Emotionale Vorbereitung
Als Führungskraft sollte man sich auch emotional auf das Gespräch einstimmen. Man sollte sich bewusst machen, wie sehr man von der zu besprechenden Angelegenheit selbst betroffen ist und warum man meint, sich dafür engagieren zu müssen. Auch sollte man die Beziehung zum Mitarbeiter überdenken und sich fragen, ob man ihn sympathisch oder unsympathisch findet und deshalb möglicherweise voreingenommen ist.
Je intensiver einen der Gesprächsanlass gefühlsmäßig berührt, desto eher sollte man sich selbstkritisch fragen, ob die momentane eigene Gefühlslage wirklich berechtigt ist. Ob man nicht dadurch in der Angelegenheit zu unangemessenen Bewertungen neigt, die im Gespräch zu unangebrachten oder unsachlichen Äußerungen verleiten und somit den Gesprächserfolg gefährden könnten. Ferner gehört zur emotionalen Vorbereitung der Führungskraft, sich in die aktuelle Gefühlssituation des Mitarbeiters zu versetzen sowie sich auf dessen Mentalität einzustellen. Das hilft später, seine Gesprächsbeiträge zutreffend zu deuten und einzuordnen.
Logistische Vorbereitung
Hierbei sind sämtliche Maßnahmen zu planen, die den terminlichen Rahmen, die räumlichen Bedingungen sowie die sächlichen Hilfsmittel betreffen. Es ist dafür zu sorgen, dass
• ein günstiger Gesprächstermin vorgesehen und dem Mitarbeiter rechtzeitig mitgeteilt wird,
• genügend Zeit für das Gespräch eingeplant wird, da sich ein präziser Zeitbedarf selten vorhersehen lässt,
• das Gespräch störungsfrei und in einer angenehmen Raumsituation ablaufen kann,
• alle erforderlichen Unterlagen und sächlichen Hilfsmittel zur Verfügung stehen.
Diese mehr formalen Vorbereitungsmaßnahmen werden manchmal als nachrangig angesehen. Jedoch können auch sie sich auf den Gesprächsverlauf negativ auswirken, wenn sie nachlässig gehandhabt werden oder sogar gänzlich versäumt wurden.
Beispielsweise kann es den Gesprächserfolg in Frage stellen, wenn notwendige Unterlagen fehlen oder das Gespräch permanent durch Telefonanrufe und Besucher unterbrochen wird.
Am übergeordneten Gesprächsziel haben sich alle weiteren Überlegungen auszurichten.
Thematisch-inhaltliche Vorbereitung
Im Rahmen der thematischen und inhaltlichen Vorbereitung ist der zu besprechende Sachverhalt gründlich zu durchdenken. Dazu gehört, die Faktenlage dahingehend zu überprüfen, ob alle problemrelevanten Informationen vorliegen und wie zuverlässig diese sind. Oder ob noch wichtige Fragen offen sind und demzufolge im Gespräch geklärt werden müssen.
Was das zu besprechende Problem anbelangt, so ist abzuwägen, wie wichtig bzw. schwerwiegend es ist, um sich klarzuwerden, wie nachdrücklich und ausführlich es zu behandeln ist. Bei brisanten Themen kann es angebracht sein, sich zuvor auch klarzumachen, was man im Gespräch tunlichst nicht ansprechen sollte, um keine Themenabweichungen oder unnötigen Konflikte heraufzubeschwören. Handelt es sich um eine sehr umfangreiche oder vielschichtige Angelegenheit, kann es hilfreich sein, sie in mehrere Einzelthemen zu gliedern, um diese in überschaubaren Schritten abhandeln zu können.
Die sorgfältige Vorbereitung ist eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg eines Mitarbeitergesprächs.
Als Führungskraft sollte man es nicht versäumen, sich auf ein Mitarbeitergespräch gut vorzubereiten. Im Allgemeinen hat man im Vorfeld noch die erforderliche Muße und gefühlsmäßige Distanz, sich fundierte Argumente sowie eine systematische und erfolgversprechende Vorgehensweise zu überlegen. Eine sorgfältige Gesprächsvorbereitung umfasst folgende Maßnahmenarten:
• thematische und inhaltliche Vorbereitung
• logistische Vorbereitung
• emotionale Vorbereitung
Am Anfang aller Überlegungen ist ein klares, unmissverständliches Gesprächsziel festzulegen. Es gilt zu überlegen, um was es im Gespräch tatsächlich gehen und was erreicht werden soll. Hierbei ist es ratsam, sich nicht von unrealistischen Wunschvorstellungen leiten zu lassen, sondern sich illusionsfrei klarzumachen, was das Gespräch unter den gegebenen Umständen leisten kann und was möglicherweise nicht. Falls Abstriche zu machen sind, ist zu überlegen, welche Alternativen akzeptabel wären, was aber andererseits als Minimum erreicht werden muss.
Vorbereitungs-Checklisten als Arbeitshilfen
Eine Vorbereitungs-Checkliste kann sicherstellen, dass man keine der zahlreichen Vorbereitungsmaßnahmen übersieht. Sie kann es außerdem erleichtern, sich eine zielgerichtete Gesprächsstruktur sowie schlüssige Argumentation zu überlegen.
Checkliste
Thematisch-inhaltliche Gesprächsvorbereitung
Liegen alle problemrelevanten Informationen vor?
Sind diese Informationen zuverlässig?
Müssen wichtige Fragen im Gespräch noch geklärt werden?
Wie wichtig bzw. schwerwiegend ist der zu besprechende Sachverhalt?
Muss das Gespräch in mehrere Einzelthemen gegliedert werden?
Logistische Gesprächsvorbereitung
Ist der Gesprächstermin günstig?
Wurde der Termin rechtzeitig mitgeteilt?
Ist ausreichend Zeit eingeplant?
Findet das Gespräch in einer angenehmen Raumsituation statt?
Liegen alle erforderlichen Unterlagen vor?
Stehen alle benötigten Hilfsmittel zur Verfügung?
Emotionale Gesprächsvorbereitung
Wie sehr ist die Führungskraft betroffen?
Welche Beziehung besteht zum Mitarbeiter?
Ist die eigene Gefühlslage in dem Moment berechtigt?
Kann diese Gefühlslage zu unangemessenen Bewertungen führen?
Kann sich die Führungskraft in die Gefühlssituation des Mitarbeiters versetzen?
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Fotocredit: Rainer Sturm / www.pixelio.de
