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00:00:06

Intro: Die HRM Hacks, Tricks, Tipps und Hilfe für Ihre HR-Herausforderungen und HR-Strategien. Denn der Mensch ist der wichtigste Faktor für den Erfolg Ihres Unternehmens.

00:00:20

Alexander Petsch: Glückauf und herzlich willkommen zu den heutigen HRM Hacks! Mein Name ist Alexander Petsch, ich bin der Gründer des HRM Institutes, euer Gastgeber. In unserer heutigen HRM Hacks Folge spreche ich mit Jan Kirchner, Gründer und Geschäftsführer der Wollmilchsau. Jan Kirchner kommt für mich zwar immer noch sehr Start-up-mäßig rüber, aber in Wirklichkeit hat er Wollmilchsau schon vor über 16 Jahren gegründet und ist für mich einer der Pioniere im Thema Programmatic Job Advertising. Und mit Jobspreader auch schon, ich hätte jetzt gesagt, so lange in dem Markt unterwegs, dass man noch fast nicht wusste, wie man das damals nennt. Aber auf jeden Fall freue ich mich, dass du heute bei uns bist, Jan.

00:01:04

Jan Kirchner: Moin.

00:01:06

Alexander Petsch: Schön, dass du da bist. Ja, noch mal vielleicht für die, die nicht wissen, wovon wir reden oder es lernen wollen. Also wir haben ja auch ein paar Folgen schon zu Programmatic Job Advertising gemacht. Im Wesentlichen ist es das automatisierte Anzeigenschalten für Stellenanzeigen. Vollautomatisiert durch Algorithmen, auf den richtigen Webseiten sozusagen ausgespielt, getargetet, automatische Angebotsabgabe durch KI optimiert hintendran, ständig verbessert, sodass man dann die richtigen Kandidaten auf seiner Anzeige oder Karriere-Page hat. Habe ich das richtig gesagt, Jan?

00:01:44

Jan Kirchner: Ja, ich glaube, das hast du schon gut zusammengefasst. Tatsächlich weiß ich auch gar nicht, ob es eine wirklich offizielle Definition davon gibt. Also Programmatic Advertising aus dem Marketing, wo das ja ursprünglich herkommt, ist ja tatsächlich vor allem voll automatisierte Banner-Schaltung. Im Jobkontext ist es eigentlich eher so ein Nebenaspekt und es geht eben um das Schalten von Stellenanzeigen. Da allerdings, zumindest in meinem persönlichen Verständnis, weniger auf der Schaltung von Laufzeitanzeigen oder das, was wir so gerne Post and Pray nennen, sondern eigentlich eher automatisiertes Performance Marketing. Das heißt, ich schicke oder schalte auf einer Cost-per-click-Basis in einem großen Netzwerk und kann eben aufgrund dieser Logik dann auch effizient Traffic zusammenzuschalten, sodass ich dieses Effizienzversprechen eben auch einlösen kann.

00:02:35

Alexander Petsch: Ja, jetzt geht es heute bei uns um Hacks zum Aufbau einer erfolgreichen Talent Acquisition Organisation. Ich schätze mal, das ist ziemlich digital und online, oder?

00:02:45

Jan Kirchner: Das weiß ich gar nicht so genau, weil das ja eigentlich eher ein strukturelles Organisationsthema ist. Insofern ist das ja sehr physisch, wenn sie dann da irgendwo sitzen. Und ja, sicherlich spielt digital eine Rolle. Ich denke, da werden wir dazu kommen. Aber tatsächlich ist es eigentlich eine Frage, die abseits von dem ganzen Thema liegt und wo es eben wirklich erst mal darum geht, wie muss eigentlich eine Organisation aufgestellt sein? Und das fand ich auch so spannend. Deswegen finde ich es so schön, dass wir das Thema heute machen, weil ich selber erst nach ein paar Jahren verstanden habe, dass es auf die Frage, wie baut man eigentlich eine erfolgreiche Talent Acquisition Organisation, gar keine empirische Antwort gibt, obwohl das ja die Grundlage für alles sein sollte, was wir so tun. Und ja, jetzt habe ich mich eben zwei Jahre viel damit beschäftigt und freue mich, wenn wir heute so ein bisschen was von dem, was ich gelernt habe, auch weitergeben können.

00:03:34

Alexander Petsch: Ja, ich weiß, dass ihr auch voll auf Remote umgestiegen seid, aber da wirst du deine Erfahrung auch bestimmt nachher einbringen. Wie würdest du denn anfangen, wenn die Fragestellung heißt, wie baue ich eine maximal erfolgreiche Talent Acquisition Organisation auf?

