Was das Mindestlohngesetz verlangt
Seit Januar 2015 ist das Mindestlohngesetz in Kraft und bringt neben einer festen Lohnuntergrenze auch eine Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten mit sich. Diese gilt sowohl für geringfügig Beschäftigte als auch für Betriebe mit Sofortmeldepflicht. Viele Unternehmen, die zuvor keine Arbeitszeiten erfasst haben, stehen vor der Frage, wie sie einfach und möglichst günstig die neuen gesetzlichen Regelungen umsetzen können. Der erste Gedanke ist oft, die Arbeitszeiten per Excel-Tabelle notieren zu lassen oder sich schnell eine „Notlösung“ für den PC zu bauen. Doch ist das wirklich die billigste Variante?
Arbeitszeiterfassung ohne elektronisches System ist nicht kostenfrei
Wer Arbeitszeiten ohne elektronisches System aufzeichnet, sollte genau nachrechnen. Denn die vermeintlich kostenlose Excel-Tabelle kann sich schnell zur Kostenfalle entwickeln. Im Gegensatz zum sekundenschnellen Ein- und Ausstempeln per RFID-Terminal, PC oder Mobile-App müssen die Zeiten bei einer Excel-Tabelle per Hand eingetragen werden. Das Fehler- und Missbrauchspotenzial ist enorm hoch. Einträge werden vergessen und können im Nachhinein nicht mehr nachvollzogen werden. Und spätestens am Monatsende wird klar, dass Auswertung und Kontrolle dieser Stundenzettel mehrere Arbeitsstunden in Anspruch nehmen, Personalkosten, die an anderer Stelle besser aufgehoben wären.
Zudem machen flexible Arbeitszeitmodelle und unterschiedlich Einsatz- und Arbeitsorte die Zeiterfassung immer komplexer. Bei der Erfüllung von Sollstunden müssen Pausenzeiten, vom Bundesland abhängige Feiertage, Urlaubs- und Krankheitstage verrechnet werden. Das Gleiche gilt für Sonderzuschläge und Überstunden. Das Übertragen der Daten vom Stundenzettel in andere Systeme (Lohnbuchhaltungssoftware) ist ebenfalls zeitintensiv.
Jetzt ein elektronisches Zeiterfassungssystem nachrüsten?
Laut einer Studie der Hochschule Furtwangen (die bisher letzte dieser Art) aus dem Jahr 2010, bei der 650 Arbeitgeber befragt wurden, waren die wichtigsten Gründe für die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung die deutliche Senkung von Personal- und Verwaltungskosten, die Automatisierung der Zeiterfassung sowie die minutengenaue Messung, die zu mehr Fairness und Transparenz zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern führte. Zudem eröffnet sie zusätzliche Analysemöglichkeiten, die die Grundlage für Preiskalkulation und Controlling sind.
Neben gesetzlichen Vorgaben spielt die Zeiterfassung auch bei der zunehmenden Flexibilisierung der Arbeitszeit eine Rolle. Unternehmen profitieren deutlich von Arbeitszeitkonten, denn die in Stoßzeiten angesammelten Überstunden können in Leerzeiten ohne großen Verwaltungsaufwand abgebaut werden. Ein Plus für die effektive Einsatzplanung und eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit.
Durch die steigende Verbreitung des digitalen und ortsunabhängigen Arbeitens wird auch die mobile Zeiterfassung immer wichtiger. Mitarbeiter müssen auch im Homeoffice und von unterwegs aus ihre Arbeitszeiten erfassen, wenn Sie unter die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten des Mindestlohngesetzes fallen. Darüber hinaus bietet die Zeiterfassung zusätzliche Vorteile. Der Arbeitgeber hat die Kontrolle, dass Sollstunden erfüllt und die Arbeitszeit effektiv genutzt wird.
