Personalkennzahlen und Reporting: Nutze die Zahlen! | SPEZIAL

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Foto von Danielle MacInnes

Nahezu alle für Planungszwecke relevanten Personaldaten sind im Entgeltabrechnungssystem vorhanden, wodurch jedes Unternehmen über einen mächtigen Datenbestand verfügt. Weitere wichtige Daten finden sich im Zeitwirtschaftssystem, wobei dieses in vielen Fällen gemeinsam mit der Entgeltabrechnung betrieben wird. Verwendet man diesen wertvollen Datenbestand ausschließlich für die Durchführung einer monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung und der darauf basierenden Aktivitäten, bleiben wertvolle Ressourcen ungenutzt. Viele Systeme unterstützen daher die Auswertung des Personaldatenbestandes, so dass in einem weiteren Schritt (je nach System auch direkt) auch Personalkennzahlen für das Management bereitgestellt werden können.

Um diese Personalkennzahlen geht es im vorliegenden Beitrag. Sie erfahren, was Sie über Personalkennzahlen wissen sollten, damit Sie neben dem monatlichen Gehaltslauf eine weitere wichtige Dienstleistung erbringen können. Dabei geht es um fachliche Hintergründe, Berechnungsmethoden und geeignete Darstellungsformen. Anhand von Beispielen werden Sie sehen, wie vielfältig die Möglichkeiten sind, aus vorhandenen Personaldaten Kennzahlen zu ermitteln. Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass sich der Beitrag auf Personalkennzahlen konzentriert, die aus einem Personaldatensystem mit den Komponenten Gehaltsabrechnung und Zeitwirtschaft ermittelt werden können. Darüber hinaus gibt es weitere Kennzahlen, für deren Ermittlung jedoch weitere Datenquellen erforderlich sind.

 

So unterstützen Sie das Management
mit Personalkennzahlen

Die Arbeit mit Personalkennzahlen ist mehr als die bloße Auswertung von Daten aus einem System. Eine wirkliche Unterstützung für das Management entsteht erst dann, wenn die ausgewerteten Daten so aufbereitet werden, dass sie für die Empfänger eine Aussagekraft enthalten. Je nach Struktur des Personalbereiches ist es vielfach der Personalcontroller, der in einem End-to-End-Prozess die gesamte Dienstleistung erbringt. Bei einer Aufteilung auf mehrere Funktionen besteht immer die Gefahr des Informationsverlustes und der Verwässerung. Die Anforderungen an diese Mitarbeiter sind also hoch. Sie reichen von profunden Kenntnissen über den Personaldatenbestand, über Fertigkeiten, die Auswertungen selbst durchzuführen und weiterzuverarbeiten, über eine geschickte Hand bei der optischen Aufbereitung bis zu kommunikativen Stärken bei der Vermittlung der ermittelten Ergebnisse.

Die Auftragserteilung ist dabei nicht immer klar. Eine starre Umsetzung der Anfrage des Managements würde nicht immer die eigentlich gewünschten Ergebnisse bringen. Die vorhandenen Möglichkeiten sind beim Management nicht immer bekannt, so dass der Beratungsansatz bereits bei der Auftragserteilung relevant wird. Es geht also auch darum, dieses erweiterte Leistungsspektrum „zu verkaufen“.

Ø  Präsentieren Sie Ihren wichtigsten internen Kunden regelmäßig Ihr Leistungsspektrum. 

Ø  Hinterfragen Sie bei Aufträgen zu Auswertungen und Kennzahlen den fachlichen Hintergrund. 

Ø  Erläutern und kommentieren Sie Ihre Auswertungsergebnisse auf einer personalwirtschaftlichen Basis.

Die große Vielfalt der Personalkennzahlen
 

Themenbereiche 

Eine sinnvolle Strukturierung von Personalkennzahlen stellt die Zusammenstellung nach Themenbereichen dar. Beispiele hierfür sind Kennzahlen zum Personalbestand, zur Personalstruktur zu Personalkosten, der Zeitwirtschaft, der Qualifikation oder den internen Prozessen der Personalarbeit.

