Sind Expats wirklich so teuer? Entsendungsstrategien und Vergütung

Vertragliche Ausgangssituation von Expats

Deutsche sind im Ausland regelmäßig auf Grundlage eines

Foto von bruce mars

• Entsendungsvertrags mit der Heimatgesellschaft oder eines
• Lokalvertrags mit dem ausländischen Unternehmen

tätig, vgl. auch die Grafiken bei Gemmel, AuA 5/08, S. 270 ff. Dabei können die Parteien den Vertrag grundsätzlich frei wählen und gestalten. In vielen Gesellschaften gibt es jedoch sog. Entsendungsrichtlinien über einheitliche Bedingungen.

Unternehmensinterne Regelungen unterscheiden häufig zwischen „host based“ (Lokalverträge) und „home based“ (Entsendungsverträge) in Abhängigkeit von der beabsichtigten Arbeitsdauer im Ausland. Bei kurz- bis mittelfristigen Auslandseinsätzen verwendet man überwiegend Entsendungsverträge, mittel- bis langfristige oder dauerhafte Auslandsbeschäftigungen erfolgen i. d. R. auf Basis eines Lokalvertrags.

• Im Rahmen eines home based Auslandseinsatzes bleibt der Arbeitsvertrag mit der Gesellschaft im Heimatland bestehen. Für einen befristeten Zeitraum werden in einem Entsendungsvertrag hauptsächlich der Arbeitsort zum jeweiligen Auslandsstandort geändert sowie – abhängig von der tatsächlichen Dauer, dem Einsatzort, der Tätigkeit und weiteren Kriterien – Zusatzleistungen gewährt.
• Bei einem Lokalvertrag schließt die Auslandsgesellschaft (i. d. R. eine Tochtergesellschaft des ursprünglichen Arbeitgebers) einen Anstellungsvertrag mit dem Expat. Der Anstellungsvertrag im Heimatland wird entweder aufgelöst (bei ausschließlichem Lokalvertrag) oder ruhend aufrechterhalten, um für den Arbeitnehmer mehr Sicherheit zu gewährleisten und diesen an das Unternehmen zu binden.

Übersicht

Entsendungs- oder Lokalvertrag

Vereinbarung der Gehaltspakete

Wie sich Gehaltspakete zusammensetzen sowie ob bzw. welche Auslandszulagen und Zusatzleistungen vereinbart werden, ist grundsätzlich Gegenstand der Vertragsverhandlungen. Dies hängt von den jeweiligen individuellen Umständen sowie in der Praxis von der Anwendbarkeit interner Richtlinien für den Auslandseinsatz ab.

Beispiele

Typische Bestandteile eines Gehaltspakets von entsendeten Mitarbeitern sind neben der fortgeführten Grundvergütung aus dem Inlandsarbeitsverhältnis und Bonusansprüchen bspw.:

• Mietkostenzuschuss,
• Lebenshaltungskostenausgleich,
• Abschluss von Sozial- und Risikoversicherungen zur privaten Absicherung,
• Umzugskostenerstattung,
• Schulgebühren für Kinder,
• Sprachkurse,
• Familienheimflüge.

Für entsendete und lokale Arbeitnehmer kann man Gehalts- und Zusatzvereinbarungen grundsätzlich auf vergleichbarem Niveau vereinbaren. Allerdings zeigt sich in der Praxis, dass die entsprechenden Pakete für diese zwei Arten der Vertragsgestaltung meist unterschiedlich sind (s. unten), vgl. auch Mauer, AuA 6/09, S. 334 ff.

Wichtig

Hat die Heimatgesellschaft Richtlinien für den Auslandseinsatz, finden diese auf Arbeitnehmer mit Entsendungsverträgen weiter Anwendung. Deren Gehaltspakete sind daher regelmäßig einheitlich vorgegeben. Bei einem ausschließlichen Lokalvertrag müssen die Parteien das Gehaltspaket und sonstige Leistungen dagegen anderweitig vereinbaren, da Regularien der deutschen Gesellschaft keine automatische Anwendung mehr finden. Sofern nicht die Auslandsgesellschaft Regelwerke für Expats hat oder entsprechende Konzernrichtlinien bestehen, kann man individuelle Konditionen aushandeln.

