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Urlaubsgewährung: Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers

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Foto von Brusk Dede

Problempunkt

Im vorliegenden Fall war der Arbeitnehmer im Zeitraum vom 1.6.2012 bis zum 29.2.2016 als SPS/Roboter-Programmierer beim Arbeitgeber beschäftigt – arbeitsvertraglich war ein kalenderjährlicher Urlaub von 30 Werktagen vereinbart. Nach Maßgabe einer auf dem firmeneigenen Server abgespeicherten Urlaubsliste „Urlaub/Jahresübersicht 2014“ war für den Arbeitnehmer insoweit ein „Gesamt-Urlaub“ von über 70 Tagen vermerkt. Mit E-Mail vom 18.12.2015 wurde dem Arbeitnehmer mitgeteilt: „Sofern Resturlaub besteht, muss dieser bis zum 31.3.2016 genommen werden“. Das Arbeitsverhältnis endete indes durch arbeitnehmerseitige Kündigung mit Ablauf des 29.2.2016 – im weiteren zeitlichen Verlauf wurde eine finanzielle Abgeltung von 65 nicht genommenen Urlaubstagen gegenüber dem Arbeitgeber gerichtlich geltend gemacht. Der Arbeitgeber berief sich jedoch auf einen Verfall dieser Urlaubstage und verweigerte deren Abgeltung. Das zweitinstanzlich befasste LAG Berlin-Brandenburg wies die Klage wegen Verfalls des Urlaubsanspruchs ab.

Entscheidung

Das BAG beurteilte die angegriffene Entscheidung als teilweise fehlerhaft zum Nachteil des Arbeitnehmers. Die Entscheidung bestätigt die höchstrichterlich entwickelte Rechtsprechung zur richtlinienkonformen Auslegung von § 7 Abs. 3 BUrlG (vgl. BAG, Urt. v. 19.2.2019 – 9 AZR 423/16).

Ein Verfall des gesetzlichen Urlaubsanspruchs ist regelmäßig nur dann anzunehmen, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheit ordnungsgemäß erfüllt und der Arbeitnehmer diesen jedoch aus freien Stücken trotz allem nicht genommen hat. Mithin muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor in die Lage versetzt haben, den Urlaubsanspruch wahrzunehmen – dies ggf. mittels einer förmlichen Aufforderung sowie einer klaren, vollständigen und rechtzeitigen Mitteilung, insbesondere verbunden mit dem Hinweis, dass der Urlaubsanspruch andernfalls mit Ablauf des Kalenderjahres bzw. Übertragungszeitraums verfällt. Vorliegend genügte zumindest die streitbefangene E-Mail vom 18.12.2015 diesem Anforderungsprofil nicht. Etwaige Eintragungen auf betrieblichen Urlaubslisten bleiben indes auch weiterhin ohne das Hinzutreten besonderer Umstände regelmäßig als reine Wissenserklärungen zu qualifizieren (vgl. zur Angabe von Urlaubstagen auf Entgeltabrechnungen auch BAG, Urt. v. 19.3.2019 – 9 AZR 881/16).

Konsequenzen

Nunmehr präzisiert das BAG insbesondere das Anforderungsprofil zur Erfüllung der Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers. Neben einer an den Arbeitnehmer gerichteten Aufforderung, den Urlaub zu nehmen, ist ein klarer, rechtzeitiger sowie vollständiger Hinweis erforderlich. Inkludiert werden muss die Angabe der genauen Anzahl der verbleibenden Urlaubstage und etwaigeRechtsfolgen, falls – soweit der Arbeitnehmer hierzu auch tatsächlich in der Lage war – der insoweit konkret bezeichnete Urlaub nicht zum Ende des Kalenderjahres bzw. Übertragungszeitraums genommen wird, sowie der Zeitpunkt eines etwaigen Verfalls. Diesem Anforderungsprofil nicht entsprechen dürften rein abstrakte Angaben im Arbeitsvertrag, auf einem allgemein gehaltenem Merkblatt oder in kollektivarbeitsrechtlichen Vereinbarungen (vgl. BAG, Urt. v. 19.2.2019 – 9 AZR 541/15).

Die Entscheidung des BAG dürfte zumindest im Lager der Arbeitnehmer auf positive Resonanz stoßen. Abzuwarten bleibt indes, ob und ggf. inwieweit sich auch für Arbeitgeber die höchstrichterlich vorgenommene Konkretisierung des Anforderungsprofils zur ordnungsgemäßen Erfüllung der Mitwirkungsobliegenheiten als pragmatische Lösung im betrieblichen Alltag qualifiziert oder lediglich in einem unverhältnismäßigen bürokratischen Aufwand mündet.

Praxistipp

Idealerweise wird bereits bei der arbeitsvertraglichen Ausgestaltung klar und deutlich zwischen gesetzlichem Urlaub und einem etwaig vertraglich vereinbarten Mehrurlaub differenziert. Hierbei sollte man besondere Sorgfalt walten lassen, um einen zumindest aus Arbeitgebersicht nachteilhaften Gleichlauf zwischen gesetzlichem und vertraglichem Urlaubsanspruch zu vermeiden. Mit Blick auf den vertraglich vereinbarten Mehrurlaub können ausdrückliche Regelungen zu einem (abgeltungsfreien) Verfall und dem Ausschluss jedweder Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers inkludiert werden. Freilich müssen jeweils vorhandene Prozesse im Personalbereich die arbeitgeberseitigen Mitwirkungsobliegenheiten hinsichtlich des Urlaubsanspruchs vollumfänglich reflektieren – etwaig erforderliche Hinweisschreiben haben dabei wiederum jenes von der höchstrichterlichen Rechtsprechung entwickelte Anforderungsprofil zu erfüllen.

Mit freundlicher Genehmigung der HUSS-MEDIEN GMBH aus AuA 3/20, S. 183.

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