 

Strukturen 

Alle Personalkennzahlen werden aussagekräftiger, wenn man sie nach Mitarbeiter- oder Organisationsstrukturen aufbricht. So kann eine Fluktuationsquote über das Gesamtunternehmen unauffällig sein, während es in einzelnen Bereichen auffällige Entwicklungen gibt. Auch eine Unterscheidung zwischen Mitarbeitern verschiedener Altersgruppen oder Tätigkeiten gibt oft überraschende Informationen preis.

 

Ermittlungsart 

Personalkennzahlen können rechnerisch auf unterschiedliche Arten ermittelt werden. Im weiteren Sinne ist schon eine einfache Summierung (z.B. Personalbestand) eine Kennzahl. Im engeren Sinne sprechen wir von Kennzahlen, wenn Zahlen zu anderen ins Verhältnis gesetzt werden (Quote) oder Werte auf einem Index basieren. Die geeignete Form ist von der zu ermittelnden Kennzahl und der gewünschten Aussage abhängig. 

Wer sein Unternehmen mit Personalkennzahlen versorgen möchte, tut gut daran, zunächst Arbeit in die Erstellung einer hochwertigen Personalstatistik zu investieren. Der Bericht über den monatlichen Personalstand wird ohnehin in den meisten Unternehmen zum Standard gehören. Dennoch ist nicht immer eindeutig festgelegt, welche Mitarbeiter in die Statistik einfließen, nach welchen Kriterien gruppiert oder gefiltert wird und ob sich der Bericht bei Bedarf auf die Ebene des einzelnen Datensatzes aufgliedern ließe. In einem modularen Personalcontrolling, das die Ermittlung von Personalkennzahlen als eine der höheren Stufen versteht, wird diese Personalstatistik immer die Grundlage für alle weiteren Auswertungen darstellen, so auch für die Personalkennzahlen. 

>> Legen Sie fest, ob Sie über Köpfe oder Kapazitäten berichten.
Bei einem Kapazitätsbericht 
zählen alle Teilzeiter anteilig mit ihrem Arbeitszeitfaktor.

Zum Beispiel: Vollzeit: 38 Wochenstunden = 1,0 Kapazität 
Teilzeit: 19 Wochenstunden = 0,5 Kapazität 

>> Bilden Sie Standardgrundgesamtheiten, die für die Personalzählung
und weitere Auswertungen verwendet werden. 

Zum Beispiel nach folgendem Muster: 

Angestellte (gewerblich, kaufmännisch, technisch) 
im aktiven Dienstverhältnis

Personalbestand 1

+ Mitarbeiter aus diesen Gruppen mit 
Dienstunterbrechung (z.B. Elternzeit)

Personalbestand 2

+ Auszubildende

+ Praktikanten

+ …

Personalbestand 3

 

Die Grundlage für alle Kennzahlen: Personalstatistik 

Die Festlegung solcher Standards hat den Vorteil, dass Sie immer sichere Aussagen darüber treffen können, wer im jeweiligen Bericht enthalten ist und wer nicht. Dies gilt auch für die Personalkennzahlen, die Sie auf dem gleichen Datenbestand erstellen. Die Kriterien, nach denen die in die jeweiligen Gruppen fallenden Mitarbeiter erkannt werden können, sind in jedem Personalsystem anders. Jedes System verfügt aber über Kennzeichen, die die verschiedenen Mitarbeitergruppen ausweisen, z.B. durch Tätigkeitsschlüssel, Dienstvertragsarten oder Ähnliches.

Quelle: LOHN+GEHALT Spezial “Kennzahlen und Reporting in
HR und Entgeltabrechnung” aus LOHN+GEHALT 2/2016
 

So ergiebig sind Ihre Datenquellen

 

Von Bis PNummer Name Vorname Einheit Arbeitszeit

01.05.2014 31.01.2015 542222 Schröder Manuela Vertrieb 1 25 Std.
01.02.2015 30.06.2015 542222 Schröder Manuela Vertrieb 1 38 Std.
01.07.2015 31.10.2015 542222 Schröder Manuela Assistenz 38 Std.
01.11.2015 542222 Kasper Manuela Assistenz 38 Std

