Multitasking: Arbeiten in digitaler Permanenz

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beige wooden conference table
Foto von Dane Deaner

Ist Ihnen so etwas schon einmal passiert? Sie sitzen beim Frühstück vor der Tageszeitung, lesen die Headline und die ersten beiden Zeilen eines Artikels und plötzlich … finden Sie sich im nächsten Artikel wieder. Und so geht es quer durch die ganze Zeitung, ohne dass es Ihre bewusste Entscheidung war, alles nur überfliegen zu wollen. Executive Reading nennt es der Manager stolz, wenn sein Gehirn täglich unzählige Dokumente und E-Mails in beeindruckender Geschwindigkeit geistig scannt. Dabei glauben wir fest daran, alles Wesentliche auch verstanden zu haben. Mag sein. Aber immer mehr Menschen in unserer Berufswelt ertappen sich leider auch bei folgendem Phänomen: Ein Kollege oder Mitarbeiter spricht mit uns, und während dieser Mensch spricht, denken wir bereits an etwas völlig anderes.

Denn wir sind inzwischen innerlich bereits einen Schritt weiter und tun nur aus Höflichkeit so, als ob wir noch zuhören, sind aber mit unserer Aufmerksamkeit bereits woanders. Executive Listening, nennt man die Fähigkeit, sofort zu „wissen“, also zu antizipieren, was gleich gesagt werden wird. Die Vorurteile, die unserer Lebenserfahrung entspringen, machen das möglich. Geduldig und aufmerksam zuzuhören und sein Gegenüber wirklich verstehen zu wollen, ist aber natürlich etwas ganz anderes. Aufmerksamkeitsstörungen nehmen zu und Sie ahnen vielleicht, woran das liegen könnte.

Das Phänomen Multitasking

Es gibt ganz offensichtlich Menschen, die für Multitasking deutlich weniger „anfällig“ sind. Sie leben unter denselben Rahmenbedingungen, sind denselben Versuchungen ausgeliefert und können dennoch dem Drang widerstehen, ständig Dinge gleichzeitig machen zu wollen. Beobachtet man diese Menschen genauer, erkennt man, dass sie weniger gestresst sind und sich deutlich besser konzentrieren und entspannen können.

Begeben wir uns nun auf die Suche nach möglichen Motiven: Ein Motiv ist die Sorge, die vielen Aufgaben nicht bewältigen zu können. Man kann es durchaus als Angst-Multitasking bezeichnen. Es ist das schlechte Gewissen, das wir haben, wenn wir uns der Aufgabe A widmen und nicht gleichzeitig an den ebenfalls wichtigen Themen B, C und D arbeiten können. Abhilfe könnte hier ein Tipp schaffen, der es wert ist, ihn auszuprobieren: Definieren Sie Nicht-Ziele! Erstellen Sie eine „Not-to-do-Liste“, entscheiden Sie sich bewusst temporär gegen bestimmte Tätigkeiten oder Ziele und formulieren diese explizit. Versuchen Sie einmal, neben den konkreten Aufgaben, die Sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert haben, genau zu definieren, was Sie in der nächsten Stunde, heute Vormittag, in dieser Woche nicht machen wollen. Es gibt einen immer auffälliger werdenden Bereich unseres Lebens, der ebenfalls von Multitasking geprägt ist, es ist Motiv Nummer zwei für den Drang zum gleichzeitigen Handeln: Informations-Multitasking. Dabei dominiert nicht Angst, sondern unser Neugiertrieb die Verhaltenssteuerung. Auslöser für die Gier nach Neuem gibt es in unserem privaten und beruflichen Alltag genug: Durch die permanente Überflutung mit aufmerksamkeitserregenden Reizen sind wir leicht zu verführen. Dabei entsteht der Drang, nichts versäumen zu wollen. Die beschleunigende Wirkung auf unser Verhalten und die zunehmende Oberflächlichkeit unsere Wahrnehmungen sollte uns dabei bewusst sein. Wir erleben das trügerische Gefühl von Ungeduld, Langeweile und Leere, wenn es endlich einmal ruhig ist, wie beispielsweise im Urlaub. Vor allem Kinder, aber auch Erwachsene, berichten, dass ihnen regelmäßig beim Fernsehen so langweilig wird, dass sie sich parallel mit Computer, Tablet-PC und Smartphone beschäftigen müssen, um ihren permanenten Drang nach Neuigkeiten zu befriedigen.

Dabei hat uns vor allem die Nutzung digitaler Informationskanäle wie E-Mails, Messenger-Systeme, SMS, Facebook, Twitter und Co., mit denen wir in Echtzeit und meistens parallel miteinander zu kommunizieren gelernt haben, nachweislich verändert – mit teilweise dramatischen Folgen.