00:03:54

Jan Kirchner: Ja, der Einstieg ist im Endeffekt die Frage, was brauche ich denn eigentlich für so eine Organisation oder wie muss die eben aufgestellt sein? Also es ist ja so, dass in vielen Organisationen in irgendeiner Form eine Talent Acquisition Organisation existiert. Ob das jetzt ein Recruiting-Team ist, vielleicht von idealerweise Vollzeit-Recruitern, vielleicht aber sogar auch von Generalisten, die das nur in Teilzeit machen, so als Einstiegsmodell. Dann ein Team von Vollzeit-Recruitern. Dann habe ich vielleicht eine Nummer größer, wirklich eine eigenständige Recruiting-Organisation, wo neben den Recruitern dann auch noch die anderen Talent Acquisition Funktionen angedockt sind, also Employer Branding, Personalmarketing und vielleicht auch Active Sourcing. Jetzt kommen wir schon so langsam auf Konzern-Level und dann stellt sich halt auch eben immer noch die Frage, ja, nach welchen Zielen arbeiten die denn eigentlich? Also arbeiten die ganz klassisch wasserfallartig ab, was die Organisation so hinwirft oder sind die eigentlich schon in einer viel proaktiveren Rolle unterwegs und schieben im Grunde so ein bisschen die Organisation an? Ich weiß nicht, nehme an, dir kommt auch dieses „HR in the driver seat“ sehr bekannt vor. Das ist in den letzten Jahren ja immer mal wieder als Forderung und auch so ein bisschen als Formulierung an den eigenen Anspruch im Raum gewesen. Und ich glaube, wenn wir aus der Perspektive gucken, dann wird es halt eben wirklich spannend, diese Frage zu stellen. Wie baut man denn so eine Talent Acquisition Organisation, die diesem Anspruch gerecht werden kann? Und das ist die Frage, die mich eben bewegt hat. Und wir haben dann letztes Jahr zusammen mit der DGFP und der HTWK Leipzig und Professor Wald diese Frage empirisch untersucht und da habe ich auch noch ein bisschen was gelernt über die Branche. Und ja, ich denke, da könnten wir uns auch so ein bisschen dran orientieren und gucken, was noch offen ist.

00:05:56

Alexander Petsch: Also eure Studie war ja Klasse, da haben ja 1.400 Leute oder so HR-Funktionen sozusagen mitgemacht. Da bin ich gespannt, was du uns da noch mitgebracht hast. Aus, ich sage mal, der Sicht des Studienmachers gibt es da bestimmt auch noch einiges zu lernen. Du, in unserem Vorgespräch hattest du eigentlich so als ersten Punkt, so als ersten Hack, eigentlich formuliert gehabt: Für eine erfolgreiche Talent Acquisition Organisation muss Recruiting das Kerngeschäft sein. Und das finde ich eigentlich den aller-, allerwichtigsten Satz schon vorweg.

00:06:36

Jan Kirchner: Ja, tatsächlich war das auch eine ganz interessante Erkenntnis an der Stelle. Wir haben… Also du hast gerade gesagt, es waren knapp 1.400 Unternehmen, die da teilgenommen haben. Von denen auch ja, sagen wir mal so zwei Drittel, wirklich größere Organisationen, wo Recruiting halt auch einen gewissen eigenständigen Charakter hat. Und wir haben halt festgestellt von den Teilnehmenden, dass also 60 Prozent eine eigenständige Organisation haben und eben umgekehrt 40 Prozent halt auch noch nicht. Wir haben aber da auch einfach nur Teams schon als eigenständige Organisation gewertet, was ja in dem einen oder anderen Fall vielleicht dann auch einfach zwei Mann sind, die zusammen das Recruiting schmeißen und wo es eben diese anderen Funktionen und Rollen dann vielleicht eben nicht gibt. Oder eben auch nicht als eigenständige Funktionen und…

00:07:28

Alexander Petsch: Also ich musste über uns selbst schmunzeln, als ich das sozusagen reflektiert habe, weil wir hatten jahrelang… Wir sind ja eine kleine Organisation mit roundabout 30 Leuten und waren früher mal knapp 100, bis wir uns aufgesplittet haben. Und wir hatten halt immer eigentlich so eine Personalerin oder Personaler in Vollzeit-Funktion, der oder die dann auch für Recruiting zuständig war. Und das hat, ehrlich gesagt, bescheiden funktioniert. Und ich habe mich dann… Dann gab es Kolleginnen, die zwischendrin im Mutterschutz waren, wieder zurückkamen, dann nur Teilzeit. Also wir haben uns da als Organisation eigentlich immer an die HR-Funktion angepasst, haben halt dann Teile rein und raus getan, dass es dann mit den Stunden gepasst hat. Aber was mich gerade am Schluss echt richtig genervt und geärgert hat, war das also, wenn man es jetzt als Abteilung, als One-Woman-Abteilung betrachtet, dieses Recruiting als Kerngeschäft oder als Erfolgsthema überhaupt nicht da war. Das war ein maximales Verwaltungsthema. Und als mir das bewusst wurde und ich mich über mich selbst ärgere, dass ich das so gemacht habe, dachte ich, jetzt probiere ich das andere Extrem und hab mir dann einen 450 Euro Teilzeit-Recruiter, -Recruiterin gesucht. Den haben wir jetzt seit einem halben, dreiviertel Jahr im Einsatz und es ist super. Es ist was völlig anderes. Ja, es ist nur noch… Eigentlich zeitlich nur noch ein Bruchteil von der Ressource. Aber es wird nichts anderes gemacht und wir haben ehrlich gesagt kein Recruiting-Problem mehr seitdem.