Verknüpfungen innerhalb der Datenstrukturen

Stellen Sie dar, wie Daten miteinander zusammenhängen und sichern Sie so zusätzliche Qualität durch die Vermeidung von Mehrfacheingaben. In der Welt der Datenbanken ist dies als relationale Verknüpfung bekannt. Dies wird besonders beim Organisationsmanagement deutlich. So gehört beispielsweise eine Position zu einer bestimmten Niederlassung, ohne dass Sie den Namen der Niederlassung bei jeder Position immer wieder neu eingeben müssten. Diese Position als kleinste organisatorische Einheit (auch Planstelle genannt) schafft die Verbindung vom Mitarbeiter zum Organisationsmanagement und ist ein wesentlicher Bestandteil eines qualitativ hochwertigen Datenbestandes. In diesem Beispiel sieht man, dass der Name des Werkes in der Tabelle der Abteilungen nicht wiederholt wird, sondern eine Verknüpfung durch die Nummer des Werkes (WerkID) hergestellt wird. 

Vergleichsdaten

Personalkennzahlen werden nur aussagekräftig, wenn Sie mit einem Sollwert verglichen werden. Dieser Sollwert kann z.B. eine Planzahl sein, eine Vorjahreszahl, eine vergleichbare Zahl aus einem anderen Bereich oder Unternehmen. Nur wenn Ihre ermittelten Werte mit einem anderen Wert verglichen werden, entsteht die Möglichkeit, sie zu bewerten. Ist eine fünfprozentige Fluktuationsquote hoch oder niedrig? Ohne Vergleichswerte lässt sich diese Frage nicht beantworten. In jedem Fall muss – unabhängig von der Datenquelle – sichergestellt werden, dass die Vergleichszahl auf exakt derselben Berechnung basiert, damit nicht die sprichwörtlichen Äpfel mit Birnen verglichen werden.

 

Weitere Datenquellen 

Neben dem reichhaltigen Bestand an verfügbaren Daten in Ihrem Personalsystem können Sie weitere Datenquellen identifizieren und aus diesen Daten erhalten. Um diese „Fremddaten“ mit Ihren zu verknüpfen, benötigen Sie ein gemeinsames Identifikationsmerkmal, idealerweise die Personalnummer. Ist dieses Merkmal in den Fremdsystemen nicht vorhanden, können Sie darauf hinwirken, dass es dort ergänzt wird. Als Alternative können Sie das Identifikationsmerkmal des Fremdsystems in Ihr Personaldatensystem aufnehmen.

 

Einmalige oder laufende Ermittlung

Wenn Sie ein System zur Auswertung von Personaldaten und zur Ermittlung von Personalkennzahlen neu aufsetzen, ist generell zu entscheiden, ob die Auswertungen immer anlassbezogen oder regelmäßig, zum Beispiel monatlich, durchgeführt werden. Je weiter Sie Ihre Vorgänge rund um die Ermittlung von Personalkennzahlen automatisieren, desto weniger schreckt Sie die Vorstellung, viele Auswertungen quasi „auf Vorrat“ zu erstellen. Der Vorteil von regelmäßig durchgeführten Auswertungen ist u.a. die Möglichkeit, nicht gewollte Entwicklungen schnell zu erkennen, ohne dass das jeweilige Thema gerade im Fokus steht.

Wenn Sie die Auswertungen selbst programmieren (oder z.B. in Office-Anwendungen durch Makros steuern), sollten Sie dies immer so tun, dass diese Auswertungen nicht nur einmalig verwendbar sind, sondern beliebig oft mit neuen Daten wiederholt werden können. Das Auslösen einer Auswertung kann dann wiederum manuell oder programmgesteuert (z.B. am Monatsersten) erfolgen. 

Wie Sie diese Vorgänge planen, hängt wesentlich von Ihrer Systemlandschaft ab. Neben Ihrem Personaldatensystem verwenden Sie ggf. weitere Systeme, die Sie bei der Ermittlung der Kennzahlen unterstützen. Dies können spezielle Analysetools oder auch eigenentwickelte Systeme in einem Office-Paket sein.