Übersicht

Geltung von Vereinbarungen

Falls der Heimatvertrag lediglich ruhen soll, können zusätzliche Regelungen mit dem deutschen Arbeitgeber vereinbart werden oder über entsprechende Richtlinien Geltung erlangen.

Grundsätzlich können die Parteien die Gestaltung des Arbeitsvertrags frei wählen, soweit nicht zwingende rechtliche Vorschriften – auch des Einsatzlands – entgegenstehen. Allerdings haben die meisten internationalen Gesellschaften interne „Entsendungsrichtlinien“, die den Auslandseinsatz regeln und nicht nur vorgeben, welcher Vertragstyp zu wählen ist, sondern auch welche Leistungen es während des Auslandseinsatzes gibt.

Einschränkungen durch die geltende Rechtsordnung

Wie man solche Vereinbarungen rechtlich gestalten kann, bspw. ob ein Rückzahlungsvorbehalt für Umzugskostenerstattung bei vorzeitigem Ausscheiden zulässig ist oder Einzelheiten bei Bonusansprüchen, richtet sich nach der jeweils geltenden Rechtsordnung. Ein Lokalvertrag mit der ausländischen Gesellschaft unterliegt regelmäßig dem dort geltenden Recht, wenn nicht eine abweichende Rechtswahl zulässig ist und getroffen wurde. Dies ist anders bei einem mit dem deutschen Unternehmen geschlossenen Entsendungsvertrag. Das Arbeitsrecht des Tätigkeitsstaats findet in einer solchen Situation nicht notwendigerweise Anwendung, obwohl die Parteien dies vereinbaren können.

Wichtig

Allerdings ist zu beachten, dass trotz der Geltung deutschen Rechts in vielen Ländern bestimmte zwingende gesetzliche Vorschriften – z. B. zur Arbeitszeit – einzuhalten sind. Bei vereinbarter Anwendbarkeit ausländischen Rechts hängt die tatsächliche Reichweite einer solchen Rechtswahl, d. h. ob zusätzlich weiterhin deutsche Rechtsvorschriften anwendbar sind, von den Umständen des Vertragsschlusses und der Vertragsdurchführung ab.

Arbeits-, aufenthalts- oder steuerrechtliche Vorschriften des Einsatzlands können oft dazu führen, dass ein lokaler Anstellungsvertrag nach örtlichen Rechtsvorschriften abgeschlossen werden muss. Andererseits sind bspw. Repräsentanzen ausländischer Gesellschaften i. d. R. keine eigenständigen Rechtssubjekte und können daher häufig keine eigenen Arbeitsverträge schließen. Die Anstellung von ausländischen Repräsentanten kann dann nur mit der Heimatgesellschaft erfolgen, der Expat erhält einen Entsendungsvertrag. Auch zum Verbleib in der deutschen Sozialversicherung ist für Arbeitnehmer oftmals ein solcher Vertrag interessant.

Übersicht

Anwendbares Recht

Lokal- statt Entsendungsvertrag?

Basierend auf der allgemeinen Annahme, dass entsendete Arbeitnehmer teurer sind als lokale, stellen Unternehmen häufig Entsendungs- auf Lokalverträge um. Solche nachträglichen Änderungen setzen aber das Einverständnis des Mitarbeiters voraus. Hilfreich ist dann die Tatsache, dass Lokalverträge – auch wenn sie günstiger für das Unternehmen sind – nicht zwangsläufig finanziell nachteilig für den Arbeitnehmer sein müssen.

Im Allgemeinen sind entsendete Beschäftigte tatsächlich teurer als solche mit Lokalvertrag. Dies ist überwiegend deshalb so, weil home based Arbeitnehmer die gesamte Gehaltsstruktur aus der Heimatgesellschaft beibehalten und zusätzlich ein entsprechendes Auslandspaket erhalten. Dieses soll finanzielle Nachteile durch den Auslandseinsatz kompensieren, auch auf der Grundlage entsprechender Entsendungsrichtlinien. Sie sind häufig aus der Perspektive des Heimatlands entworfen und orientieren sich daher nicht nur an der deutschen Rechtsauffassung, sondern auch am deutschen Lebensstandard. Da sie zudem oftmals generell Anwendung finden – auf Arbeitnehmer in unterschiedlichen Situationen und manchmal sogar in verschiedenen Ländern –, lassen solche Regelwerke nicht selten die Berücksichtigung entsprechender lokaler Besonderheiten und Bedürfnisse sowie einen erforderlichen Gestaltungsspielraum vermissen. Potenzial zur Kostenoptimierung wird in diesen Fällen nicht genutzt.