00:09:11

Jan Kirchner: Ja, ich glaube, der große Unterschied ist eben, du hast das halt gerade schon schön beschrieben, ob du Recruiting als Anhängsel an eine Personalverwaltung hast, die du ja wahrscheinlich dann ursprünglich auch mal auf Basis von Verwaltungsskills besetzt hast und wo das dann halt dazugekommen ist oder ob du eben wirklich sagst, ich stelle Leute ein, die von vornherein ein Recruiting-Mindset mitbringen, die vielleicht viel stärker vom Ergebnis und weniger aus dem Prozess kommen. Ja, das ist eben auch… Wenn diese Formulierung ist, ich will im Driver Seat sitzen, da muss ich halt auch ein Fahrer sein und muss ich auch fahren wollen und dann bin ich halt eher in so einem Formel 1 Spirit unterwegs. Ich glaube, das ist halt auch im Prinzip… Und deswegen war das auch so quasi der erste Hack. Genau da, wo die Organisationen gerade stehen, auch größere. Auch dort ist HR ja immer als administratives Thema wahrscheinlich vor Jahrzehnten mit Firmengründungen gestartet. Und lange war Recruiting ja auch im Prinzip nur Bewerbungseingangsverwaltung und dementsprechend konnte man ja diesen Prozess auch teilweise wirklich über Jahrzehnte einfach verwalten. Und jetzt erst mit den wirtschaftlichen Transformationen, die vielleicht so im Laufe der letzten zehn, viel stärker in den letzten fünf Jahren, gekommen sind und auch den Transformationen, die die Unternehmen selber durchlaufen, ist auf einmal der Druck viel größer geworden. Und Recruiting ist halt jetzt auch ein Thema, was nicht mehr irgendein Subteam unter einem Personalleiter macht, sondern ein Thema, wo sich eine Geschäftsführung für interessiert, ein Thema, was relevant dafür ist, dass eine Organisation, die in einer Transformation steckt, ihre Business-Ziele überhaupt in drei Jahren erreichen kann. Sehr schön, wenn ich Elektroautos bauen will, aber ich brauche auch die Leute, die das tun. Und ich brauche halt auf einmal in einer kurzen Frist sehr viele davon in meiner Organisation. Und diese Herausforderung ist relativ neu. Also in kurzer Zeit wirklich schwere Profile in großen Mengen zu rekrutieren und das geht vom Konzern runter bis zum Mittelstand. Und daher kommt, glaube ich, genau diese Erkenntnis, dass die alle verstehen müssen, dass das halt jetzt ein Kerngeschäft ist, und das ist genauso wichtig wie Sales und hat auch große Parallelen. Auch wenn ich jetzt nicht ein Freund der pauschalen Sales-Parallele bin. Aber es ist genauso essenziell für die Organisation.

00:11:36

Alexander Petsch: Ja, wie wird es bei dir… Wie geht es weiter? Was sind weitere wichtige Tipps, die du…

00:11:42

Jan Kirchner: Ich habe noch so ein zweites, so einen zweiten Hack, der im ersten Schritt eigentlich vielleicht genauso platt wirkt, wie die Forderung, dass, wenn ich etwas mache, ich Leute brauche, die nur das machen. Und das ist die Erkenntnis, dass, wenn ich eine erfolgreiche Talent Acquisition Organisation bauen will, brauche ich halt eine strategische, differenzierte Personalbedarfsplanung. Ich habe früher immer geglaubt… Weil ich habe ja mal Wirtschaftswissenschaften studiert und da habe ich dann in Personalorganisation eins gelernt: Dass eine Organisation eine Personalbedarfsplanung macht. Und dann habe ich das, glaube ich, zehn Jahre lang nicht hinterfragt und bin davon ausgegangen, dass es das in jedem Unternehmen größer als 200 Mitarbeiter gibt. Und in den letzten Jahren habe ich aber über die Kampagnenplanung eben im Kontext Programmatic Job Advertising gelernt, dass auf die Frage, ja, wie viele Leute wollt ihr denn nächstes Jahr so einstellen und aus welchen Job-Clustern kommen die denn, ein fröhliches Lachen kam oder auch ein peinliches Schweigen, je nachdem. Und dann auf die Nachfrage, ja, ihr habt aber doch bestimmt eine strategische Personalbedarfsplanung, wo ihr das nachgucken könnt und dann kam halt noch mal so ein bisschen verschämtes Kichern. Und dann kommt häufig die Antwort, dass sie halt sagen, na ja, wir haben letztes Jahr 700 Leute eingestellt und wir gehen davon aus, dass das dieses Jahr wieder so ist. Wie sie sich genau verteilen, wissen wir aber nicht.

00:13:04

Alexander Petsch: Genau. Und es könnte sein, dass die Konjunktur sich verändert und die Strategie der Geschäftsführung noch einen Einfluss darauf hat.

