So umfahren Sie jedes Abrechnungshindernis

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Foto von NESA by Makers

Wenn Sie Ihrem Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug zur Verfügung stellen, handelt es sich stets um einen geldwerten Vorteil, den Sie sowohl der Lohnversteuerung als auch der Verbeitragung zur Sozialversicherung unterwerfen müssen. Der geldwerte Vorteil vermindert sich der Höhe nach regelmäßig um ein eventuelles Entgelt, welches der Beschäftigte für die Nutzung des Firmenfahrzeugs zu zahlen hat. In letzter Zeit kam es häufig zu Auseinandersetzungen zwischen Finanzverwaltung und Arbeitnehmern, weil Zuzahlungen, Eigenanteile und Entgelte lohnsteuerlich nunmehr differenziert zu behandeln sind.

Anschaffungskosten

Wenn Ihr Mitarbeiter Zuzahlungen zu den Anschaffungskosten des Firmenwagens leistet, vermindern diese Zuzahlungen – nach wie vor unstrittig – den monatlichen geldwerten Vorteil, unabhängig davon, ob dieser im Rahmen der 1%-Regelung oder der Fahrtenbuchmethode ermittelt wird.

Verrechnung

Nach dem jüngsten BMF-Schreiben vom 6.2.2009, Az.: IV C 5 – S 2334/08/10003, 2009/0046728, wirken sich die Zuzahlungen nicht nur im Kalenderjahr der tatsächlichen Leistung steuermindernd aus, sondern auch in den darauf folgenden Kalenderjahren. Das bedeutet, dass eine Lohnversteuerung des geldwerten Vorteils so lange nicht in Betracht kommt, bis der Betrag der Zuzahlung aufgebraucht ist.

Stolpersteine

Böse Stolpersteine sind Eigenanteile und Zuzahlungen zu den laufenden Betriebskosten, die Arbeitnehmer im Rahmen der Dienstwagengestellung zu tragen haben. Mit den BFH-Urteilen vom 18.10.2007, Az.: VI R 57/06 und VI R 59/06, hat der Bundesfinanzhof klargestellt, dass im Rahmen der Dienstwagenbesteuerung einzelne, vom Arbeitnehmer selbst getragene Kraftfahrzeugkosten als Werbungskosten berücksichtigt werden können, wenn der Nutzungsvorteil nach der so genannten Fahrtenbuchmethode ermittelt wird. Dagegen kommt ein Werbungskostenabzug nach höchstrichterlicher Rechtsprechung nicht in Betracht, wenn der Nutzungsvorteil pauschal im Rahmen der 1%-Regelung bemessen wird. Im Rahmen eines Nichtanwendungserlasses (vgl. BMF-Schreiben vom 6.2.2009, Az.: IV C 5 – S 2334/08/10003, 2009/0046712) hat das Bundesfinanzministerium die Finanzverwaltung angewiesen, dieses Urteil über den Einzelfall hinaus nicht anzuwenden. Die Rechtsgrundsätze des BFH-Urteils vom 18.10.2007, Az.: VI R 57/06, werden hinsichtlich der Anwendung der Fahrtenbuchmethode von den obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder nicht geteilt. Der Arbeitnehmer ist in Höhe der selbst getragenen Aufwendungen nicht bereichert, womit die gesetzlichen Voraussetzungen des § 8 Absatz 1 EStG in Verbindung mit § 19 Absatz 1 EStG nicht erfüllt sind. Wenn der geldwerte Vorteil nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt wird, fließen vom Arbeitnehmer selbst getragene Aufwendungen nicht in die Gesamtkosten ein und erhöhen entsprechend den individuell zu ermittelnden geldwerten Vorteil nicht (vgl. R 8.1 Absatz 9 Nr. 2 Satz 1, 2. Halbsatz LStR 2008, „dabei bleiben vom Arbeitnehmer selbst getragene Kosten außer Ansatz“). Diese eher missverständliche Formulierung soll bedeuten, dass die vom Arbeitnehmer selbst getragenen Kosten nicht in die Gesamtkosten einfließen; die Formulierung bedeutet nicht, dass die vom Arbeitnehmer selbst getragenen Kosten nicht den geldwerten Vorteil mindern bzw. Werbungskosten darstellen. Im Ergebnis kommt weder bei der 1%-Regelung noch bei der Fahrtenbuchmethode eine steuerliche Anerkennung der von den Arbeitnehmern selbst getragenen Kraftfahrzeugkosten als Werbungskosten in Betracht. Anstelle der Geltendmachung der Eigenanteile als Werbungskosten im Rahmen der persönlichen Einkommensteuererklärung Ihres Arbeitnehmers kann prinzipiell auch eine Verrechnung mit dem geldwerten Vorteil im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung vorgenommen werden. Dies gilt jedoch nur dann, wenn der geldwerte Vorteil nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt wird, nicht jedoch bei der 1%-Regelung.