 

Auswahl von Stichtag oder Zeitraum

Auswertungen in der Personalwirtschaft sind entweder stichtags- oder zeitraumbezogen. So wird beispielsweise der Personalstand zu einem bestimmten Stichtag ermittelt, während eine Fluktuationsquote eine Betrachtung eines Zeitraumes (i.d.R. ein Jahr) erfordert.

 

Monatserster oder Monatsletzter? 

Eine oft unterschätzte Frage muss beantwortet werden: Soll eine stichtagsbezogene Auswertung auf den letzten Tag der vergangenen Periode (z.B. Monatsletzter) oder auf den ersten Tag der neuen Periode (Monatserster) erfolgen? Während der Monatsletzte oder der letzte Tag im Jahr eine gute Vergleichbarkeit mit Daten aus dem betrieblichen Rechnungswesen sicherstellt, ist aus personalwirtschaftlicher Sicht eine Betrachtung des Monatsersten sinnvoller. So berücksichtigt der Personalbestand des Monatsletzten noch alle Mitarbeiter, die an diesem Tag austreten, alle Neueintritte zum nächsten Monatsanfang sind jedoch noch nicht enthalten. Der Monatserste ist also zukunftsorientierter, während der Monatsletzte eher eine bilanzielle Betrachtung darstellt.

 

Monat, Quartal, Jahr

Bei zeitraumbezogenen Auswertungen ergibt sich der Auswertungszeitraum meist aus dem fachlichen Zusammenhang. Kurze Zeiträume können isoliert oder zusammengefasst mit anderen kurzen Zeiträumen betrachtet werden. Dies wird am Beispiel der Krankenquote deutlich, die im Laufe des Jahres schwankt. Eine Monatsbetrachtung ist für eine kurzfristige Steuerung sinnvoll (z.B. Grippewelle im Winter), für langfristige Betrachtungen können die Monatsauswertungen zu einer Jahresauswertung zusammengefasst werden (rollierende Betrachtung: Durchschnitt der jeweils letzten zwölf Monate). Immer, wenn ein Monat hinzukommt, entfällt der am längsten zurückliegende. Für ein regelmäßiges Berichtswesen wird i.d.R. kalenderjährlich ausgewertet. 

Da sich jede beliebige Zahl zu jeder anderen ins Verhältnis setzen lässt, ist die Anzahl der möglichen Personalkennzahlen theoretisch nahezu unendlich groß. Einige Kennzahlen haben sich als Standard etabliert, dennoch sind Sie in Ihrem Unternehmen frei, Kennzahlen nach eigenen Bedürfnissen zu definieren, zu ermitteln und zu verwenden. Dies wiederum macht eine Standardisierung und Vergleichbarkeit zwischen verschiedenen Unternehmen schwierig. Ob die Erhebung einer Personalkennzahl sinnvoll ist, lässt sich im Wesentlichen an der Beantwortung einer einzigen Frage festmachen:

Leitet sich aus der Kennzahl direkt oder 
indirekt ein Steuerungsimpuls ab?

Steuerungsimpulse müssen nicht notwendigerweise mit sofortigen Handlungen verknüpft sein. Ein Steuerungsimpuls entsteht auch dann, wenn Entwicklungen aufgezeigt werden, die derzeit noch keine Intervention erfordern, aber aufgrund ihrer Dynamik nicht unbeobachtet bleiben dürfen. Daher ist es legitim, Kennzahlen zu ermitteln, sie nach Betrachtung aber nicht weiter zu verfolgen. Sie werden benötigt, um einen Status zu erhalten und festzustellen, ob sich das Unternehmen hier im Rahmen unkritischer Grenzen bewegt. Die Vielzahl der möglichen Kennzahlen wird aus den Kombinationsmöglichkeiten der einzelnen Kriterien deutlich, nach denen Personalkennzahlen ermittelt werden können.

Ermittlung – Aufarbeitung – Kommunikation – Beratung

 

Investieren Sie in die Datenqualität

Es ist wie mit allen Produktionsprozessen: Ein gutes Ergebnis entsteht nur aus der Kombination von hervorragendem Ausgangsmaterial und exzellenten Verarbeitungsprozessen. Wird einer dieser beiden Faktoren vernachlässigt, kann das Ergebnis bestenfalls mittelmäßig sein. Für die Erstellung von Personaldatenauswertungen und die Ermittlung von Personalkennzahlen ist es daher entscheidend, dass die zugrunde liegenden Personaldaten 

Ø  Vollständig 
Ø  Korrekt
Ø  und aktuell sind.