00:13:11

Jan Kirchner: Ja, genau, es gibt dann immer noch so dieses: Der Vorstand hat gesagt, dieses Jahr ein bisschen mehr Attacke oder dieses Jahr ein bisschen vorsichtiger, weil wir wissen nicht genau. Und dann machen sie Plusminus 10, 15 Prozent. Und das ist aber natürlich aus der Perspektive, wenn ich ein Team bauen will, was eine bestimmte Aufgabe löst, dann muss ich halt erst mal diese Aufgabe definieren. Und dann ist es natürlich ein Riesenunterschied, ob 700 Einstellungen sich eher im Bereich Ingenieure, Entwicklung, spezialisierte Facharbeiter bewegt oder eher im Bereich Maschinenbediener, Lagerarbeiter. Und wenn ich das nicht weiß, dann kann ich halt auch im Vorfeld mir keine Gedanken über die entsprechende Methodik machen, die ich einsetzen sollte oder vielleicht auch muss. Ich kann dann auch diese besagten Rollen, die ich dann brauche, um diese Aufgaben zu erfüllen, halt auch nicht machen. Das ist ein bisschen wie ein Formel 1 Team, wo du nicht weißt, ob sie Reifen wechseln müssen oder den Fahrer wechseln oder am Motor irgendwas heile machen. Du brauchst ja für jedes einzelne Ding einen Spezialisten und genauso ist das halt im Endeffekt im Recruiting ja auch. Insofern zweiter Hack, man hat eine differenzierte strategische Personalbedarfsplanung, die sauber… Also die aus Business-Zielen, das ist auch ganz wichtig, dann einen Personalbedarf ableitet, die vielleicht auch tatsächlich so was Abgefahrenes macht, wie mal zu gucken, wer geht dieses Jahr in Rente. Ja, du lachst, aber das wissen viele Organisationen nicht wirklich und das heißt, sie können noch nicht mal so planbare Sachen wir Altersfluktuation vorhersagen. Zahlen zu allgemeinen Fluktuationen gibt es oft differenziert auch nicht, sondern das ist dann gemischt mit Altersfluktuation. Und wer geht eben vielleicht auch noch in Mutterschutz, Elternzeit, diese ganzen Themen. Das heißt, es gibt kein differenziertes Bild davon und dann eben auch nicht so richtig ein differenziertes Bild von Organisationen, die sich irgendwohin verändern, bestimmte Business-Ziele erreichen. Sodass man dann sagt: Okay, um den Umsatz, den der Vorstand da irgendwie gerne machen will, zu erreichen, brauche ich halt so und so viele Ingenieure, die das bauen, die ITler, die irgendwie da was machen in der Produktion und welche, die das verkaufen, um dann eben auch hinterher wirklich auf einer Business Unit und auch Jobgruppen-Basis dann wirklich sagen zu können: Die 700 verteilen sich folgendermaßen. Davon sind 20 Prozent Jobs im Mangel-Bereich, 30 Prozent sind in einem Engpass-Markt und bei dem Rest ist irgendwie noch ein halbwegs intakter Arbeitsmarkt da, wo man eben so was wie dieses klassische Bewerbungseingangsverwaltung, Personalmarketing, Recruiting machen kann. Aber das wäre ein Input, den ich schon bräuchte.

00:15:51

Alexander Petsch: Wie viele Firmen bei eurer Studie würdest du sagen, machen das so?

00:15:55

Jan Kirchner: Wir haben diese tatsächlich… Also die Personalbedarfsplanung werden wir jetzt erst in der Folgestudie… Die startet in zwei Wochen. Da werden wir das mit abfragen. Also auf Basis der Gespräche, die ich in den letzten zwei Jahren geführt habe, würde ich schätzen, vielleicht die Hälfte, wenn es gut läuft.

00:16:11

Alexander Petsch: Krass! Okay.

00:16:13

Jan Kirchner: Insofern, ja, das war der zweite Hack. Sich Mühe geben und das auch einfordern. Also auch da wieder proaktiv werden und nicht einfach diese Zahl hinnehmen, sondern sie auch einfordern.

00:16:25

Alexander Petsch: Und auch mal hinterfragen. Also geht mir in meiner Rolle auch so, dass ich ständig frage, die Zahl, die ich da sehe oder genannt bekomme, kann das stimmen? Und wie kann ich die Zahl beeinflussen, in die eine wie die andere Richtung?

00:16:41

Jan Kirchner: Ja, und es muss ja auch nicht mal sein… Also ich erwarte gar nicht, dass da am Ende eine fixe Zahl rauskommt. Hat ja auch viel mit Szenarien Rendering zu tun. Wenn halt ein neuer Bereich gut läuft, dann geht es vielleicht schneller. Wenn es schlechter läuft und es gibt noch eine allgemeine Konjunkturdelle, dann langsamer. Dann plane ich halt Ranges oder eben einzelne Szenarien und dann mache ich halt ein „alles bleibt, wie es ist“-Szenario, ein „es geht total ab“-Szenario und ein „doch nicht so toll“-Szenario und dann weiß ich halt, in welcher Range ich mich bewege. Und dann kann ich halt auch eine strategische Personalplanung fürs Recruiting machen und gucken, wen brauche ich da eigentlich?

00:17:21

Alexander Petsch: Okay, das ist dann die Anschluss-Empfehlung, oder?

