Wanted: Regeln für die Arbeitswelt im Netz

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Foto von Thomas Lefebvre

Noch vor kurzem war das Web 2.0 in aller Munde. Nun macht das Zukunftsinstitut eine scheinbar gegenläufige Entwicklung publik: den so genannten Offline-Trend. Dieser Richtungswechsel ist jedoch bei genauer Betrachtung gar keiner. Die „neuen Offliner“ verweigerten sich dem Medium Internet nicht komplett, sondern wären sich vielmehr der Notwenigkeit bewusst, es sinnvoll und in Maßen einzusetzen. „Durch die Immer-Erreichbarkeit und den Information-Overload, dem wir tagtäglich ausgesetzt sind, wächst das Bedürfnis nach analogen Ruhepolen“, ist die Zukunftsexpertin Anja Kirig überzeugt. Unternehmen müssen also keine Internettotalverweigerer fürchten. Im Gegenteil: Gemäß der ARD/ZDF-Offlinestudie 2008 ist die Zahl der „Offliner“ und „Ex-Onliner“ erneut kleiner geworden.

Doch der Umgang mit Onlinediensten beginnt sich zu ändern – auch im Büro. Denn das digitale Rauschen erleichtert nicht zwangsläufig die Arbeit, sondern genauso oft kann es die Mitarbeiter davon abhalten. „Digitales Zeitmanagement“ könnte deshalb eine neue Disziplin heißen, die sich vermehrt in Unternehmen ausbreitet.

„Vor einigen Jahren galt es noch als chic, immer das Handy parat zu haben oder ständig online zu sein“, sagt Prof. Dr. Michael Kerres, Mediendidaktiker an der Universität Duisburg-Essen. „Aber inzwischen merken viele, dass damit nicht unbedingt eine Verbesserung der Lebensqualität und der Arbeitsprozesse verbunden ist.“ Da Online-Medien jedoch inzwischen jederzeit und überall verfügbar sind, fällt der Verzicht darauf oft nicht leicht. Das Internet ganz abzuschalten, wie es der Begriff Offline-Trend suggeriert, funktioniert allerhöchstens im Privaten. „Wir müssen lernen, besser mit dem Internet umzugehen und Umgangsformen finden, die sich uns anpassen und nicht umgekehrt“, so Kerres.

E-Mail ist kein Allheilmittel

Was noch vor einiger Zeit als Inbegriff der Effizienz galt, da schnell und unkompliziert, ist heute aus dem Blickwinkel der Produktivität der strittigste Dienst: die E-Mail. Die Probleme kamen mit dem Erfolg des Mediums. Laut einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2008 haben mindestens vier von fünf Berufstätigen eine dienstliche E-Mail-Adresse – eine hohe Zahl, da die Untersuchung nicht nur Bürojobs berücksichtigt. Als Folge wünschten sich 54 Prozent der beruflichen E-Mail-Nutzer Orientierungshilfen vom Arbeitgeber: Regeln, welche Vorgänge per E-Mail erledigt und welche besser per Telefon oder im persönlichen Gespräch erledigt werden sollen. In den USA hat sich diese Entwicklung bereits etwas früher abgezeichnet als hierzulande. Eine Reaktion der Unternehmen sind die „E-mail-freien Tage“. Dabei gibt der Arbeitgeber bestimmte Tage vor, an denen die Mitarbeiter ihre Kommunikation per Mail auf ein Minimum reduzieren sollen.

Ein Vorreiter dieser Methode in Deutschland ist die Leasing-Firma Maske AG aus Hamburg. Zwei Tage pro Monat sollen die Mitarbeiter nach Möglichkeit auf interne Mails verzichten und externe Ausgänge vermeiden. Von Strafen für Verstöße, wie sie in den USA üblich sind, sieht das Unternehmen jedoch ab. Im Fokus der Aktion steht der persönliche Kontakt: „Wir wollen die Mitarbeiter sensibilisieren, sich mit dem Thema zu befassen und einfach häufiger das Gespräch mit Vorgesetzten und Kollegen zu suchen“, erklärt Martin Peters, Direktor des Unternehmens, in einem Interview mit „MittelstandsWiki“. Es sei besser für Entscheidungsprozesse, wenn jemand ein Problem im Gespräch darstelle und gleich seine Meinung dazu sagen könne. Das stärke den Teamgeist und auch bei Kunden komme es gut an, den direkten Dialog zu wählen.

