Leitfaden Telearbeit: Wie Sie rechtliche Fehler vermeiden

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Foto von Sean Pollock

Telearbeit – steuerrechtliche Aspekte

Reisekosten

Bei Telearbeitern, die ausschließlich zu Hause tätig sind und in der Firma keinen Arbeitsplatz haben, gilt die Wohnung als Arbeitsstätte (RZ 703a LStR 2002). Fahrten zum Firmensitz sind daher grundsätzlich Dienstreisen. Tagesgelder, Fahrtkostener­sätze und Nächtigungsgelder können – so­fern die übrigen Voraussetzungen gegeben sind – nach dem Einkommensteuergesetz nicht steuerbar ersetzt werden (§ 26 Z 4 EStG).

Arbeiten die Telearbeiter hingegen teilweise in der Firma, in der sie eigene Arbeitsplät­ze haben, und teilweise zu Hause, so sind die Fahrten zur Betriebsstätte keine Dienst-reisen.

Arbeitsmittel 

► Bleibt der Arbeitgeber wirtschaft­licher Eigentümer der technischen Einrichtungen wie Computer, Modem oder Fax, handelt sich um eine nicht steuerbare Zurverfügungstellung von Arbeitsmitteln durch den Arbeitgeber. Eine allfällige private Nutzung ist gemäß RZ 10703a der LStR 2002 (gegebenenfalls im Schätzungsweg) als Sachbezug zu erfassen. Gehen die Geräte ins Eigentum des Arbeitnehmers über, liegt zur Gänze ein abgabenpflichtiger Sachbezug vor. Der Arbeitnehmer kann entsprechend der beruflichen Nutzung Werbungskosten geltend machen.

► Wenn das Unternehmen dem Mitarbeiter ein Mobiltelefon stellt, ist kein Sachbezugswert zuzurechnen – ana­log zur Verwaltungspraxis bei fallwei­ser Privatnutzung eines firmeneigenen Festnetztelefons durch den Arbeitnehmer. Wenn der Arbeitnehmer das Gerät im Einzelfall umfangreich privat nutzt, sind die anteiligen tatsächlichen Kosten zuzu­rechnen. 

► Nutzt der Telearbeiter einen PC des Arbeitgebers regelmäßig für beruf­liche Zwecke, ist für eine allfällige Privatnutzung kein Sachbezugswert anzusetzen. Der Verkauf des PCs an den Arbeitnehmer zu einem Wert, der mindestens dem Buchwert entspricht, ist eben­falls kein Vorteil aus dem Dienstverhältnis. Wenn der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter den PC schenkt, ist der Wert des Gerätes (Buchwert) als Sachbezugswert zu ver­steuern. Die Übertragung voll abgeschrie­bener PCs führt zu keinem Vorteil aus dem Dienstverhältnis. Eine Absetzung für Abnutzung (AfA) kann der Mitarbeiter nicht in Anspruch nehmen (RZ 214a LStR 2002).

 

 Quelle: personal manager – Zeitschrift für Human Recources | Ausgabe 4 (Juli / August) 2014


Fotocredit:
Jörg Brinckheger (1) / www.pixelio.de
Uwe Steinbrich (2) / 
 www.pixelio.de

Telearbeit in einem echten Dienstverhältnis

Liegt ein echtes Dienstverhältnis vor, gilt auch für Telearbeiter das Arbeitsrecht unein­geschränkt. Das heißt, der Arbeitgeber muss alle arbeitsrechtlichen Bestimmungen bezüg­lich Urlaub, Arbeits- und Ruhezeiten sowie Arbeitnehmerschutz einhalten. Gleiches gilt für das Dienstnehmerhaftpflichtgesetz und die Kollektivverträge.

Darüber hinaus sollten Arbeitgeber auf fol­gende Punkte achten:

Vereinbarung vor Beginn der Telearbeit

Unabhängig davon, ob der Mitarbeiter als Telearbeiter eingestellt wird oder im Lauf eines bestehenden Arbeitsverhältnisses Tele­arbeit aufnimmt: Arbeitgeber und Arbeitneh­mer sollten vor Aufnahme der Tätigkeit eine Vereinbarung treffen. Dabei ist auch zu prü­fen, ob im konkret anzuwendenden Kollek­tivvertrag eine spezielle Regelung betreffend Telearbeit enthalten ist. Der Arbeitgeber muss dem Telearbeitnehmer folgende Informati­onen zur Verfügung stellen: Welcher Kollek­tivvertrag kommt zur Anwendung? Welche Arbeit muss der Arbeitnehmer verrichten? Wie sieht die organisatorische Eingliederung ins Unternehmen aus? Und wer ist der zu­ständige Vorgesetzte im Unternehmen?

Erforderliche Arbeitsmittel

Arbeitsrechtlich muss das Unternehmen die Arbeitsmittel, die der Mitarbeiter im Home­office benötigt, bereitstellen, installieren und warten. Es kann aber auch vereinbart werden, dass der Arbeitnehmer die eigenen Arbeits­mittel verwendet und der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Aufwandersatz leistet. Der Telearbeitnehmer sollte wissen, an wen er sich bei technischen Problemen wenden kann. Außerdem ist der Arbeitgeber in der Pflicht, entstehende Kosten, zum Beispiel für Internet, Telefon oder Strom, zu ersetzen. Dieser Kostenersatz kann entweder in Höhe der tatsächlich anfallenden Kosten oder pau­schal erfolgen. 