Dieser Aspekt stellt einen wesentlichen Erfolgsfaktor für die Weiterentwicklung von der reinen Lohn- und Gehaltsabrechnung zu einer Management-Informationsfunktion dar. Daten, die für die Abrechnung benötigt werden, weisen meist einen recht guten Stand nach den oben genannten Kriterien auf. Bei anderen Daten ist dies, je nach bisheriger Verwendung, nicht zwangsläufig der Fall.

Wenn Sie die Erweiterung Ihrer Services planen, ist daher vorher eine gründliche Analyse der vorhandenen (und nicht vorhandenen) Daten erforderlich. Planen Sie ein, dass Sie Zeit und Aufwand für eine Datenpflegeaktion benötigen. Stellen Sie außerdem sicher, dass nach dieser Einmalaktion die Datenpflege auch im laufenden Betrieb so vorgenommen wird, dass Ihre Personaldatenauswertungen korrekte Ergebnisse liefern. Eventuell müssen auch neue Datenfelder gepflegt werden, die bisher nicht benötigt wurden. Hier beginnt ein Regelkreis, denn nur korrekte Auswertungen werden auch vom Empfänger akzeptiert und verwendet. Die Verwendung dieser Auswertungen führt wiederum zu einer erhöhten Sensibilität hinsichtlich der Datenqualität und wird zu einer weiteren Verbesserung des Datenbestandes führen. 

Um Personaldatenauswertungen zu erstellen und Personalkennzahlen zu errechnen, müssen Sie die Struktur und den Inhalt Ihrer Datenbestände sehr gut kennen. Jedes Datenfeld hält Informationen bereit, die für eine Auswertung relevant sein könnten. In einem integrierten Personalsystem, das neben der Gehaltsabrechnung auch noch die Zeitwirtschaft und vielleicht sogar das Organisationsmanagement beinhaltet, steht Ihnen eine große Menge an Datenfeldern zur Verfügung, die Auskunft über den derzeitigen, vergangenen und ggf. auch zukünftigen Personalbestand liefern.

Stamm-, Zeit- und Bewegungsdaten

Hierzu zählen alle persönlichen Daten des Mitarbeiters, die Sie über ihn gespeichert haben. Sie verfügen z.B. über Geburts- und Eintrittsdaten, Adressen, Angaben zur Tätigkeit und Position sowie ggf. zur Qualifikation. In der Zeitwirtschaft finden sich Abwesenheiten zu verschiedenen Anlässen und je nach Art der Zeiterfassung vielleicht auch Angaben über die geleistete Arbeitszeit und deren Verteilung. Gehaltsdaten sind in verschiedenen Formen verfügbar, z.B. als Lohnarten, so dass detaillierte Angaben über Höhe und Art der Vergütung möglich sind. Werden Mitarbeiter versetzt, entsteht eine betriebsinterne Historie, sofern Sie Angaben zur Organisation ebenfalls im System hinterlegt haben. 

 

Historienführung

Alle Daten im System müssen dahingehend gekennzeichnet sein, von wann bis wann sie gültig sind. So entsteht eine Historienführung, die Personaldatenauswertungen für jeden beliebigen Zeitpunkt oder -zeitraum ermöglicht. Nur sehr wenige Datenfelder, wie z.B. das Geburtsdatum, verfügen über keine zeitliche Begrenzung. Daten sollten also im Falle einer Änderung immer zeitlich abgegrenzt, aber nie überschrieben werden. Werden alle Daten mit Gültigkeitsdaten versehen, ist eine genaue Rekonstruktion jeder Situation für jeden Zeitpunkt möglich. Im nachfolgenden (vereinfachten) Beispiel werden Datensätze abgegrenzt, wenn die Mitarbeiterin ihre Arbeitszeit verändert, versetzt wird und ihren Nachnamen ändert.



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