Doch nicht für alle Unternehmen wird das der richtige Weg sein. Der Bitkom ermittelte, dass nur eine Minderheit von 37 Prozent der Berufstätigen für E-Mail-freie Tage plädiert. 63 Prozent glauben nicht, dass sich dadurch die Leistung und Effizienz im Job steigern lässt. Auch Prof. Kerres hält die Methode eher für einen Gag und setzt auf die persönliche Verantwortung der Mitarbeiter: „Man muss für sich selbst eine Policy erstellen, um den eigenen Arbeitstag zu strukturieren“, so der Universitätsprofessor. Mitarbeiter sollten sich überlegen, ob es immer sinnvoll ist, das Mailfenster offen zu halten. Dabei helfe es, wenn das Management eine Erklärung abgebe, wie die Beschäftigten auf E-Mails reagieren sollten – etwa indem sie eine maximale Reaktionszeit vorgeben.

Einzelne Vorreiter gehen bei Ihrem E-Mail-Verzicht jedoch auch ganz individuelle Wege – vor allem prominente Vertreter der IT-Branche. 2006 machte beispielsweise der Blogger Jeff Nolan (TechCrunch) von sich reden, als er nach seinem Urlaub einfach mehrere Monate seiner Mails löschte. Auch der Risikokapitalanleger Fred Wilson machte kurzen Prozess: Er sei so weit zurück mit seinen Mails, dass er sie einfach entfernt habe und nun noch mal von vorne anfange. Wer nicht zu seinem Familien- und Freundeskreis gehöre, müsse die Mails noch einmal schicken. Zu einer weniger radikalen Methode greift Luis Suarez von IBM: E-Mails liest er nur noch, schreibt jedoch keine mehr. Seine Antworten gibt er ausschließlich mithilfe von Social Software. Wenn er zum Beispiel Links verbreiten möchte, nutzt er Social Bookmarking. In Blogs informiert er andere darüber, an was er gerade arbeitet. Wer mehr Mails beantworte, bekomme auch mehr, so Suarez. Deshalb spare sein System Zeit. Deshalb empfiehlt er dieses Vorgehen auch seinen Kollegen und Kunden. Ob Blogs, Social Networks, Community Spaces oder Wikis – er überlässt es jedem, der mit ihm kommunizieren möchte, auf welchem Weg er das tut.

Blended Communication

Doch diese Vielfalt der Instrumente ist zumeist nur in Unternehmen mit technischem Hintergrund gegeben. Prof. Kerres, der von den Vorteilen des Web 2.0 überzeugt ist, gibt sich skeptisch: „Der Web-2.0-Markt entwickelt sich im Privaten zwar sehr dynamisch, doch die Unternehmen reagieren nur in geringem Maße darauf.“ Zumindest sind es noch immer hauptsächlich die Technologiefirmen, die mit dem Web 2.0 experimentieren. Eine mögliche Erklärung: Viele Arbeitgeber wissen nicht, wie sie die Tools auf ihr Unternehmen zuschneiden können. Aktuell erlebt beispielsweise das soziale Netzwerk Twitter einen Boom. Mit dem Mikro-Blogging-Dienst können angemeldete Nutzer Textnachrichten mit maximal 140 Zeichen senden und die Nachrichten anderer Benutzer empfangen. Doch 1:1 ließe sich dieses Instrument nicht auf Unternehmen übertragen. Organisationen müssten diese oder ähnliche Tools nachhaltig in ihre Arbeitsprozesse integrieren und sich dabei daran orientieren, wie sie einen Mehrwert generieren können.

Doch es gibt auch andere Alternativen zur E-Mail. Für den kurzen Gedankenaustausch könnten Chatfunktionen dienen und für das Bereitstellen von Dokumenten ein Dokumentenmanagementsystem. Wie in der Weiterbildung bereits seit Jahren vorgelebt, besteht die Lösung meistens im Mix der Methoden. Dazu gehört ganz selbstverständlich auch ein großer Anteil persönlicher Kommunikation. „Letztlich brauchen wir schon die Vielzahl der Instrumente, um verschiedene Anlässe angemessen abzubilden“, fasst Kerres zusammen.

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