00:17:26

Jan Kirchner: Ja, das wäre so ein bisschen mein… Mein dritter Hack wäre im Prinzip, dass genauso wie das Recruiting-Kerngeschäft sein muss, sollte auch, also zumindest ab einer gewissen Größe, jede Recruiting oder Talent Acquisition Rolle eigenständig vorhanden sein. Also jemand, der sich wirklich über ein Thema Gedanken macht. So, da denke ich jetzt also natürlich einmal an das Recruiting selber. Wobei man das wahrscheinlich schon wieder aufsplitten kann und sagen kann, okay, Tech-Recruiting ist vielleicht jetzt noch mal was anderes als irgendwie Blue Collar oder High Volume Recruiting. Und das sind auch Leute, die wahrscheinlich einen etwas anderen Background haben, weil die vielleicht auch bestimmte fachliche Skills mitbringen müssen, um halt Senior Entwickler und Software Architekten entsprechend händeln zu können. Das Gleiche eben auch bei Ingenieuren. So, dann hätte ich selbst da schon eine gewisse Aufsplittung. Ansonsten, wenn wir über Berufe und Recruiting im Mangel-Bereich reden und ich brauche halt Active Sourcer, das ist ja auch wieder ein eigener Schlag. Da gibt es ja auch lange Diskussionen, ob das eine integrierte Rolle ist, der Recruiter, der auch Sourcing macht. Da gibt es dann die Leute, die sagen, ja, das macht den Job abwechslungsreicher. Aber es gibt eben auch die, die sagen, ja, aber das sind unterschiedliche Tätigkeiten und ich brauche halt auch da wieder Leute mit einem unterschiedlichen Mindset. Und der Sourcer ist so eine Mischung aus Online-Detektiv und Saleshunter, der halt irgendwie erst mal seinem Ziel da auflauert und guckt, wo finde ich es eigentlich? Und dann halt aber auch hart und hartnäckig zuschlägt und nicht loslässt, bevor es dann nicht eben auch gelungen ist, diese Person zu rekrutieren. Und dann haben wir halt noch die beiden Funktionen Personalmarketing und Employer Branding, die ab einer gewissen Größe auf jeden Fall auch eigenständige Aufgabengebiete sind, die eben auch eigenständig gepflegt werden sollten. Und was wir da in unserer Studie gelernt haben, ist, dass signifikante Teile da überhaupt niemanden haben. Also nicht im Sinne von, wir haben das definiert aus der Organisationsperspektive als mindestens eine halbe FTE, also eine halbe Vollzeitstelle, sodass jemand 20 Stunden die Woche diese Themen machen kann. Und wenn man sich halt anguckt, was da so dranhängt, Karriere-Seite, das ganze Thema Arbeitgeberbewertungen, Kampagnen, das ganze Personalmarketing, Controlling, Abwicklung, dann ist das halt schon viel. Und beim Employer Branding ist ja auch, wenn ich sage mal schon so, in Mittelstandsorganisation ab 500 Mitarbeitern, muss ich da auch jemanden haben, der erst mal guckt, mit wem sind wir denn? Wo müssen wir denn diese Brand eigentlich aufbauen? In welchen Teil-Arbeitsmärkten sind wir denn unterwegs? Wie sieht das in meinem Lokalmarkt aus? Viele haben auch eigentlich erst mal noch Hausaufgaben zu machen im Bereich internes Employer Branding. Das wäre dann schon wieder die Frage, ob das nicht jemand auch tatsächlich mit einem Hauptfokus macht und nicht drinnen und draußen irgendwie auch in einer Person. Und da ist es tatsächlich so, dass wir in der Recruiting Struktur Studie festgestellt haben, dass die im Grunde eigentlich in der Fläche understaffed sind. Die haben viel zu wenig Leute dafür. Die können den Anspruch, der an diese Rolle im Grunde gestellt wird oder gestellt werden müsste, nämlich alle diese Methoden und Kanäle zu bedienen, das lässt sich überhaupt nicht leisten mit der Kapazität, die da vorhanden ist. Und das meine ich wieder mit Bedarfsplanung, erst mal zu verstehen, was sollen die denn alles tun und dann guckt man sich an, geht das mit 20 Stunden? Und dann spielt man das mal durch und merkt, es wird vielleicht ein bisschen schwierig. Und dann muss ich halt entweder auch meine Vorstellung anpassen von dem, was ich erreichen will und kann. Und wir nennen das immer so schön Employer Branding. Also bis ich eine Brand bin, das dauert ja im Normalfall Jahre. Also selbst wenn ich eine Produktmarke habe, auf der ich aufsetzen kann, dann ist es ja auch so, dass die mich selbst dann auch noch immer wieder einschränkt, weil sie mich eben auch immer in eine bestimmte Ecke schiebt. Und das, glaube ich, müssen wir halt auch… Da müssen wir differenziert darüber nachdenken, was wollen wir eigentlich erreichen? Welche Kanäle müssen wir bespielen? Welche davon können wir sofort bespielen? Welche machen wir vielleicht erst nächstes Jahr, wenn wir noch Kapazitäten aufgebaut oder Hausaufgaben erledigt haben? Und ich glaube, so müssen wir über Recruiting nachdenken. Differenziert. Was müssen wir machen, in welcher Reihenfolge? Wen brauchen wir dafür und wie viele davon?

00:21:44

Alexander Petsch: Du hast gerade eben so im Beisatz gesagt, also eigentlich sind ein Großteil der Organisationen im Recruiting understaffed, um ihre Aufgaben eigentlich erfolgreich umsetzen zu können. Was ist deine Einschätzung? Wie viel Prozent fehlt da?

00:22:03

Jan Kirchner: Da würde ich mich tatsächlich noch nicht zu einer Prozentzahl hinreißen lassen. Ich hoffe, dass ich das nach dem Durchgang dieses Jahr machen kann. Wir haben letztes Jahr es leider aus technischen Gründen noch nicht geschafft, bei den Betreuungsschlüsseln… Also die nochmal aufzusplitten in eben besagte Jobcluster, die ich auch gerne bei der Personalbedarfsplanung hätte. Weil es natürlich einen Unterschied macht, ob du als Recruiter, keine Ahnung, im Jahr 30 oder 40 Tech-Stellen betreust oder ob du im High Volume Bereich 200, 300 Maschinenbediener, Lagerarbeiter oder so was machst. Und ich glaube, dass man das eben auch genau vor diesem Hintergrund der Personalbedarfsplanung halt gucken muss, wie viel kann ein Recruiter betreuen? Und ich habe da jetzt Durchschnittsdaten quasi nach Organisationsgröße und auch Organisationstyp vorliegen. Was ich aber auch noch nicht dazu habe, das ist gar nicht so einfach zu erfassen, wie gut funktioniert das denn für die? Also wie messen wir denn überhaupt diese Qualität am Ende? Das ist natürlich die Frage. Klar haben wir Stellen besetzt, aber hatten wir auch einen Anspruch an die Zeit, in der wir die besetzen konnten? Haben wir einen Anspruch an die Qualität? Was ist überhaupt Qualität in dem Kontext? Also, sagen wir mal so, ich, um jetzt vielleicht trotzdem eine Antwort auf deine Frage zu geben, würde schätzen, dass bei den Funktionen, also Personalmarketing, Employer Branding, Active Sourcing, da können sicherlich viele ihre Kapazitäten locker verdoppeln. Teilweise verdreifachen, weil das eben oft auch so Teilzeitlösungen sind. Im Recruiting selber lässt sich das, glaube ich, nicht ganz so pauschal sagen. Da muss man tatsächlich ein bisschen gucken und müsste dann eben vor allem schauen, wo sind Problembereiche?

