New Work in der Logistik

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Manager and workers walkingin warehouse aisle

Bedarfsorientierte Arbeitszeiten schaffen Spielraum für Unternehmen und Mitarbeiter

Immer kürzere Lieferzeiten und steigende Servicequalität einerseits, Nachwuchsmangel und älter werdende Belegschaften andererseits –  Logistikunternehmen stehen vor neuen Herausforderungen, was die Arbeitsorganisation betrifft. Die Generationen Y und Z fordern eine bessere Work-Life-Balance während die Best Ager alternsgerechte Arbeitskonzepte benötigen. Gleichzeitig verlangen volatile Absatzmärkte und anspruchsvolle Kunden nach noch mehr Flexibilität. Der klassische Fokus auf die Kostenoptimierung reicht in Zeiten von New Work und Industrie 4.0 nicht mehr aus. Arbeiten 4.0 in der Logistik, das heißt Arbeitszeiten im Sinne von Unternehmen und Mitarbeitern agil und bedarfsoptimiert zu gestalten. Eine Schichtplanung muss deshalb vier Dimensionen berücksichtigen: Auslastung und Kosten sowie Arbeitszeitwünsche und Qualifikationen der Mitarbeiter. Digitales Workforce Management hilft, diese Komplexität zu managen.  

Auftragsorientierte Personalplanung optimiert Auslastung

Volatile Auftragslagen führen oft dazu, dass die Personaleinsatzplanung wöchentlich bis täglich und manchmal sogar noch kurzfristiger angepasst werden muss. Manuelle Tools für die Schichtplanung, zum Beispiel Excel-Tabellen, ermöglichen keinen flexiblen, am tatsächlichen Bedarf ausgerichteten Personaleinsatz. Das Resultat ist oft der komplette Stillstand am Band, unbeliebte Zusatzschichten oder die aufwändige Suche nach Ersatzkräften. Die Grundvoraussetzung für eine flexible, im besten Fall auftragsorientierte Schichtplanung ist der Online-Austausch von Daten aus Warenwirtschaft und digitaler Personaleinsatzplanung sowie Zeitwirtschaft. Die Auftragszahlen dienen als Grundlage für eine mengenbasierte Bedarfsplanung in einem definierten Zeitintervall. Bei der Berechnung der Nettokapazität fließen Abwesenheits- und Urlaubsquoten ein. Auf diese Weise lässt sich bereits im Vorfeld vermeiden, dass Urlaub oder Freizeitausgleich genehmigt werden, wenn die Personaldecke dünn und die Auslastung hoch ist.

Normalarbeitszeiten optimal nutzen

Sind Software-Lösungen für Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft voll integriert, hat der Planer die Zeitkonten sowie die Qualifikationen und Abwesenheiten seines Teams in Echtzeit im Blick. In seinem Planungs-Cockpit sieht er genau, ob die für die Tagesplanung benötigten Personalkapazitäten vorhanden sind. So kann er zum Beispiel bei drohender Cut-Off Time kurzfristig reagieren. Mitarbeiterbezogene Informationen sowie Gesetze, Tarife, Betriebsvereinbarungen, anfallende Zuschläge und Mindest- bzw. Maximalbesetzungen fließen automatisch in die Personaldisposition ein. Die Software erstellt einen Planvorschlag, der all diesen Kriterien optimal entspricht. Dabei lassen sich die einzelnen Kriterien priorisieren:

  1. Soll der Planvorschlag eher kosten- oder serviceorientiert sein?
  2. Ist eine bestimmte Qualifikation, zum Beispiel in der Kommissionierung, ein Muss- oder Kann-Kriterium?
  3. In wie weit sollen bzw. können Mitarbeiterwünsche bei der Planung berücksichtigt werden?

Durch eine automatisierte Planung unter Berücksichtigung von Zeitwirtschaftsdaten entsteht vollständige Transparenz über die Kosten, die durch die geplante Besetzung anfallen würden. So können auch verschiedene Einsatzszenarien simuliert und nach den definierten Kriterien bewertet werden.

Arbeiten nach Wunschdienstplan

Digitales Workforce Management kommt auch der dritten und immer wichtiger werdenden Dimension entgegen: Den Anforderungen der Mitarbeiter an die Arbeitszeit. Kurz- und Langzeitarbeitszeitkonten ermöglichen Unternehmen, die unterschiedlichen Lebensphasen ihrer Belegschaft abzubilden. Je nach Lebensabschnitt – etwa Berufseinstieg, Familiengründung, fortgeschrittenes Erwerbsalter oder auch Pflege von Angehörigen – gewichten Mitarbeiter die Faktoren Zeit und Geld unterschiedlich. In jungen Jahren verkraften Mitarbeiter Vollzeit mit Nachtschichten besser, später können sie eventuell spezielle altersgerechte Schichtmodelle nutzen. Denn für älteres Personal sollte der Einsatz so abgestimmt sein, dass er eine geringere Leistungsfähigkeit und mögliche körperliche Einschränkungen berücksichtigt. Einige Maßnahmen für mehr Mitarbeiterorientierung könnten sein:

  • Freischichten: Um die Erholungswirkung von Freischichten zu optimieren, können sie in eine fünfte Schichtgruppe zusammenfasst werden.
  • Wahlarbeitszeiten: Mit den so genannten Wahlarbeitszeiten können Mitarbeiter freiwillig ihr wöchentliches Arbeitsvolumen reduzieren, was wiederum durch eine definierte Anzahl an Ausgleichsschichten pro Jahr kompensiert werden kann.
  • Wunschdienstpläne und Tauschbörsen: Über intuitive Self Services können Mitarbeiter ihre Schichten einsehen, Arbeitszeitwünsche oder Fahrgemeinschaften angeben und Schichten tauschen.

Qualifikationsmanagement für eine höhere fachliche Flexibilität

Zeitliche Flexibilität lässt sich durch fachliche Flexibilität optimal ergänzen. Über ein systematisches Qualifikationsmanagement mit Weiterbildungsangeboten kann das Wissen im Unternehmen gezielt auf- und ausgebaut werden. Alle Qualifikationen und Arbeitsplatzanforderungen, zum Beispiel Picker, Gabelstaplerfahrer oder Brandschutzbeauftragte, können mit der Personaleinsatzplanung verwaltet und disponiert werden. Sogar Qualifikationsgrade lassen sich gezielt einem Arbeitsplatz oder einer Schicht zuweisen. Das System warnt rechtzeitig, wenn Qualifikationen abzulaufen drohen oder für einen Einsatz nicht ausreichend vorhanden sind. Im Idealfall unterstützt die Software mit Vorschlägen, um benötigte und vorhandene Qualifikationen in Einklang zu bringen. Nehmen Mitarbeiter die notwendigen Weiterbildungen wahr, sind sie in der Personaleinsatzplanung automatisch als abwesend gemeldet. Die erneuerten Qualifikationen sind automatisch wieder verfügbar

Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter

Der zunehmende Wunsch der Arbeitnehmer nach Work-Life-Balance ist ein Signal, das Unternehmen ernst nehmen sollten. Eine Schichtplanung, unabhängig ob kurz- oder langfristig, muss sozialverträglich, familienfreundlich, alternsgerecht und transparent sein. Denn ein Arbeitsumfeld, das allen Generationen entgegenkommt und das Erfahrungswissen älterer Mitarbeiter nutzt, fördert die Produktivität, senkt Personalausfälle und erhöht die Motivation des Teams. So profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen.

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