3. Die Zuschläge werden tatsächlich ausgezahlt
Ihr Betrieb muss die Zuschläge tatsächlich zahlen, und zwar zusätzlich zum Grundlohn.
4. Die zugrundeliegende Arbeit wurde vom Mitarbeiter tatsächlich geleistet
Steuerfrei sind nur Zuschläge, die Ihr Betrieb für geleistete Arbeit zahlt.
Achtung: Diese Voraussetzung wird von den Betriebsprüfern besonders gerne unter die Lupe genommen. Sie hält eine Falle bereit, wenn Mitarbeiter arbeitsunfähig erkrankt sind oder aus anderen Gründen nicht arbeiten (Mutterschutz). Die Beschäftigten haben im Fall der Arbeitsunfähigkeit Anspruch auf Entgeltfortzahlung, die grundsätzlich auch die Fortzahlung ihrer Zuschläge beinhaltet. Sie haben die zugrundeliegende Arbeit aber nicht geleistet. Damit sind die Zuschläge für die Zeit der Arbeitsunfähigkeit nicht lohnsteuerfrei.
5. Sie führen detaillierte Aufzeichnungen
Die Steuerbefreiung für Zuschläge setzt Einzelaufstellungen der von den entsprechenden Mitarbeitern geleisteten Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit voraus. Eine pauschaliert aufgezeichnete Abgeltung genügt nicht.
So bleiben die Zuschläge auch beitragsfrei
Die Zuschläge sind nach § 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) beitragsfrei in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, wenn sie
1. lohnsteuerfrei sind (s. o.)
2. aus einem Grundentgelt berechnet werden, das 25 € pro Arbeitsstunde nicht übersteigt. Überschreitet der Grundlohn den Betrag von 25 €/Stunde, sind nur die auf den übersteigenden Betrag anfallenden Zuschläge beitragspflichtig und zum Arbeitsentgelt hinzuzurechnen.
Mit freundlicher Unterstützung von:
Britta Schwalm (Autorin), Artikel: Personalwoche, BWRmed!a – ein Unternehmensbereich der VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
Der Fall:
Eine Krankenhausträgerin beschäftigte mehrere Assistenzärzte, die Bereitschaftsdienstzeiten ableisten mussten. Diese dauerten an Wochentagen vom Ende der regulären Arbeitszeit bis zum Beginn der regulären Arbeitszeit am Folgetag.
An Samstagen, Sonntagen sowie Feiertagen dauerte der Bereitschaftsdienst 24 Stunden. Die Arbeitgeberin rechnete die Entlohnung für die Bereitschaft auf pauschaler Basis ab. In den Entgeltabrechnungen wurden die Zahlungen auf einen Stundensatz von 5,66 €/Werktag (WT) und 8,46 €/Samstag (Sa), Sonntag (So) und Feiertag (FT) umgerechnet und zusammen mit der Anzahl der geleisteten Stunden verschiedenen Lohnarten zugeordnet. Einige Lohnarten (nachts etc.) wurden als lohnsteuerfrei behandelt.
Pauschale „Zuschläge“ können nicht steuerfrei sein
Das Finanzamt führte eine Lohnsteueraußenprüfung durch und bemängelte die Lohnsteuerfreiheit der gezahlten Zuschläge. Die Arbeitgeberin erhielt einen Nachforderungsbescheid wegen zu wenig gezahlter Lohnsteuer über 129.540,85 €. Der BFH bestätigte die Nachforderung: Es müsse zwischen dem Grundlohn und den steuerfreien Zuschlägen unterschieden werden.
Die steuerfreien Zuschläge dürften nicht Teil einer einheitlichen Entlohnung sein. Zudem werde bei dem System der Zuschläge nicht unterschieden, ob sie für tatsächlich geleistete Arbeit gezahlt werden. Dies setze grundsätzlich die Einzelaufstellung der tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden voraus. Die Zuschläge müssten außerdem jeweils einzeln dem jeweiligen Befreiungstat-bestand für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit zugeordnet werden.
Machen Sie es besser
Müssen Ihre Mitarbeiter arbeiten, wenn alle anderen frei haben, freuen sie sich über ein lohnsteuer- und beitragsfreies Extra als Ausgleich. Deshalb sollten Sie dafür sorgen, dass alle Voraussetzungen für die Abgabenfreiheit erfüllt sind. Zuschläge, die Ihre Mitarbeiter für Arbeit an Feiertagen und Sonntagen oder für Nachtarbeit erhalten (SFN-Zuschläge), sind steuerfrei, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen (§ 3b Einkommensteuergesetz (EStG), R 3b Lohnsteuerrichtlinien (LStR)):
1. Der Grundlohn für die Berechnung der Zuschläge liegt nicht über 50 € pro Stunde
Beim Grundlohn handelt sich um den auf eine Arbeitsstunde entfallenden Anspruch auf laufendes Arbeitsentgelt des jeweiligen Mitarbeiters. Damit die Zuschläge lohnsteuerfrei bleiben, müssen Sie von einem Grundlohn in Höhe von maximal 50 € pro Stunde ausgehen.
2. Die Grenzen des § 3b EStG werden nicht überschritten:
Für Arbeit … Zuschläge bis max. … steuerfrei Maximalzuschlag bei einem Grundlohn von 40 €
… am Sonntag (0 bis 24 Uhr) 50 % des Grundlohns 20 €
… am 31.12. (14 bis 24 Uhr)
und an gesetzlichen Feiertagen
(0 bis 24 Uhr) 125 % des Grundlohns 50 €
… am 24.12. (14 bis 24 Uhr)
und am 25.12., 26.12.
und 1.5. (0 bis 24 Uhr) 150 % des Grundlohns 60 €
… während der Nacht
für die Zeit von 20 bis 0 Uhr
und von 4 bis 6 Uhr 25 % des Grundlohns 10 €
… während der Nacht
für die Zeit von 0 bis 4 Uhr 40 % des Grundlohns 16 €
Achtung: Silvester und Heiligabend sind keine gesetzlichen Feiertage. Der Gesetzgeber hat für diese beiden Tage aber ausdrücklich die genannten Zuschläge begünstigt (§ 3b EStG, s. Tabelle).