00:23:50

Alexander Petsch: Das ist ja schon ein Wahnsinn! Also wenn du sagst verdoppeln bis verdreifachen. Also das ist ja…

00:24:02

Jan Kirchner: Ja, wobei man da halt auch sagen muss, verdoppeln heißt halt von einer halben Stelle zu einer Stelle.

00:24:09

Alexander Petsch: Naja, aber in der Fläche heißt das halt auch, wir haben 30.000 Recruiter in Deutschland, als Beispiel. Es könnten auch 40.000 oder 60.000 sein, ne?

00:24:18

Jan Kirchner: Ich gehe auch davon aus, dass das in den nächsten Jahren so kommt. Also, wenn wir uns so umschauen, dann ist es ja so, dass in den letzten zwei Jahren, also 2021, mit noch viel mehr Druck, auch international… Es war halt gar nicht mehr möglich, Recruiter zu kriegen. Da ist es ja jetzt auch… Also wir haben ja jetzt nicht wirklich eine Konjunkturabkühlung in dem Sinne… Also es gibt eine konjunkturelle Abkühlung, aber das Spannende ist ja, die schlägt ja aufs Recruiting kaum durch. Und nur weil wir jetzt irgendwie so ein paar Entlassungszahlen von irgendwelchen amerikanischen Tech-Konzernen hören, in der Praxis erlebe ich halt, dass wir eigentlich ein sehr ähnliches Recruiting haben vom Volumen, wie das 2021 war, als alle da so eingestellt haben. Und das ist eben die besagte Altersfluktuation. Jetzt die Baby Boomer gehen in Rente, die ganzen Transformationsprozesse laufen an und das war ja noch alles vor dem ganzen Energiewende-Thema, was da jetzt noch obendrauf kommt.

00:25:19

Alexander Petsch: Ja, und wir haben halt irgendwie dank Corona auch andere Krankenstände weiterhin.

00:25:25

Jan Kirchner: Ja, das kommt sicherlich auch noch dazu. Ich glaube, was sich dadurch halt auch ändert und das finde ich ganz, ganz spannend… Ich habe mich gerade in dem Termin hier vor unserem Podcast mit zwei Kollegen bei uns aus dem Produktmanagement über ja, sagen wir mal, die Persona von Recruitern unterhalten. Und so aus der Geschichte raus, sage ich jetzt mal, ist das ja eine Einstiegsposition und eine Quereinsteigerposition. Und oft war es eigentlich nicht so richtig möglich, sich nach einer gewissen Zeit in dieser Rolle weiterzuentwickeln. Und deswegen ist mit einer der Gründe, warum ich persönlich das Wort Talent Acquisition eigentlich sehr gerne mag, weil das die Vielfalt, die in diesem Berufsbild der Personalgewinnung steckt, viel besser abbildet als Recruiter, was immer so eine bestimmte Verwaltungsassoziation mitbringt und die Vielfalt und die Möglichkeiten der Entwicklung nicht aufzeigt. Und ich glaube, dass genau das jetzt passieren wird, weil wir haben eine steigende Nachfrage nach Recruitern oder Talent Acquisition Profis allgemein. Wir werden auch gute Leute halten müssen, weil wir werden uns gar nicht leisten können, dass jemand, der fünf Jahre Personalmarketing Erfahrung aufgebaut hat und dafür aus drei oder vier verschiedenen Teilgebieten wie Technologie, wie Internet, Online Marketing und eben nicht zuletzt Talent Acquisition, die erworben hat, dass die dann auf einmal sagen und Tschüss, jetzt gehe ich ins Marketing, weil das ist irgendwie hier alles ein bisschen zu langsam. Dann fangen wir halt ständig wieder von vorne an und machen halt im Prinzip „täglich grüßt das Murmeltier“ jeden Fehler alle zwei Jahre wieder und so werden wir die Arbeitsmarktsituation halt nicht in den Griff kriegen.

