Mehr Transparenz bei weniger Administration

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Foto von Mimi Thian

Zu hoher Administrationsaufwand

Die Allgaier Werke GmbH ist ein führender Systemlieferant mit Fokus auf Umformtechnik. Darunter fallen insbesondere Pressteile und einbaufähige Komponenten für die Automobilbranche. Weiterhin entwickelt und produziert das Unternehmen verfahrenstechnische Maschinen und Apparate wie Trocken- oder Kühlsysteme und garantiert seinen Kunden dabei höchste Produktqualität. Dieser Anspruch macht die kontinuierliche Optimierung der internen Prozesse zu einem grundlegenden Erfolgsfaktor. In der Zeitwirtschaft des Unternehmens identifizierte man deutliche Verbesserungspotenziale hinsichtlich Effizienz, Transparenz und Flexibilität. In der Vergangenheit erfassten die über 1.300 Mitarbeiter am Stammwerk Uhingen ihre Abwesenheiten und Fehlzeiten, wie z.B. Urlaub, manuell über Fehlmeldungen. Die Fehlmeldungen wurden dann zentral an die Abteilung Entgeltabrechnung des Bereiches Personalwesen weitergeleitet. Die Entgeltabrechnung gab die Daten aus den Fehlmeldungen am PC ein, um sie dort weiterbearbeiten zu können. Für die Mitarbeiter der Entgeltabrechung bedeutete das einen enormen administrativen Arbeitsaufwand. Sie investierten einen substanziellen Teil ihrer Arbeitszeit in diese Routinetätigkeiten. Außerdem verursachte dieses Vorgehen hohe Druck-, Papier- und Ablagekosten und steigerte durch die doppelte Erfassung die Fehlerhäufigkeit. Auch für die Beschäftigten erwies sich die bestehende Lösung als unflexibel und wenig transparent, da es nicht möglich war, während des Monats wichtige Informationen, wie z.B. Saldenstände, online einzusehen.

Effizientere Lösung gesucht

Mit dem Ziel, die Zeitwirtschaft deutlich effizienter zu gestalten, machte sich das Unternehmen auf die Suche nach der richtigen Lösung. Der administrative Aufwand sollte auf ein Minimum reduziert und so die Abteilung

Entgeltabrechnung maßgeblich von Routinearbeiten entlastet werden. Auch die aktive Beteiligung der Mitarbeiter bei der Personaladministration und damit die gezielte Förderung von Eigenverantwortung war dem Unternehmen ein wichtiges Anliegen. Über eine leicht bedienbare, IT-gestützte Lösung sollten sie mehr Transparenz erhalten, indem sie permanenten Zugriff auf ihre Zeitsalden und Urlaubstage haben.

Die Arbeitszeit im Griff

Die Allgaier Werke GmbH entschied sich für die ATOSS Startup Edition, eine integrierte Software für Arbeitszeitmanagement mit den Funktionen Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung, Zutrittskontrolle und Employee Self Service. Insgesamt nutzen 85 Prozent der Mitarbeiter die Lösung. 60 Prozent der gewerblichen Mitarbeiter wurden über den Employee Self Service (ESS) aktiv in die Personaladministration eingebunden. Über eine leicht bedienbare, modern gestaltete Web-Oberfläche verwalten sie ihre Zeitwirtschaftsdaten jetzt eigenständig. Der Zugriff erfolgt mit einem standardmäßigen Internet-Browser. Auch ältere PCs erfüllen die nötigen Systemanforderungen problemlos, eine neue Software auf den einzelnen Rechnern war nicht notwendig. Mit der Monatsübersicht haben die ESS-Benutzer ihre Arbeitszeiten und Zeitsalden jederzeit im Blick. Auch der manuellen Erfassung mit Fehlmeldungen schiebt der ESS einen Riegel vor – ein individueller, mehrstufiger Genehmigungs-Workflow erlaubt es den Mitarbeitern, eigenständig Abwesenheiten und Fehlgründe zu beantragen. Der jeweilige Vorgesetzte wird über neue Anträge per E-Mail informiert und kann diese auch direkt bearbeiten und genehmigen. Der ESS wurde in das bestehende Mitarbeiterportal des Unternehmens eingebunden. Die Belegschaft greift so im gewohntem Look & Feel auf die Informationen und Funktionen zu. Aufgrund der selbsterklärenden Oberfläche stieß der Employee Self Service bei allen Mitarbeitern auf hohe Akzeptanz; eine Schulung war nicht notwendig.

Topaktuelle Daten garantiert

Seit etwa einem halben Jahr wird auch das Modul Personaleinsatzplanung der ATOSS Startup Edition aktiv genutzt. Dem Echtbetrieb ging eine dreimonatige Testphase voraus. Die Arbeitszeiten von rund 900 Mitarbeitern, überwiegend in der Produktion, werden über die Lösung disponiert und gesteuert. 60 Arbeitszeitmodelle, der 3-Schichtbetrieb sowie die individuellen Anforderungen verschiedener Bereiche wurden problemlos abgebildet. Die Parametrisierung nahm Allgaier größtenteils in Eigenregie vor. Einen ganz besonderen Mehrwert bietet die Personaleinsatzplanung der Ausbildungsleitung. Mit Hilfe des automatischen Dienstplans lässt sich auf bequeme Art und Weise sicherstellen, dass die 80 Auszubildenden des Unternehmens innerhalb von drei Lehrjahren alle Abteilungen durchlaufen. Die Ausbildungsleiter profitieren außerdem von mehr Transparenz. Sie wissen zu jeder Zeit, in welchem Bereich sich die Auszubildenden gerade befinden. Die Kombination von elektronischer Personaleinsatzplanung und Employee Self Service bietet einen weiteren großen Vorteil: Beantragen die Mitarbeiter Fehlzeiten oder Urlaube, stehen diese Informationen topaktuell für die Einsatzplanung zur Verfügung. Die Planer verfügen damit über eine fundierte Entscheidungsgrundlage.