Beispiel E-Mail Kultur und „Echtzeit-Kommunikation“

E-Mails sind für viele ein „Multifunktionstool“: Es wird bei Weitem nicht nur für Kommunikation eingesetzt, sondern dient häufig als To-do-Liste, Informationsarchiv und Werkzeug zur Koordination und Delegation von Aufgaben – „all in one“. Daher ist es nicht verwunderlich, dass die erste Tätigkeit am Tag bei 41 Prozent der Berufstätigen das Checken der E-Mails ist. 62 Prozent überprüfen auch im Urlaub regelmäßig den Mail-Eingang und 47 Prozent bearbeiten private Mails während der Arbeit. Dabei kommt es zu einer selbstverständlichen Durchmischung von privaten und beruflichen Themen.

Auf 70 Prozent der E-Mails reagieren Mitarbeiter, die am Arbeitsplatz sitzen und konzentriert arbeiten sollten, innerhalb von sechs Sekunden (Jackson, Dawson, Wilson 2003). Sehr spannend finde ich dabei, wie diese Mitarbeiter sich selbst einschätzen: Bei einer Befragung geben sie an, dass sie garantiert nur alle 60 Minuten neue E-Mails lesen. Dass unsere Wahrnehmung nicht objektiv ist, haben wir gewusst, aber diese Einschätzung kommt einer Halluzination schon sehr nahe.

Es wird noch unangenehmer: Mitarbeiter der IT-Branche schauen durchschnittlich alle zwei Minuten in ihren digitalen Posteingang. 23 Prozent der gesamten Arbeitszeit verbringen die dort Beschäftigten im Schnitt mit dem Bearbeiten von E-Mails. 57 Prozent der E-Mail-Sessions dauern weniger als 15 Sekunden – und nur knapp vier Prozent länger als fünf Minuten. Die absolute Mehrheit der E-Mail-Sessions dient demnach dem Beruhigen und nicht dem Bearbeiten. Im Schnitt wird jede E-Mail dreimal aktiviert: Beim ersten Mal checken wir, wie bedrohlich der Inhalt ist („Beruhigungs-Check“). Das zweite Mal checken wir, weil wir die Erkenntnis vom ersten Check vergessen haben („Erinnerungs-Check“), und beim dritten Mal wird die Mail – endlich – auch bearbeitet. Die absolute Mehrheit der Mitarbeiter, rund 80 Prozent, lässt das E-Mail-Programm immer im Hintergrund aktiv. 55 Prozent schalten das E-Mailprogramm auch privat nicht aus und haben es beim abendlichen Surfen im Internet aktiviert. Und noch immer haben 49 Prozent der Mitarbeiter die Standardeinstellungen der Programmhersteller aktiviert: den Alarm oder eine Benachrichtigung durch ein akustisches oder optisches Signal beim Eintreffen einer neuen Nachricht. Weitere 15 Prozent schalten es nur manchmal aus, und nur 19 Prozent haben diese Funktion in der Computer- und Smartphone-Software deaktiviert.

Wechseln wir einmal die Betrachtungsweise und fragen nicht nach den Effekten ständigen E-Mail-Overloads, sondern danach, was passieren würde, wenn wir nur fünf Tage lang ohne E-Mails arbeiten würden. Verändert sich unser Arbeitsverhalten, unser Drang zum Multitasking und unsere Aufmerksamkeit? Und ändert sich in so kurzer Zeit auch die körperlich messbare Arbeitsbelastung? Die Ergebnisse der Studie „A pace not dictated by electrons“ (Mark, Voida, Cardello 2012) sind eindeutig ausgefallen: Das Multitasking-Verhalten und die Fragmentierung der Arbeit ist nachweisbar. Sie hängt vom Umgang mit unseren E-Mails ab. In den nur fünf Tagen des Untersuchungszeitraums waren weniger Unterbrechungen und längere, konzentrierte Arbeitsphasen messbar. Und das, obwohl E-Mails nur eine der Ursachen für Unterbrechungen und Multitasking sind!

