Effizienzsteigerung durch Workforce Management 

Unterschiedlichste Beschäftigungsarten und Arbeitszeitmodelle haben bei internetstores Bestand. Claudia Pursche, Mitarbeiterin im Personalwesen und Key-User des gfos Systems, sieht sich zur Abbildung der benötigten Flexibilität mit Einsatz des gfos Lösungssystems gut aufgestellt: „Neben unseren Festangestellten, die sowohl Gehalts- als auch Stundenlohnempfänger sind, haben wir Teilzeitkräfte und geringfügig Beschäftigte im Einsatz. Wir wollen als Arbeitgeber besonders attraktiv für unsere Mitarbeiter sein. Daher gehen wir stark auf die persönlichen Wünsche und Anforderungen unserer Angestellten ein. So ergeben sich in unserer alltäglichen Praxis eine Vielzahl von abzubildenden Modellen.“

group of people doing jump shot photography
Foto von Husna Miskandar

Neben weiteren bedeutenden Auszeichnungen erhielt internetstores Anfang 2011 die Auszeichnung „Top Job“ und steht damit in der Liste der besten deutschen Arbeitgeber. Diesem Anspruch folgend, sollten weitere Maßnahmen umgesetzt werden, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und gleichzeitig eine starke Entlastung in administrativen Prozessen herbeizuführen. „Korrekturen und Urlaubsplanungen werden über Workflowfunktionalitäten abgewickelt. Dort, wo es erforderlich ist, sind Genehmigungsprozesse abgebildet. Durch dieses papierlose Verfahren haben wir erhebliche Zeiteinsparungen und starke Verbesserungen der Datenqualität realisieren können. Gleichzeitig hat jeder Mitarbeiter umfassenden Einblick in die für ihn relevanten Informationen – sei es im Bereich seiner bereits geleisteten Arbeitszeiten, Fehlzeitenplanungen oder – je nach Bereich – in seinen Einsatzplan“, so Pursche.

Als integrierter Bestandteil  kommt die Personaleinsatzplanungskomponente zum Einsatz. Da auf identische Datenstrukturen zugegriffen wird, stehen alle relevanten Informationen online wechselseitig zur Verfügung. Schnittstellenproblematiken treten so gar nicht erst auf. „Heute werden um die 120 Mitarbeiter mit der PEP in allen operativen Bereichen wie Lager, Produktion, Versand und Wareneingang verplant. Mit der Einführung einer softwarebasierten Personaleinsatzplanung wollten wir unsere Schichtplanung zukunftssicher gestalten, denn wir sind auf Wachstum programmiert“, weiß Markus Knöller, Betriebsleiter bei internetstores.

Die Größe der Planungseinheiten ist dabei stark unterschiedlich. Das größte Augenmerk der Esslinger liegt in der gleichmäßigen Auslastung sowie dem Abfangen der ausgeprägten Saisonspitzen. Die Planung erfolgt unter der Berücksichtigung der Gleichberechtigung der einzelnen Mitarbeiter. Somit wird sichergestellt, dass kein Mitarbeiter bei der Schichtverteilung bevorzugt wird, also die Verteilung der Früh- und Spätschichten gleichberechtigt erfolgt. „Nur wer Spaß an seinen Aufgaben hat, identifiziert sich mit seinem Arbeitgeber. Hierzu gehört auch, Gleichberechtigung und Wertschätzung zu erfahren“, betont Knöller. Neben der gerechten Verplanung können durch das System auch Fahrgemeinschaften sowie persönliche Präferenzen der Arbeitszeiten systemgestützt berücksichtigt werden. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen sind im System hinterlegt und werden automatisch geprüft und berücksichtigt. Den jeweils aktuellen Dienstplan kann jeder Mitarbeiter auch im Self Service Bereich der gfos Software einsehen.

Eine Idee wurde zum Erfolg. Obwohl viele am Erfolg zweifelten, hielt René Marius Köhler an seiner Idee fest und gründete 2003 den Onlineshop fahrrad.de – die Grundsteinlegung der internetstores GmbH. Bereits 250 Mitarbeiter zählt das Unternehmen heute, welches weiterhin auf Wachstum programmiert ist.

„Als Multishop E-Commerce Unternehmen mit rund 20 Onlineshops sind wir in Europa tätig. Unsere Bike- und Outdoor-Onlineshops weisen jährliche Wachstumsraten von bis zu 80% auf und sprechen für sich“, so Burkhard Wagner, IT- und Projektleiter bei internetstores. Das rasante Mitarbeiterwachstum überforderte die vorhandenen IT-Systeme, sodass eine Lösung gefunden werden musste, um dem Wachstum und den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Heute setzt das Esslinger Unternehmen auf die Workforce Softwarelösung der GFOS mbH aus Essen. „Überzeugt hat uns die zukunftsorientierte und nachhaltige Lösung durch die hohe Parametrierbarkeit. Wir konnten die Softwarelösung komplett auf die Besonderheiten unseres Unternehmens anpassen und haben somit eine Standardsoftware, die individuell auf uns eingestellt wurde“, erklärt Wagner und fügt hinzu: „Wegen der strategischen, stark wachstumsorientierten Ausrichtung, gibt es schon einmal die Notwendigkeit, unterschiedliche Projekte und Aufgaben parallel zu meistern. Damit dies effizient gelingen kann, ist die Unterstützung durch zuverlässige und kompetente Partner, wie die GFOS mbH, erforderlich.“

Die Einführung des neuen Systems erfolgte ohne Testläufe, sondern mit einem Big Bang – einem  Rollout über alle Bereiche.  „Nach nur drei Monaten Projektlaufzeit liefen sowohl die Zeiterfassung als auch die Personaleinsatzplanung. Und das ohne große Schwierigkeiten. Sicherlich gab es hier und da eine Nachbesserung. Wenn man aber die komplexen Strukturen in unserem Haus sowie die kurze Projektphase betrachtet, kann man nur von einem sehr gut umgesetzten und reibungslosen Projektablauf sprechen“, zeigt sich Burkhard Wagner zufrieden.

Fazit

„Die in die Einführung der Software gfos gesetzten Ziele wurden alle erreicht. Allein durch die Effizienzsteigerung innerhalb der Personalabteilung hat sich das System innerhalb von 12 Monaten amortisiert. Von der Projektplanung bis zur Budgetierung hat alles reibungslos geklappt und wurde souverän durch GFOS begleitet. Projektverlauf und Ergebnis haben auch unsere Geschäftsführung zufrieden gestellt. Langfristig planen wir die Personaleinsatzplanung um weitere Komponenten zu ergänzen und in zusätzlichen Unternehmensbereichen, wie zum Beispiel unserem Service Center, zum Einsatz zu bringen. Kurzfristig ist die Einführung der Zutrittskontrolle geplant. Hier werden dann neben online arbeitenden Erfassungsgeräten auch digitale Schließkomponenten in die gfos Welt integriert “, schließt Wagner.