Compliance – Was ist zu tun?
In erster Linie gilt es zu prüfen, ob die bestehenden Arbeitsverträge und Reglemente im Betrieb Home Office-Arbeit ausreichend regeln. Es ist zwingend notwendig, in einem separaten Reglement schriftlich festzuhalten, welche Regeln bei Verrichtung von Home Office-Arbeit gelten. Verzichtet der Arbeitgeber darauf, so können für ihn verschiedene nachteilige Folgen eintreten: Etwa Verstösse gegen das Arbeitsgesetz (Verstoss gegen das Nacht- und Sonntagsarbeitsverbot, unvollständige Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit), unzureichende Vergütung der Kosten, Lohnzahlungspflicht bei ausbleibender Leistung im Fall von Betriebsstörungen und Sozialversicherungsabgabepflicht im Ausland bei grenzüberschreitender Home Office-Arbeit (etc.).
Vergütung der Kosten
A. Kostenersatz für Arbeitsgeräte und Material
Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer vertraglich verpflichten, seine privaten Arbeitsgeräte (Laptop, Drucker, Büroeinrichtungsgegenstände etc.) und Material (insb. Papier, Druckerpatronen und Datenträger) entschädigungslos für die Verrichtung von Home Office-Arbeit zur Verfügung zu stellen respektive nutzen. Verzichtet der Arbeitgeber darauf, so ist er gesetzlich verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine angemessene Entschädigung für die eingesetzten Arbeitsgeräte und Material zu bezahlen.
B. Auslagenersatz (Spesen)
Im Unterschied zum Kostenersatz für Arbeitsgeräte und Material ist der sog. Auslagenersatz zwingend geschuldet, kann also nicht vertraglich wegbedungen werden. Der Arbeitnehmer hat einen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber ihm alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstandenen Auslagen ersetzt. Der Auslagenersatz setzt allerdings voraus, dass die Kosten auch tatsächlich für die berufliche Tätigkeit notwendig sind. Entscheidend ist somit, weshalb zu Hause gearbeitet wird. Wünscht ein Arbeitnehmer im Home Office zu arbeiten, obwohl zeitlich uneingeschränkt ein geeigneter Arbeitsplatz in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers zur Verfügung stünde, so besteht kein Anspruch auf Auslagenersatz. Dagegen ist die Situation anders zu beurteilen, in welcher kein bzw. kein geeigneter Arbeitsplatz vorhanden ist und die Arbeitsleistung deshalb zwingend im Home Office ausgeführt werden muss. In diesen Fällen wird der Arbeitgeber verpflichtet, sich nach Massgabe des Gebrauchs an den Raumkosten (Miete, Strom und Heizung) und anderen Auslagen (z.B. Kommunikationskosten (Internet)) zu beteiligen.
Über den Autor
Dr. iur. Pascal Domenig arbeitet als Rechtsanwalt bei einer Beratungsgesellschaft in der Schweiz. Anfang 2016 erschien seine Dissertation „Homeoffice-Arbeit als besondere Erscheinungsform im Einzelarbeitsverhältnis“ im Stämpfli Verlag. HRM.ch hat diese rezensiert. Informieren Sie sich jetzt über das neue Werk.
Betriebsstörungen bei Home Office-Arbeit
Obwohl der Arbeitnehmer im Home Office oftmals selbst für die erforderliche Infrastruktur besorgt ist, darf seine rechtliche Verantwortung dadurch nicht erweitert werden. Der Arbeitgeber organisiert mit der Arbeitsform der Home Office-Arbeit seinen Betrieb. Treten dabei Störungen (z.B. Unterbruch der Kommunikationseinrichtungen, Stromunterbruch) auf, die der Arbeitnehmer nicht zu verantworten hat, muss der Arbeitgeber die damit verbunden Risiken tragen (insb. Lohnzahlungspflicht trotz ausbleibender Arbeit).
Wesentlich erscheint aus der Perspektive des Arbeitgebers, dass er einseitig bestimmen kann, dass der Arbeitnehmer im Fall einer Leistungsstörung seine Arbeitsleistung wieder in den Geschäftsräumlichkeiten auszuführen hat bzw. ihm vorübergehend eine anderweitige Arbeit zugewiesen werden darf.