00:27:07

Alexander Petsch: Ja, ich bin da voll bei dir. Also ich glaube, das ist auch in meiner Wahrnehmung so. Früher war es ja, ich sag mal, fast unmöglich, in HR von außen sozusagen ohne Erfahrung, ohne Berufserfahrung reinzukommen. Und diese Recruiting-Positionen waren dann ja die einzigen in Anführungszeichen, wo ich auch als Rookie irgendwie eine gewisse Grundakzeptanz hatte. Und ich bin sicher, dass sich das die nächsten Jahre viel stärker auch differenzieren wird, dass diese Erfahrung von Recruitern vielmehr auch für Talent Acquisition wichtig ist. Und was ich auch seit Jahren feststelle, ist, dass das ganze Thema Online Marketing einfach in Recruiting mittlerweile so stark reinschwappt. Also, ich sag mal so, der Dimitri von Sixt, der hat mir schon vor Jahren gesagt, er würde nie jemanden aus dem HR fürs Recruiting einstellen, sondern nur aus dem Online Marketing. Dem braucht er viel weniger erklären. Oder der. Und wenn er jemanden aus dem HR nehmen würde für so eine Position, müsste er ja in Anführungszeichen bei null anfangen. Jetzt überspitzt gesagt. Aber das hat sich… Die Erkenntnis hat sich doch bei einigen durchgesetzt, dass ich starkes Online Marketing Know-How brauche im Recruiting, es sei denn ich habe natürlich so tolle Tools wie Jobspreader, die alles für mich abnehmen, oder?

00:28:32

Jan Kirchner: Ja, also tatsächlich… Also vielleicht erst mal so. Ich habe tatsächlich eine sehr ähnliche Erfahrung gemacht wie das, was du gerade von Dimitri zitiert hast. Wir haben ja so ein bisschen den Fluch und den Segen, dass wir ja genau an dieser Schnittstelle arbeiten zwischen Talent Acquisition und Online Marketing. Und wir haben es in beide Richtungen probiert. Also quasi Leute, die aus dem Recruiting kommen und wo wir dann irgendwie das Online Marketing drauf schulen mussten. Wenn sie aus dem Personalmarketing kommen, war das okay, weil sie dann das Marketing Grund-Know-How mitgebracht haben. Wenn sie aus dem Recruiting kamen, war das eher nicht vorhanden. Und wir haben genau die gleiche Erfahrung gemacht, nämlich dass, wenn Leute aus dem Online Marketing kommen und haben vielleicht vorher im E-Commerce gearbeitet und da aber, sag ich mal, relativ breit, denen dann zu erklären: Pass auf, dein Produkt, das sind jetzt nicht mehr irgendwelche Kitesurf Geschichten da aus deinem Shop, sondern das sind jetzt halt Jobs. Und deine Kunden sind jetzt eben Leute, die einen Job suchen oder wechseln wollen. Und ansonsten nimmst du jetzt alles, was du über Trichter und Kanäle und AB-Tests gelernt hast und überträgst das einfach dahin. So, und dann haben die halt gesagt, ja, gut, dann hab ich jetzt halt ein anderes Produkt. Und ich sag mal, den muss man dann… Es gibt noch eine zentrale Erkenntnis, die als Unterschied wichtig ist und was Recruiter wissen und Online Marketer vielleicht noch nicht und zwar, das hat eine Kollegin gerade auf den Punkt gebracht gesagt, ist quasi, die Zielgruppe kann halt zu dem Produkt nein sagen. Das kann sie im E-Commerce auch. Aber wenn man jetzt aus der Sicht, wir… Ich will nicht sagen, wir handeln, aber wir gewinnen Bewerber für eine Organisation und diese Bewerber können halt nein sagen und auch ihr Markt schrumpft. Das gab es im E-Commerce halt auch nicht. Aber die Grunddenke ist bei denen auf jeden Fall da. Die können das übertragen, die verstehen halt eben auch dieses ganze Thema Kundenüberzeugung, die verstehen halt, wie wichtig Prozessqualität und Prozessgeschwindigkeit ist. Das sind ja zwei große Themen im Recruiting, immer noch. Also wie einfach ist es, sich zu bewerben? Wie gut ist das, was wir jetzt Candidate Experience nennen? Das ist ja auch noch verhältnismäßig neu und der Gedanke daran ist ja auch in vielen Organisationen noch gar nicht angekommen. Also dieses kandidatenzentrierte Denken. Ein Marketer denkt schon seit 20 Jahren kundenzentriert. Anders könnte er gar nicht arbeiten.

00:30:52

Alexander Petsch: Mhm.

00:30:54

Jan Kirchner: Und vielleicht noch das zweite, weil du sagtest, wenn man so Tools hat wie den Jobspreader, die einem viel abnehmen. Tatsächlich machen es so Tools wie unseres, aber vor allem auch erforderlich, dass die User, die das benutzen, auch verstehen, was da überhaupt passiert. Und das ist mit einer der Gründe, warum wir nach wie vor abseits des Produkts total viel Aufklärungsarbeit machen und so viel Ressourcen zur Verfügung stellen, um eben wirklich die Gesamtbranche auch überhaupt erst mal zu befähigen, mit diesen Tools vernünftig zu arbeiten. Weil wir halt auch merken, die sind eben noch gar nicht da. Ich hab da jetzt quasi so als nächsten Hack noch mitgebracht: Die Recruiting Organisation muss vom Organisationsaufbau, was wir eben schon beleuchtet haben, bis zum Tagesgeschäft datenbasiert denken und arbeiten. Aber das funktioniert ja nur dann… Nur, wenn du das schon tust, kannst du die Daten, die wir dir liefern, überhaupt einsetzen. Wenn du da noch gar nicht bist, dann ist es halt… Dann hast du da halt haufenweise Zahlen, mit denen du nichts anfangen kannst und wo du nicht weißt, was du damit machst. Und welche gibt du an den Hiring Manager, um den dazu zu bringen, dass er irgendwie im Prozess besser mitzieht? Welche gibst du vielleicht oben weiter an den Team Lead oder die Leitung Talent Acquisition, um an diesen Organisationsstrukturen weiterzuarbeiten, weil du bestimmte Erkenntnisse gewonnen hast? Das heißt also, die Fähigkeit, im Kontext digitales Marketing, arbeiten mit Daten, erfragen und interpretieren von Daten, das sind sicherlich Themen, die in den nächsten Jahren noch sehr viel an Bedeutung gewinnen werden, auch im Talent Acquisition Bereich.

