Löschungs- und Entfernungsanspruch aus Personalakten – wie sehen es die Gerichte?

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Foto von Zaiqiao Ye

Die Entscheidung

Die Klage wurde vom LAG Sachsen abgewiesen. Die Klägerin habe keinen Anspruch auf Entfernung der beiden strittigen Abmahnungen. Das Gericht hatte entschieden, dass nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses grundsätzlich kein Anspruch auf Entfernung der Abmahnung bestehe. Das gelte auch dann, wenn die Abmahnung zu Unrecht erteilt worden war. Weiter urteilte das Gericht, dass Personalakten, die in Papierform geführt werden, keine personenbezogene Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen darstellen und auch keine nicht automatisierte Datei i.S.d. § 3 Abs.2 Satz 1 BDSG sind. 

In analoger Anwendung der §§ 242, 1004 Abs .1 Satz 1 BGB können Arbeitnehmer die Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung und auch einer Ermahnung aus ihrer Personalakte verlangen. Der Anspruch besteht jedoch nur dann, wenn die Abmahnung inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers beruht oder den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt, und auch dann, wenn selbst bei einer zu Recht erteilten Abmahnung kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers mehr an deren Verbleib in der Personalakte besteht (BAG vom 19. Juli 2012 – 2 AZR 782/11 – NZA 2013, 91 m. w. N.). Das Gericht urteilte, das dieser Anspruch ausschließlich im bestehenden  Arbeitsverhältnis bestehe. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Entfernung mehr.

Offene Fragen 

Es müsste in der Zukunft weiter diskutiert werden, wie man mit Personalakten in Papierform umgeht. In vielen Unternehmen, Institutionen sowie in der Öffentlichen Verwaltung ist die strukturierte Personalakte in Papierform gängige Praxis.  

Abschließend weist das Gericht darauf hin, dass der § 32 Abs. 2 BDSG sich nicht auf den gesamten dritten Abschnitt des BDSG bezieht, sondern eine begrenzte Ausnahmeregelung zu § 32 Abs. 1 BDSG enthält und nicht verallgemeinernd auf den gesamten dritten Abschnitt des BDSG, so auch nicht auf die §§ 33 bis 35 BDSG, bezogen werden kann.

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Fotocredit:
Tim Reckmann | www.pixelio.de

Personalakte: Papier oder digital? 

Der Entfernungsanspruch besteht nach Auffassung des LAG Sachen jedoch auch nicht nach den §§ 35 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 i. V. m. 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG. Nach dem LAG Sachen besteht ein Löschungs- bzw. Entfernungsanspruch der Abmahnungen aus den von der Beklagten in Papierform geführten Personalakten nicht, weil durch Personalakten in Papierform keine personenbezogenen Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen i. S. v. § 3 Abs. 2 Satz 1 BDSG i. V. m. § 27 Abs. 1 Satz 1 BDSG verarbeitet werden.  

Ebenso sei davon auszugehen, so das Gericht, dass die Personalakte der Klägerin keine nicht-automatisierte Datei i. S. v. § 3 Abs. 2 Satz 2 BDSG i. V. m. § 27 Abs. 1 Satz 1 BDSG ist. Danach ist eine nicht automatisierte Datei jede nicht automatisierte Sammlung personenbezogener Daten, die gleichartig aufgebaut und nach bestimmten Merkmalen zugänglich ist und ausgewertet werden kann. Erforderlich ist ein gleichartiger Aufbau, der einen leichten Zugriff auf das strukturierte Aktengefüge zur Sammlung personenbezogener Daten ermöglicht. Die Klägerin hat ein derartiges strukturelles Aktengefüge in ihrer Klage nicht behauptet. Daher hat das Gericht einen Anspruch abgelehnt. 

Im Grunde müsste man jedoch davon ausgehen, dass die Personalakte im Regelfall ein strukturelles Aktengefüge darstellt, und damit unter § 3 Abs.2 Satz 2 BDSG fällt. Es erscheint richtig, die Papierakte unter § 3 Abs.2 Satz 2 BDSG zu fassen.

Über die Autorin:

Mira Martz ist Volljuristin und war nach ihrem zweiten Staatsexamen
mehrere Jahre in der Unternehmenskommunikation tätig. 
Bei der ISiCO Datenschutz GmbH verantwortet Mira Martz seit 2012
unter anderem die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.
www.isico-datenschutz.de

Der Fall

In dem vom Sächsischen Landesarbeitsgericht entschiedenen Fall ging es um eine Klägerin, die mit ihrer Klage die Entfernung zweier Abmahnungen aus ihrer Personalakte verlangte, nachdem sie aus dem Arbeitsverhältnis ausgeschieden war. Sie hatte vorgetragen, dass ein Anspruch auf Entfernung der Abmahnungen aus der Personalakte auch noch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bestehe. Außerdem würden die Abmahnungen sie in ihrem beruflichen Fortkommen beeinträchtigen. Die Abmahnungen seien ebenfalls inhaltlich unzutreffend gewesen, da die Klägerin keine arbeitsvertraglichen Pflichten verletzt habe.

Mögliche Spielräume  

Es ist nicht ganz nachzuvollziehen, warum das Gericht davon ausgeht, dass der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Entfernung mehr nach Beendigung seines Arbeitsverhältnisses hat. 

Es wird im Urteil auf eine Entscheidung des Bundesarbeitsgericht verwiesen (Urteil vom 16. November 2010 ·Az. 9 AZR 573/09). Darin heißt es, dass der Arbeitnehmer auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf Einsicht in seine vom ehemaligen Arbeitgeber weiter aufbewahrte Personalakte hat. Eine Einsicht in die Personalakte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses wird somit gewährt, aber ein Anspruch auf Löschung wird vom LAG generell ausgeschlossen.  

Das LAG geht davon aus, dass Beseitigungsansprüche nur dann nach Beendigung geltend gemacht werden können, wenn der Verbleib der Abmahnungen in der Personalakte dem Arbeitnehmer schaden könnte. Die Klägerin hatte im vorliegenden Fall nicht dargelegt, dass die Abmahnungen ihr über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus schaden könnten. Das Arbeitsgericht hatte darauf hingewiesen, dass die Klägerin zwischenzeitlich ein neues Arbeitsverhältnis habe, die Beklagte der Klägerin ein zufriedenstellendes Arbeitszeugnis erstellt hat und auch keine Anhaltspunkte dafür bestehen, dass die Beklagte die Abmahnungen potenziell neuen Arbeitgebern der Klägerin zu ihrem Schaden mitteilen könnte. 

Die Ansicht des Gerichtes könnte dem § 35 Abs. 2 Nr. 3 BDSG widersprechen. Darin heißt es, dass personenbezogene Daten zu löschen sind, sobald ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist. Das ist nach vorzugswürdiger Ansicht nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses der Fall.   

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