Besonders spannend aber ist der messbare Effekt auf unsere Gesundheit, der in nur fünf Tagen E-Mail-Abstinenz so eigentlich nicht zu erwarten war: Stressanalysen ergaben trotz des kurzen Beobachtungszeitraums ein signifikantes Absinken des Stresslevels. Warum es vielen nur schwer gelingt, sich von der täglichen Flut an Informationen und E-Mails zu emanzipieren und in bestimmten beruflichen Situationen oder im Privatleben bewusst nicht darauf zurückzugreifen, möchte ich Ihnen anhand eines Beispiels schildern:

Sie sind Führungskraft und senden, weil es für Sie sehr wichtig und dringend ist, am Sonntag um 23.41 Uhr eine E-Mail an Harald, damit er sie gleich am Montag früh liest. Harald, Ihr wichtigster Mitarbeiter und zu diesem Zeitpunkt gerade in seinem Schlafzimmer im Pyjama unterwegs, ist entspannt und gut drauf. Seine Angewohnheit ist es, vor dem Schlafengehen noch einmal seine Mails zu checken. Er findet Ihre E-Mail und liest Ihre Bitte:

„Kannst du mir bitte bis Montag um 11.00 Uhr die aktuellen Verkaufszahlen zusenden? Schaffst du das? Das wäre wunderbar und es tut mir leid, dass ich erst jetzt darum bitte! Ich habe es am Freitag nicht mehr geschafft …“

Harald hat die Zahlen parat und sendet sie Ihnen, direkt aus seinem Schlafzimmer, zu. Was erledigt ist, ist erledigt, denkt er sich und hat damit nicht unrecht. Ihr Mitarbeiter hat Ihnen diese wichtige Information gleich zugesendet und Sie haben dadurch Zeit für Ihre Vorbereitung gewonnen. Sie sind erleichtert! Wie würden die meisten Chefs in dieser Situation wohl reagieren? Erstens vergisst man schnell seinen ursprünglichen Appell an alle Mitarbeiter, am Wochenende abzuschalten und nicht zu arbeiten, und begeht, zweitens, meistens den Kardinalfehler: Man bedankt sich überschwänglich:

„Super und ganz, ganz herzlichen Dank, dass du mir so schnell geholfen hast! Du hast etwas gut!“ Ein persönliches Lob aufgrund einer E-Mail ist etwas, das in der Arbeitszeit selten vorkommt. Es ist etwas Ungewöhnliches und signalisiert Wertschätzung und Bindung. Haralds Gehirn reagiert mit der Produktion eines Hormoncocktails, der aus Oxytocin und Dopamin besteht.

Ihr Mitarbeiter hat nun etwas gelernt: Willst du Zuneigung, check deine E-Mails am Sonntag! Viele Mitarbeiter sind darüber verärgert, dass sie E-Mails mit Fragen von Kollegen im Urlaub bekommen, obwohl ihr E-Mail-Programm eine automatische Antwort generiert, die häufig so lautet: „Ich bin bis einschließlich 15. Februar auf Urlaub. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin, Frau Müller, unter 0043 1 234 5678.“ Nicht selten kommt nach kurzer Zeit gleich noch ein E-Mail, weil die Kollegen Frau Müllers Expertise nicht vertrauen und ungeduldig sind. Und dann schreibt man irgendwann zurück, denn es wird dann wohl dringend sein.

Systemische Auswirkungen

Es gibt Schätzungen, die davon ausgehen, dass Arbeitsunterbrechungen und Multitasking einen Netto-Effizienzverlust von mehr als 50 Prozent für Organisationen nach sich ziehen. Eine genaue Quantifizierung ist nachvollziehbarerweise schwierig, in jedem Fall scheint aber klar zu sein, dass es signifikante innere „Reibungsverluste“ zu geben scheint. Zusätzlich dazu beginnen wir aufgrund der durch Multitasking veränderten Wahrnehmung, den Fokus nach innen zu richten.

Denn Multitasking und der damit verbundene Stress sorgen für ein Ausschalten unserer Vernunft (kognitive Kontrolle). So werden wir quasi auf unser Stammhirn „zurückgeworfen“ und nehmen Bedrohungen und Feindbilder stärker wahr. Da Unternehmen sich grundsätzlich zu einem sehr hohen Prozentsatz der Arbeitszeit mit sich selbst beschäftigen, also den Fokus verstärkt nach innen und nicht nach außen zu Kunden oder Mitbewerbern richten, ist es nicht weiter verwunderlich, dass wir Schuldige für Stress und Überlastung im Unternehmen suchen und finden.

Darüber werden wir uns – beim Bürokaffee – schnell einig, und so verbreiten sich Lagerdenken, Jammerkultur und Zynismus. „Wir gegen die anderen“ oder „wir gegen das Management“, so lautet häufig die Parole. Statt zusammen gegen Mitbewerber am Markt zu „kämpfen“, statt sich damit zu beschäftigen, was der Einzelne, die Abteilungen und Unternehmensbereiche dazu beitragen könnten, um besser und effizienter zu werden, beschäftigen wir uns mit uns selbst. Dadurch entsteht verständlicherweise das Gefühl der Ohnmacht, denn zu gewinnen gibt es mit dieser Strategie wohl nichts.


Zuerst erschienen im “personal manager” Ausgabe 4/2019.

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