 2008 hängt die Beitragspflicht in der Sozialversicherung von der Finanzierungsform (arbeitnehmer-/arbeitgeberfinanziert) ab. Für die anwenderfreundliche und rechtlich richtige Abrechnung der betrieblichen Altersvorsorge muss ein Lohnprogramm umfassende Lohnarten im Bereich der bAV anbieten. Diese müssen für den Anwender verständlich bezeichnet sein.
PUNKT 7: Einfaches Mitführen steuerfreier Lohnbestandteile
Eine Vielzahl steuerfreier Lohnbestandteile muss entweder in der Jahreslohnbescheinigung (zum Beispiel bei den Reisekosten der steuerfreie Verpflegungsmehraufwand, Kostenerstattung bei doppelter Haushaltsführung, steuerfreie Arbeitgeberleistungen für Fahrten zur Arbeit) oder im Lohnkonto (zum Beispiel steuerfreie Sachzuwendungen, Rabattfreibetrag, steuerfreie Beihilfen) bescheinigt werden. Hierzu gehört auch die steuerfreie Telefonnutzung und das kleine Sachgeschenk bis 44 Euro. Das Lohnprogramm sollte in jedem Fall eine automatische Schnittstelle zu Reisekostenabrechnungsprogrammen vorsehen. Daneben muss die Möglichkeit bestehen, steuerfreie Zuwendungen so einzugeben, dass die Lohnabrechnung nicht beeinflusst wird. Sinnvollerweise werden diese Lohnarten nur informativ mitgeführt, damit diese in der Jahreslohnbescheinigung und im Lohnkonto zutreffend bescheinigt werden.
PUNKT 8: Rückwirkende Korrektur von Löhnen
Die Auswirkungen von Lohnkorrekturen sind für die Lohnsteuer und die Sozialversicherung unterschiedlich geregelt. Für die Sozialversicherung gilt das Entstehungsprinzip œ das Entgelt muss für den Monat verbeitragt werden, in dem der Lohnanspruch entstanden ist. Steuerrechtlich erfolgt eine Erfassung jedoch streng nach dem Zuflussprinzip. Das ist der Zeitpunkt, zu dem die Nachzahlung tatsächlich erfolgt. Erfolgt zum Beispiel im Februar 2006 eine Lohnnachzahlung für den Oktober 2005, so wird die Nachzahlung sozialversicherungsrechtlich rückwirkend zum Oktober 2005 mit den damals gültigen Sozialversicherungsdaten verbeitragt. Steuerlich erfolgt die Besteuerung jedoch als sonstiger Bezug im Februar 2006 nach den in diesem Monat geltenden Steuerdaten. Noch unterschiedlicher sind die Folgen, wenn der Arbeitnehmer bereits ausgeschieden ist. Überraschend viele Lohnprogramme wenden bei Korrekturen jedoch einheitlich nur ein Prinzip (Zufluss- oder Entstehungsprinzip) an œ und verursachen damit vermeidbare Nachforderungen bei Sozialversicherungs- oder Steuerprüfungen.
PUNKT 9: Auswahlmöglichkeit für ermäßigten Steuersatz
Der steuerliche Teil von Abfindungen œ also nach Abzug des Freibetrags œ kann dem ermäßigten Steuersatz nach der Fünftelungsregelung unterliegen. Allerdings darf der ermäßigte Steuersatz nicht in jedem Fall angewandt werden, sondern nur, wenn es durch die Zusammenballung von Einkünften zu einer Progressionswirkung kommt. Dies muss der Arbeitgeber prüfen (vergleichen Sie hierzu BMF, Schreiben vom 24.5.2004, BStBl I Seite 505). Im Lohnprogramm darf daher keine automatische Anwendung der Fünftelungsregelung für Entschädigungen und Abfindungen erfolgen. Optimalerweise bietet das Programm auch eine Vergleichsberechnung, ob der ermäßigte Steuersatz überhaupt vorteilhaft ist, an.
PUNKT 10: Abrechnung von Löhnen in Monaten mit Fehlzeiten
Auch bei Fehlzeiten œ zum Beispiel wegen Krankengeldbezug oder Elternzeit œ kann es zum Bezug von steuerpflichtigem Lohn beziehungsweise beitragspflichtigem Entgelt kommen. Denkbar ist zum Beispiel die weitere Überlassung eines Firmenwagens, aber auch die Abrechnung von Urlaubsabgeltung beziehungsweise die Auszahlung von Überstunden, wenn der Arbeitnehmer anschließend ausscheidet. Unter Umständen sind diese Arbeitgeberleistungen nicht nur steuerpflichtig, sondern auch sozialversicherungspflichtig. Viele Lohnprogramme lassen bei Unterbrechungsmeldungen, die den gesamten Kalendermonat betreffen, keine Eingaben derartiger Lohnarten zu.
Fazit: Ein modernes Lohnprogramm muss in die EDV-Landschaft des Arbeitgebers passen, kostengünstig sein, Statistiken und Kalkulationsgrundlagen bereitstellen und mit der Finanzbuchhaltung kommunizieren. Die Entscheidung, ob das alte Lohnprogramm weitergeführt oder ein neues eingeführt wird, wird daher häufig von der Geschäftsführung, dem Controlling und der Systembetreuung getroffen. Lohnberechnung ist schließlich kein Hexenwerk und die Leistungsbeschreibungen der Anbieter sind beeindruckend. Doch der Erfolg eines Programms entscheidet sich im Alltag, wenn unter Termindruck alle œ wirklich alle œ Abrechnungsfälle abgewickelt werden müssen. Und zwar so, dass später die Prüfer der Finanzverwaltung und der Sozialversicherung mit dem Ergebnis zufrieden sind. Viele billige Lösungen haben dem Arbeitgeber schon erhebliche Nachforderungen bei der Sozialversicherung oder der Lohnsteuer beschert. Die zehn Prüfpunkte zeigen, dass die inhaltlichen Anforderungen enorm sind œ und in Zukunft noch steigen werden. Die Mitarbeiter, die Tag für Tag mit dem Handwerkszeug Lohnprogramm arbeiten, sollten daher bei der Entscheidung für ein Abrechnungsprogramm ein gewichtiges Wort mitreden können. Denn der Fachmann œ oder meistens die Fachfrau œ sitzt vor Ort.