Beispiel Eigenanteile

Eine Autovermietung überlässt ihren Arbeitnehmern kostenlos Vermietfahrzeuge zur Privatnutzung. Die Treibstoffkosten sind jedoch von den Arbeitnehmern selbst zu tragen. Nach Maßgabe der Lohnsteuerrichtlinien (vgl. R 8.1 Absatz 9 Nr. 1 Satz 5 LStR 2008) sind Kürzungen der Bemessungsgrundlage, z. B. wegen einer Beschriftung des Kraftwagens, wegen eines privaten Zweitwagens oder wegen Übernahme der Treibstoff- oder Garagenkosten durch den Arbeitnehmer, nicht zulässig. Im Ergebnis müssen Sie bei einem Arbeitnehmer, der erhebliche Eigenanteile leistet, einen geldwerten Vorteil in der gleichen Höhe zugrunde legen wie bei einem Arbeitnehmer, der keine Zuzahlungen leisten muss.

Vereinbarungen

In der Praxis sehr häufig anzutreffen sind Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, wobei dem Beschäftigten ein Fahrzeug einer bestimmten Kategorie zusteht. Möchte der Mitarbeiter ein höherwertiges Fahrzeug nutzen oder zusätzliche Sonderausstattungen bestellen, muss er Zuzahlungen leisten. Soweit es sich um Zuzahlungen zu den Anschaffungskosten handelt, mindern diese den geldwerten Vorteil. Handelt es sich hingegen um Zuzahlungen zu bzw. Eigenanteile an den monatlichen Leasingraten, dürfen diese den geldwerten Vorteil nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht mindern. Insoweit fallen die Zuzahlungen steuerlich unter den Tisch und sind aus versteuertem und verbeitragtem Arbeitsentgelt zu leisten. Nach Ansicht der Finanzverwaltung sind die Eigenanteile des Arbeitnehmers nicht als Entgelt anzusehen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob der geldwerte Vorteil im Rahmen der 1%-Regelung oder der Fahrtenbuchmethode ermittelt wird. Sie können die lohnsteuerlichen Konsequenzen dieser Stolpersteine geschickt vermeiden, indem Sie mit dem Arbeitnehmer nicht einen Eigenanteil an der monatlichen Leasingrate, sondern ein Entgelt in der gleichen Höhe für die Privatnutzung des Firmenwagens vereinbaren. In diesem Fall werden Sie den Anforderungen der Finanzverwaltung in vollem Umfang gerecht – auch wenn diese Betrachtungsweise in wirtschaftlicher Hinsicht völlig identisch mit der Vereinbarung eines Selbstbehalts ist. In juristischer Hinsicht mag diese Ansicht einwandfrei sein – in der Praxis jedoch führt sie zu Verunsicherung und stößt eher auf Unverständnis.

Quelle: LohnPraxis

Sebastian Ofer

Chefredakteur bei HRM Research Institute

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