Messbare Ergebnisse

Der Employee Self Service bedeutet eine enorme Entlastung auf allen Ebenen. Die Abteilung Entgeltabrechnung profitiert von weniger Administrationsaufwand, täglich können bis zu fünf Arbeitsstunden eingespart und für andere Aufgaben aufgewendet werden. Die Linienmanager, Zeitbeauftragten und Meister halten die Kombination aus Personaleinsatzplanung und Employee Self Service „für das Beste, was ihnen in den letzten zehn Jahren in Sachen Software passiert ist“. Rück- und Anfragen ihrer Mitarbeiter bezüglich Arbeitszeitsalden, Urlaub oder Lohnabrechnung sind auf null zurückgegangen. Darüber hinaus reduzieren sich die Druck-, Papier und Ablagekosten signifikant, weil die Mitarbeiter nun ausschließlich mit dem Internet-Browser auf ihre Daten zugreifen. Durch die intensive Zusammenarbeit und ein professionelles Projektmanagement setzte das Unternehmen die Module Arbeitszeitmanagement und Employee Self Service bereits nach vier Monaten effektiv ein. Die Leitung Personal- und Entgeltabrechnung und auch die Mitarbeiter von Allgaier sind sehr zufrieden mit der neuen Lösung. Das Arbeitszeitmanagement wurde auf ein neues Fundament gestellt und konnte so erheblich kostengünstiger, effizienter und in hohem Maße transparent gestaltet werden. Für die Mitarbeiter bietet der Employee Self Service deutlich mehr Flexibilität, z.B. bei der Planung und Beantragung von Fehlzeiten und Abwesenheiten sowie beim Zugriff auf ihre Zeitinformationen.

Ausweitung geplant

Inzwischen wurde die ATOSS Startup Edition auch in der Tochterfirma AEF in Frankreich eingeführt. Über den französischen Mandant, der sich auf dem Server in Deutschland befindet, werden die Arbeitszeiten von 350 Mitarbeitern erfasst und gemanagt. Die sehr komplexen Arbeitszeitregelungen und gesetzlichen Vorgaben ließen sich problemlos in der Lösung abbilden. Die Zeitwirtschaftsdaten fließen über eine Schnittstelle direkt in das Lohn- und Gehaltssystem Alicia, was vorher technisch nicht möglich war. Dadurch reduziert sich der administrative Aufwand erheblich. Im nächsten Schritt ist die Einführung des Employee Self Service vorgesehen. Die Anbindung der Hamburger Tochterfirma Mogensen mit rund 100 Mitarbeitern ist ebenfalls geplant. In Kürze wird Allgaier auf die neueste Version der ATOSS Startup Edition migrieren. Dann steht dem Unternehmen auch der neue Employee & Manager Self Service (EMS) in vollem Umfang zur Verfügung. Damit profitieren auch die Vorgesetzten von den Vorteilen der „Selbstbedienung nach Maß“. Sie können sich die Salden ihrer Mitarbeiter, wie Gleitzeit-, Urlaubs- oder Überstundensalden, sowie Anwesenheitslisten und Reports künftig direkt über den Browser ansehen. So lassen sich Managemententscheidungen noch schneller treffen.

Das Projekt auf einen Blick:

Zielsetzung Reduzierung des administrativen Aufwands Aktive Mitarbeiterbeteiligung an der Personaladministration Flexiblerer Zugriff der Mitarbeiter auf die Daten der Zeitwirtschaft Mehr Transparenz für Belegschaft und Personalabteilung Automatische Personaleinsatzplanung
Systemlandschaft Betriebssystem: Windows Datenbank, Oracle Lohn- und Gehaltssysteme Paisy und Alicia
Mitarbeiter 1300 Mitarbeiter bei Allgaier 350 Mitarbeiter bei AEF in Frankreich
Ergebnisse Einsparung von Papier-, Druck- und Ablagekosten Direkte Beantragung von Fehlzeiten und Abwesenheiten durch einen elektronischen Workflow Reduzierung des Administrationsaufwands in der Entgeltabrechnung um rund fünf Arbeitsstunden pro Tag Entlastung der Vorgesetzten bzw. Zeitbeauftragten durch selbstständige Abfrage von Saldenständen Echtzeit-Daten für eine effiziente Personaleinsatzplanung

Autoren:

Alexander Spitzer, Produktmanager ATOSS SoftwareAG
Armin Loch, Leiter Entgeltabrechnung Allgaier Werke GmbH

Weitere Informationen: ATOSS

Sebastian Ofer

Chefredakteur bei HRM Research Institute

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