Im Gegensatz hierzu stellen ausländische Tochterunternehmen deutsche Mitarbeiter vor Ort gewöhnlich zu ortsüblichen Bedingungen ein. Die „großen Pakete“ werden nicht gewährt, sondern das Gehalt den lokalen Gegebenheiten angeglichen und Sonderzulagen nur moderat vorgesehen. Lokalverträge haben daher einen schlechten Ruf und im Ausland tätige Beschäftigte sehen sie oft pauschal als Benachteiligung gegenüber Entsendungsverträgen.

Praxistipp

Allerdings muss dies nicht zwangsläufig so sein. Lokale Vereinbarungen und Regelungen, die gerade keine generelle internationale Geltung haben, können individuelle Bedürfnisse berücksichtigen und Grundlage für ein angepasstes Vergütungspaket sein – allerdings nur, wenn die Unternehmen bereit sind, Flexibilität bei der Gestaltung zu zeigen.

Interne Richtlinien für den Auslandseinsatz sollten möglichst spezifisch gestaltet sein und nicht nur Besonderheiten des Einsatzlands berücksichtigen, sondern zudem Gestaltungsspielraum für individuelle Gehalts – zusammenstellungen bieten.

Passende Gehaltspakete auch bzgl. der Sozialversicherung

So kann die Entscheidung für den Abschluss von Lokal- oder Entsendungsvertrag bspw. maßgeblichen Einfluss auf die sozialversicherungsrechtliche Situation des Arbeitnehmers haben und sich so unmittelbar finanziell vorteilhaft oder nachteilig auswirken. Grundsätzlich hängt die Pflicht zur Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen primär vom tatsächlichen Arbeitsort ab. Jedoch sehen die Ausstrahlung des § 4 Viertes Buch Sozialgesetzbuch sowie die Sozialversicherungsabkommen, die Deutschland mit verschiedenen Ländern geschlossen hat, den Verbleib in der deutschen Sozialversicherung vor, wenn der Mitarbeiter für einen befristeten Zeitraum ins Ausland entsendet wird (Australien, Bosnien- Herzegowina, Chile, China, Indien, Israel, Japan, Kanada, Korea, Kroatien, Marokko, Mazedonien, Montenegro, Quebec, Serbien, Türkei, Tunesien, USA; s. auch www.arbeit-und-arbeitsrecht.de/downloads).

Im Allgemeinen können Expats bei einer Entsendung in der deutschen Sozialversicherung verbleiben und – im Anwendungsbereich eines Sozialversicherungsabkommens – gleichzeitig zeitlich befristet von der Pflicht zur Beitragsabführung im Tätigkeitsstaat befreit werden. Ein lokal Beschäftigter deutscher Arbeitnehmer hingegen kann (und muss) für den gesamten Zeitraum nur in die deutsche Sozialversicherung einzahlen, wenn auf der Grundlage eines Sozialversicherungsabkommens eine entsprechende Ausnahme vereinbart wurde.

Praxistipp

Es kann für einige Mitarbeiter jedoch gerade vorteilhaft sein, aus dem staatlichen Rentenversicherungssystem auszuscheiden und stattdessen eine private Vorsorge zu treffen. Wenn in einem solchen Fall die Pflichtversicherung im Heimatland endet, besteht die Möglichkeit, die bisherigen Arbeitgeberbeiträge oder Teile hiervon an den Arbeitnehmer direkt auszuzahlen. Diese Leistungen erhöhen unmittelbar das Gehaltspaket, ohne dass für das Unternehmen höhere Kosten anfallen.

Überprüfung von Vergütungsbestandteilen

Gesellschaften sollten ihre Richtlinien und Vereinbarungen mit Beschäftigten im Ausland regelmäßig kontrollieren – insbesondere solche mit bereits längerer Geltung – und prüfen, ob diese (noch) den tatsächlichen Erfordernissen entsprechen. Allerdings gilt auch hier, dass nachträgliche Änderungen nur einvernehmlich möglich sind. Gerade „international gültige Richtlinien“ hinken den tatsächlichen Gegebenheiten oftmals hinterher und sehen so z. B. Zuschüsse und Ausgleichszahlungen vor, die nicht mehr zeitgemäß sind.

