Voraussetzung und Gemeinsamkeit für Personalabbau- und Transferprozesse ist immer eine “Schieflage” des Unternehmens. Es sind zu viele Mitarbeiter “an Bord” oder zu viele Arbeitnehmer am falschen Platz.
In großen und gesunden Unternehmen beschäftigen sich ganze Abteilungen oder Unternehmenstöchter mit dem Personalüberhangmanagement eines Konzerns. Der Personalüberhang entsteht i.d.R. durch innerbetriebliche Umstrukturierungen oder ein Outsourcing von Geschäftsprozessen. Oft wird aber auch über den eigenen Bedarf hin ausgebildet, so dass nicht für alle Auszubildenden nach erfolgreichem Abschluß ihres Ausbildungsberufes eine dauerhafte Beschäftigung im Ausbildungsbetrieb möglich ist.
Müssen ganze Betriebsteile, Standorte oder sogar das gesamte Unternehmen aufgegeben werden, ist eine Transfergesellschaft für Arbeitgeber und Arbeitnehmer der sozialverträglichste Prozess.
Oberstes Ziel ist bei beiden Prozessen dabei immer einen Arbeitnehmer auf eine neue Stelle zu platzieren und vor einem Ausscheiden in die Arbeitslosigkeit zu bewahren. Während beim Personalüberhangmanagement sowohl eine Vermittlung in und außerhalb des Unternehmens in Frage kommt, ist im Transferprozess immer die Vermittlung in ein neues Unternehmen das Ziel.
Die Erfahrungen zeigen, dass die Unterstützung solcher Prozesse, bei denen mehr als 50 Mitarbeiter betroffen sind, sich nicht mehr mit Papier und Bleistift sinnvoll handhaben lassen, sondern eine EDV-Unterstützung notwendig wird.
Softwareanforderungen
Geleitet von dem Ziel einen jeden Mitarbeiter auf einen neuen Arbeitsplatz zu bringen, gilt es eine Softwarelösung zu wählen, die das Hauptaugenmerk auf den Vermittlungprozess legt.
Das bedeutet im ersten Schritt, dass über eine Profiling-Komponente alle für eine Vermittlung relevanten Informationen des Arbeitnehmers erfaßt werden können und gegen offene Stellen im Arbeitsmarkt mittels Matchingprozess abgeglichen werden können.
Im zweiten Schritt geht es um optimale Kommunikationsintrumente zwischen Vermittler und neuem Arbeitgeber um Kandidaten zu platzieren.
Softwareanforderungen in der Profiling-Phase
Innerhalb des Profilings müssen u.a. Stammdaten, Qualifikationen und berufliche Präferenzen erfasst werden. Handelt es sich um ein Profiling gemäß §216a SGB III, gilt es den jeweils aktuellen Profiling-Bogen (Vorgabe: Bundesagentur für Arbeit) zu füllen. In diesen Fällen sollte die Software entsprechende Unterstützung beim Ausfüllen des Formulars und der anschließenden formgerechten Aufbereitung und Übermittlung an die Bundesagentur für Arbeit bieten.
Um möglichst viel Zeit für die Kandidaten zu haben ist es wichtig, dass eine Software das automatische Hochladen von Grunddaten unterstützt, die das “abgebende Unternehmen” i.d.R. aus dem Lohn- und Gehaltsprogramm exportieren kann.
Geht es um eine Vielzahl von Kandidaten, die in einer oft sehr kurzen Profilingphase zu bearbeiten sind, muss zwingend ein Stundenkalender zur Planung und Terminierung der Kandidaten und Berater/innen genutzt werden können.
Softwareanforderungen im Transferprozeß
Sobald alle Qualifikationen und beruflichen Präferenzen eines Kandidaten erfaßt sind, müssen Arbeitsplatzangebote gesucht und dem Kandidaten vorgestellt werden. In diesem Prozess läßt sich, durch den Einsatz geeigneter Software, ein Höchstmaß an Effizienz erreichen. Während in der Vergangenheit viel Beraterzeit mit der Suche einzelner Stellen für einzelne Kandidaten bzw. Kandidatengruppen aufgewendet wurde, können heute intelligente Stellenpools diesen Arbeitsaufwand maßgeblich reduzieren.
Ein Stellenpool ist eine Datenbank, die permanent “gefüttert” wird. Die Daten des Stellenpool sind – unter Einsatz von Suchmaschinentechnologie – indizierte Stellenangebote von verschiedensten Internet-Jobbörsen, Firmenhomepages, katalogisierten Stellenangeboten aus Tageszeitungen und zusätzlich – im Prozess des Research – generierte verdeckten Stellenangeboten.
Ein tägliches und automatisches Matching generiert kandidatenspezifisch Stellenvorschläge. Die einzelnen Vorschläge können dem Berater oder dem Kandidaten direkt (auf Wunsch per E-Mail) zugeleitet werden.
Für die Kommunikations- und Vermittlungsprozesse wird ein Firmendatenbank benötigt, in der ein vollständiges History-Logging abgebildet wird und auch Verknüpfungen zu offenen Stellenangeboten und vorgeschlagenen Kandidaten nachvollziehbar sind.
Für den Vermittlungsprozeß an sich bedarf es aller Werkzeuge die “state of the art” sind. Angefangen mit der Möglichkeit Kandidatenprofile anonymisiert in Kandidatendatenbanken zu publizieren. Darüber hinaus die Generierung von Bewerbungsunterlagen, die digital weiterverarbeitet und als PDF-Dokument per E-Mail versendbar und auch für den Postversand druckbar sind.
Beste Erfahrungen gibt es im Vermittlungsprozeß mit “digitalen Bewerbungsmappen”. Hier erhalten die potentiellen Arbeitgeber die Kandidaten-Informationen als “gelinkte WebSites” per E-Mail, haben kompletten Zugriff auf den Lebenslauf, alle relevanten Bewerbungsdokumente und die Möglichkeit ein Feedback in Form einer Einladung, Rückfrage oder Absage direkt im Dialog zu formulieren.
Zur Anpassung der Qualifikation der Mitarbeiter an die jeweils aktuellen Bedürfnisse des Arbeitsmarktes wird – unter Berücksichtigung der kandidatenspezifischen Kenntnisse und beruflichen Präferenzen – ein kombiniertes Qualifikations- und Weierbildungsmanagement benötigt, welches auch die “ESF- und BA-Spielregeln” nebst dem dazugehörigen Antrags- und Genehmigungsverfahren unterstützt.
Weitere Softwareanforderungen
Als weitere Softwareanforderungen gelten eine Vielzahl von verwaltungsunterstützenden Prozessen, die Möglichkeit Einzel- und Gruppenberatungen und ein Abschlußgespräch zu dokumentieren. Bei den Anforderungen im Reporting zeigt sich, dass es neben nur wenigen Standardreports eine Vielzahl von Varianten beim Projektreporting gibt, die – je nach Projekt – auch wieder unterschiedliche Informationsaufbereitungen benötigen.
Fazit
Abschließend läßt sich feststellen, dass der Erfolg bei der Gewinnung von Transferprojekten im Schlüssel immer durch die präsentierte Beraterkompetenz und die Konzeption beeinflußt wird.
Der wirkliche Erfolg ist jedoch die meßbare Vermittlungsquote, die bei größeren Personalüberhang- und Transferprozessen nur noch durch effektive Softwareunterstützung zu meistern ist.