Computer, Bildschirme, Tische, Stühle oder andere Gegenstände, die der Arbeitgeber den Telearbeitnehmern zur Verfügung stellt, müssen den technischen Anforderungen des ArbeitnehmerInnenschutzgesetzes ent­sprechen. Vereinbaren beide Parteien, dass der Arbeitnehmer seine eigene Ausrüstung verwendet, ist der Arbeitgeber nicht für die Ergonomie des Equipments verantwortlich. 

Umfassender Zugang zum Unternehmen

Weiters muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass der Telearbeiter nicht vom Rest der Be­legschaft isoliert ist. Das ergibt sich aus der bereits erwähnten „Rahmenvereinbarung über Telearbeit“ sowie aus der allgemeinen Fürsorgepflicht. Telearbeitnehmer sollten regelmäßig Kollegen treffen können – zum Beispiel in Teammeetings – und Zugang zu Unternehmensinformationen haben, bei­spielsweise über das Intranet oder das Fir­men-Wiki. Außerdem darf der Arbeitgeber Telearbeitnehmer nicht von Aus- und Weiter­bildungs- und Karriereentwicklungsmöglich­keiten ausschließen. 

Zugang zum Telearbeitsplatz 

Arbeitgeber, Arbeitnehmervertreter sowie das Arbeitsinspektorat dürfen den Telearbeits­platz nur nach vorheriger Zustimmung des Arbeitnehmers betreten. 

Arbeitszeit 

Grundsätzlich gelten auch für Telearbeiter alle Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes

(AZG) und des Arbeitsruhegesetzes (ARG) wie beispielsweise die Höchstgrenzen der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit, die Pausenregelungen und die Feiertagsruhe. Es ist zu empfehlen, in die Telearbeitsvereinba­rung Bestimmungen aufzunehmen, die re­geln, welche Arbeitszeit der Telearbeitnehmer einzuhalten hat und wann er erreichbar sein muss. Bei alternierender Telearbeit sollten die Vertragsparteien festlegen, wann er in der Firma arbeitet und an welchen Tagen er zu Hause tätig ist. 

Unternehmen müssen auch für ihre Tele­arbeiter Arbeitszeitaufzeichnungen führen. Eine Betriebsvereinbarung kann die Aufzeich­nungspflicht dem Arbeitnehmer übertragen. Den Arbeitgeber trifft dann aber die Pflicht, den Telearbeitnehmer zur ordnungsgemäßen Führung der Aufzeichnungen anzuleiten, sich die Aufzeichnungen regelmäßig aushändigen zu lassen und sie zu kontrollieren.

Für Arbeitnehmer, die Arbeitszeit und -ort weitgehend selbst bestimmen können, sieht das AZG eine erleichterte Arbeitsaufzeich­nung vor. Es genügt, die Dauer der Tagesar­beitszeit zu notieren. Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie Pausen müssen die Arbeit­nehmer nicht aufzeichnen.

Datenschutz

Der Arbeitgeber sollte überlegen, wie er den Schutz der Daten, die der Telearbeitnehmer für berufliche Zwecke nutzt, gewährleisten kann. Wichtig ist beispielsweise, den Telear­beitnehmer über alle einschlägigen gesetz­lichen und betrieblichen Vorschriften und Regeln über den Datenschutz zu informieren. Für deren Einhaltung ist der Arbeitnehmer verantwortlich. Es ist außerdem empfehlens­wert, eine Datenschutzklausel im Telearbeits­vertrag zu vereinbaren. 

Formen der Telearbeit

Das Arbeitsrecht definiert Telearbeit als re­gelmäßiges Verrichten von Arbeit außerhalb der betrieblichen Räumlichkeiten unter Ver­wendung von Informationstechnologien wie Internet oder Telefon. Unternehmen können diese Arbeitsform mit echten oder freien Dienstnehmern, aber auch auf Basis eines Werkvertrags vereinbaren. Gesetzlich ist die Telearbeit nicht geregelt, deshalb ist es für den Arbeitgeber umso wichtiger, einzelver­tragliche Regelung zu treffen.

Bestimmungen finden sich in einzelnen Kollektivverträgen sowie in der „Rahmenvereinbarung über Tele­arbeit 2002“ der Europäischen Sozialpartner, zu deren Umsetzung die Sozialpartner einen Leitfaden erstellt haben, in dem man Emp­fehlungen zur Gestaltung der Rahmenbedin­gungen bei Telearbeit findet. 

Drei verschiedene Formen der Telearbeit las­sen sich unterscheiden:

► Bei der Teleheimarbeit erledigen Arbeitnehmer ihre Aufgaben in ihren Wohnungen. Ein Arbeitsplatz in den Räumlichkeiten des Unternehmens existiert nicht.

► In der Praxis dominiert die alternierende Telearbeit, bei der Mitarbeiter abwech­selnd zu Hause und im Betrieb arbeiten. Das Unternehmen stellt Arbeitsplätze zur Verfügung, die sich die Mitarbeiter dann teilen beziehungsweise zu unterschied­lichen und miteinander abgesprochenen Zeiten nutzen („Desk-Sharing“). 

► Mobile Telearbeit nehmen hauptsächlich Vertreter, Kundenbetreuer und ähnliche Berufsgruppen in Anspruch. Sie arbeiten an wechselnden Orten – zum Beispiel bei verschiedenen Kunden – und haben Fernzugriff auf die unternehmensinterne IT-Infrastruktur.

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