Beispiel

Insbesondere kann sich das Bedürfnis für einen Mietkostenzuschuss über die Zeit verändern und unbemerkt unnötige Kosten für das Unternehmen produzieren. Arbeitnehmer kann man durch eine entsprechende Vertragsgestaltung motivieren, die hierfür anfallenden Zuschüsse niedrig zu halten, wenn sie bspw. an den Einsparungen teilhaben und einen definierten Prozentsatz als zusätzliche Zahlung bekommen. Erhält ein Mitarbeiter z. B. einen Mietkostenzuschuss i. H. v. 2.000 Euro, lohnt es sich sowohl für ihn als auch für die Gesellschaft, wenn er eine Wohnung für lediglich 1.400 Euro mietet, er aber 50 % des eingesparten Betrags zusätzlich erhält.

Praxistipp

In einem nächsten Schritt sollte die Gesellschaft prüfen, ob die gewährten Budgets tatsächlich den örtlichen Gegebenheiten entsprechen oder zu hoch bemessen sind. Ähnliche Gestaltungen können auch für Flüge, Dienstwagen, Umzugskosten usw. vereinbart werden, um die Ausgaben für das Unternehmen auf das tatsächlich erforderliche Maß zu reduzieren, ohne die Expats zu benachteiligen.

Nutzen von Steuervorteilen

Ein weiterer Fokus kann auf der Nutzung von Steuervorteilen liegen. Oft sehen Unternehmen ein bestimmtes Budget für Mitarbeiter vor und planen, dieses gesamt als Basisgehalt auszuzahlen. Hierbei bleiben jedoch mögliche Steuervorteile unberücksichtigt, die bei gleichen Ausgaben für den Arbeitgeber das Nettogehalt für den Betreffenden erhöhen bzw. stabil halten, bei gleichzeitiger Verringerung der Kosten für die Gesellschaft. Die dauerhafte Tätigkeit im Ausland führt i. d. R. dazu, dass das Gehalt spätestens nach einem bestimmten Zeitraum – unabhängig davon, wo die Zahlung erfolgt – der Besteuerung im Tätigkeitsland unterliegt.

Bei der Festlegung des Vergütungspakets sollten daher

• landesspezifische Steuervorschriften berücksichtigt und
• legale Gestaltungsspielräume genutzt werden. Bei Entscheidungen über Gehaltsanpassungen kann man auch berücksichtigen, dass ggf. bereits
• ein im Ausland niedrigerer Steuersatz zu einer Erhöhung des Nettogehalts führt. Insbesondere sind Möglichkeiten von
• steuerfreien Leistungen und
• Erstattungen des Arbeitgebers sowie
• Sonderregelungen für bestimmte Einkommensbestandteile im Auge zu behalten.

Beispiel

Bspw. gelten die Überlassung von Wohnung oder Dienstwagen im Ausland nicht überall wie in Deutschland als zu versteuernder geldwerter Vorteil. So stellen in Großbritannien notwendige Unterkunftskosten, vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte privat genutzte Handys, Umzugs- und Weiterbildungskosten steuerfreies Einkommen dar. In Frankreich führen Beiträge zur Lebensversicherung sowie Kinderbetreuungskosten zu einer möglichen Steuerminderung. Bei einem Einsatz in der VR China können ausländische Arbeitnehmer nicht nur einen Fixbetrag von 4.800 CNY (ca. 480 Euro) je Monat von ihrem Einkommen abziehen, sondern auch Erstattungen und Direktleistungen des Arbeitgebers für Miete, Verpflegung, Wäscherei, Dienstreisen, Familienbesuche, Sprachtraining oder Ausbildungskosten der Kinder etc. steuerfrei erhalten, solange diese Kosten angemessen sind und durch Originalrechnung belegt werden.

Werden solche steuerlichen Einflüsse bei der Festlegung des Gehaltspakets des Expats berücksichtigt, kann dies die Kosten für die Gesellschaft reduzieren, ohne dass für den Arbeitnehmer ein finanzieller Nachteil entsteht. Das nachfolgende Beispiel für einen Einsatz in China zeigt, dass man das verfügbare Gehalt des Expats durch die Berücksichtigung von steuerfreien Leistungen bereits bei der Vertragsgestaltung um rund 1.000 Euro erhöhen kann, ohne dass die Ausgaben für das Unternehmen steigen.