Haftung bei Home Office-Arbeit
Im Vergleich zu der Arbeitstätigkeit in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers liegt im Home Office eine veränderte Haftungssituation vor. Der Arbeitnehmer nimmt seine beruflichen Aufgaben in einer Umgebung wahr, die primär auf private Zwecke ausgerichtet ist. Es ist notwendig, Regeln zu definieren, welche Aufgaben überhaupt ausserhalb der Büroräumlichkeiten erledigt werden dürfen und wie mit sensiblen Daten und Unterlagen umzugehen ist.
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und Gesundheitsschutz
Der Arbeitgeber ist auch bei Home Office-Tätigkeiten seiner Arbeitnehmer verpflichtet, für den Schutz der Gesundheit der Arbeitnehmer zu sorgen. Oftmals kann der Arbeitnehmer seine Arbeit im Home Office flexibel einteilen. Dennoch sind die Vorschriften insb. bezüglich Arbeits- und Ruhezeiten strikt einzuhalten (bspw. Verbot der Nacht- und Sonntagsarbeit). Gemäss Arbeitsgesetz ist die geleistete Arbeitszeit im Home Office minutiös zu dokumentieren (Beginn und Ende der geleisteten Arbeitszeit, Pausen etc.), sofern keine Regelung zu einer vereinfachten Arbeitszeiterfassung getroffen wurde.
Da eine unmittelbare Kontrolle im Home Office durch den Arbeitgeber nicht möglich ist, muss der Arbeitnehmer über die zwingenden Vorschriften informiert werden. Es empfiehlt sich zu diesem Zweck, in einem Reglement die notwendigen Vorschriften zusammenzufassen.
Verbindlich zu regeln ist ferner, welche Arbeitsbedingungen in der privaten Arbeitsumgebung vorzuliegen haben, damit Home Office-Arbeit geleistet werden kann. Hilfreich sind u.a. auch Informationen zur Gestaltung des Arbeitsplatzes zu Hause (bspw. Raum und Mobiliar).
Zeitliche Limitierung der Home Office-Tätigkeit
Wünscht ein bei einem Schweizer Arbeitgeber angestellter Arbeitnehmer mit Staatsangehörigkeit der EU/EFTA regelmässig in seinem Wohnsitzstaat der EU/EFTA im Home Office zu arbeiten, so kann dies weitreichende finanzielle Konsequenzen für den Arbeitgeber nach sich ziehen. Bei einer Home Office-Tätigkeit von 25 Prozent oder mehr, wird der Arbeitnehmer aus sozialversicherungsrechtlicher Optik so behandelt, als ob er seine Arbeitstätigkeit gesamthaft in seinem Wohnsitzstaat ausführen würde. Folglich sind sämtliche Sozialabgaben in dessen Wohnsitzstaat zu bezahlen. Will der Arbeitgeber die in der Regel damit verbundenen finanziellen Nachteile (bspw. höhere Sozialabgaben, grösserer administrativer Aufwand, teilweise zusätzliche Lohnnebenkosten) vermeiden, so muss das zeitliche Pensum der Home Office-Tätigkeit vertraglich auf unter 25 Prozent respektive idealerweise maximal einen Tag pro Woche limitiert werden. Bei Teilzeitangestellten ist das Pensum entsprechend anteilsmässig zu reduzieren.
Welche Aspekte sind bei der Verrichtung
von Home Office-Arbeit zu beachten?
Einführung von Home Office-Arbeit
Vorbehaltlich einer anderslautenden Abrede, besteht kein Anspruch des Arbeitnehmers, Home Office-Arbeit leisten zu dürfen. Auf der anderen Seite kann aber auch der Arbeitgeber nur in Ausnahmesituationen, vorübergehend Home Office-Arbeit anordnen (z.B. Umbauarbeiten in den Büroräumlichkeiten).
Da die Verrichtung von Home Office-Arbeit ein hohes Mass an Vertrauen, Eigendisziplin und Motivation der Arbeitnehmer voraussetzt, empfiehlt sich in jedem Fall einvernehmlich eine schriftliche Regelung zu treffen.