Lokalisieren und Beenden von Auslandsbeschäftigungen

Zu guter Letzt kann auch die echte Lokalisierung zu Kosteneinsparungen führen. Es kann angezeigt sein, darüber nachzudenken, ob für die entsprechende Position tatsächlich ein ausländischer Arbeitnehmer erforderlich ist. Hierbei sind maßgeblich die Besonderheiten des jeweiligen Landes, der Kultur und insbesondere Ausbildung sowie Qualifizierung der Mitarbeiter ausschlaggebend. Manchmal kann auch ein lokaler Angestellter, dessen Gehaltserwartungen häufig niedriger sind, die Anforderungen an die Position erfüllen. Allerdings ist zu berücksichtigen, dass aufgrund lokaler Antidiskriminierungsverbote in vielen Ländern Anstellungsbedingungen und Gehalt eines lokalen Arbeitnehmers nicht lediglich wegen dessen Staatsangehörigkeit niedriger sein dürfen. Positionen, die einen erheblichen Bedarf an Koordination und Austausch von Informationen mit dem Headquarter vorsehen, sind oftmals prädestiniert für deutsche Mit arbeiter. Allerdings haben lokale Arbeitnehmer den Vorteil, dass sie kulturelle Gegebenheiten kennen, die wirtschaftliche Struktur verstehen und in lokale Netzwerke integriert sind. Manchmal sind ausländische Mitarbeiter mit einer Ausbildung und Berufserfahrung Deutschland ein guter Kompromiss.

Wichtig

Will man in diesem Zusammenhang den Auslandseinsatz eines Deutschen vorzeitig beenden, ist jedoch Vorsicht geboten, um nicht unnötig weitere Kosten zu produzieren. Welche rechtlichen Risiken und Kostenfallen hiermit verbunden sind, hängt von der Vertragsgestaltung und dem anzuwendenden Recht ab. Die Beendigung bei einem Arbeitnehmer mit Lokalvertrag muss regelmäßig nach den jeweiligen Landesvorschriften erfolgen. Daneben ergeben sich möglicherweise zusätzliche Ansprüche aus vertraglichen Vereinbarungen. Zudem ist darauf zu achten, ob weitere (ruhende) Anstellungsverträge innerhalb des Konzerns bestehen und der Mitarbeiter eventuell einen Beschäftigungs- oder Wiedereinstellungsanspruch in der deutschen Gesellschaft hat.

Bei der Beendigung des Auslandseinsatzes eines entsendeten Mitarbeiters gilt es, verschiedene Möglichkeiten in Betracht zu ziehen. Ein einseitiger Rückruf ist nur dann möglich, wenn sich die Gesellschaft im Vertrag ein solches Recht wirksam vorbehalten hat, d. h. die Vereinbarung gemäß den anwendbaren AGB-Vorschriften insbesondere einen Rückrufgrund erkennen lässt und eine ausreichende Frist vorsieht. Soll das Arbeitsverhältnis mit dem entsendeten Arbeitnehmer vollständig beendet werden, gilt i. d. R. deutsches Kündigungsrecht und ein existierender deutscher Betriebsrat ist zu beteiligen. Zudem kann aufgrund der tatsächlichen Beschäftigung nach landesrechtlichen Vorschriften ein Abfindungsanspruch des Mitarbeiters bestehen oder es sind weitere Vorschriften zu beachten.

Fazit

Unternehmen können aus tatsächlichen und rechtlichen Gründen meist nicht grundsätzlich auf den Einsatz von Deutschen im Ausland verzichten. Durch eine sorgfältige Auswahl des geeigneten Vertragstyps – Entsendung oder Lokalvertrag – sowie eine spezifizierte inhaltliche Gestaltung in Übereinstimmung mit den rechtlichen Erfordernissen des Arbeits-, Sozialversicherungs-, Steuer- und Aufenthaltsrechts besteht allerdings vielfach ein großes Potenzial, Gehaltspakete zu optimieren und Kosten für das Unternehmen zu reduzieren, ohne dass hierdurch Nachteile für den Arbeitnehmer entstehen müssen.

Quelle: Arbeit und Arbeitsrecht – Personal-Profi – 12/09

Autor*innen

Dr. Iris Duchetsmann

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