00:32:28

Alexander Petsch: Mhm, ja, also Daten, Daten lesen können, Kennzahlen haben, interpretieren können, sind natürlich damit ganz eng verknüpft, ja.

00:32:42

Jan Kirchner: Absolut. Und ich glaube, das ist eine Herausforderung, die aus verschiedenen Gründen immens groß ist. Zum einen haben wir, und das ist auch total spannend, wenn man den Online Marketing Vergleich ranzieht, wir haben das große Problem in HR, dass Daten bei uns teilweise viel schwieriger zu erheben sind, weil wir anders als im E-Commerce einen Systembruch haben, also zwischen Karrierewebseite und Bewerbermanagement System. Teilweise sind noch andere Lösungen damit drin und dadurch kann ich den Akquisitionstrichter und im Prinzip die Verwertung hinten raus im Bewerbermanagement System immer nur getrennt voneinander angucken, kriege die aber nicht übereinandergelegt. Was total wichtig ist, wenn ich verstehen will, wo ich mein Budget platziere, aber auch an welchen… Wo hab ich halt Flaschenhälse und Bruchstellen im Prozess? Das ist, glaube ich, so der eine Teil, der uns da noch bewegen wird. Und das andere, das muss man jetzt auch sagen, Personaler oder Recruiter wird man ja oft, weil man was mit Menschen machen will und nach meiner Erfahrung ist das leider häufig auch gleichbedeutend mit „mit Zahlen habe ich es nicht ganz so“. Und dementsprechend, das finde ich gar nicht so schlimm. Ich bin jetzt selber auch kein geborener Statistiker, aber der Weg zum Arbeiten mit Zahlen ist aus dieser Position heraus länger, als wenn du jetzt zum Beispiel mit Ingenieuren zu tun hast, die halt erst mal sagen, also Zahlen, ja klar, kein Problem. Thermodynamik zwei fand ich auch blöd an der Uni, aber so mit ganz normalen Rechnungen und so Folgemodellen komme ich halt gut klar. Man kommt halt aus der Rolle dann viel schneller zu datenbasiertem Arbeiten und Interpretieren als aus der Rolle „ich habe halt irgendwie möglichst früh in meiner Laufbahn oder meiner Bildungslaufbahn versucht, von den Zahlen wegzukommen“.

00:34:29

Alexander Petsch: Wäre das nicht aber auch noch ein Hack, der da heißen könnte, Systembrüche möglichst vermeiden? Also warum muss eine Karriere Website aus einem anderen System kommen? Frage ich mal so.

00:34:47

Jan Kirchner: Ja, das wäre sicherlich ein Hack. Also vielleicht nicht für die erfolgreiche Talent Acquisition Organisation, aber auf der nachgelagerten Ebene Talent Acquisition Infrastruktur auf jeden Fall. Also halt mit einem wirklich sauber integrierten System zu arbeiten. Wobei quasi der Hack, den ich davor genannt habe, also dieses von der Strategie bis zum Tagesgeschäft datenbasiert denken und arbeiten. Wenn… Also wenn das Realität wäre, dann würde es diese Brüche auch nicht geben, weil dann würde man sich, bevor man halt irgendeine große Software Lösung einführt, weil die IT sagt, dann administrieren wir hier alles aus einem Guss, würde man sich halt überlegen, was dann passiert und was halt mit meinen Datenflüssen passiert und ob ich dann noch einen Durchblick habe. Und dann würde man feststellen, nein, den habe ich da nicht mehr, weil die Lösung das leider nicht mit abdeckt. Und dann würde das halt auch mal hinterfragt werden und man würde irgendwie auch Position dagegen betreiben. Das heißt, ich glaube, dass eben in diesem Mindset total viel drin steckt und der Rest ist eigentlich nur Symptom. Weil wenn ich mich halt für Zahlen und für IT-Lösungen nicht interessiere, dann kriege ich am Ende irgendwas aus der Organisation vorgesetzt, weil irgendjemand wird den Job halt erledigen müssen. Wenn ich es aber tue, dann kann ich es gestalten. Und ich glaube, das ist der zentrale Hack eigentlich. Dieses „setze dich damit auseinander“ und dann merkst du auf einmal, dass A) es halt vielleicht viel spannender und auch spaßiger ist, als man gedacht hat und auf der anderen Seite merkt man dann auch, dass man in vielen Teilen viel mehr Herr oder Frau seines Schicksals wird, als das bisher ist. Und so kommt man dann auch aus dieser passiven Rolle raus, die man hat. Aus diesem Administration Setup hin zu einem hey, ich kann hier selber mitbestimmen, wie das läuft und ich bin eben auch Herr meines eigenen Erfolgs.

00:36:34

Alexander Petsch: Ja, schön, wäre fast ein schöner Abschlusssatz, aber ich glaube, einen hast du uns noch mitgebracht, oder?

00:36:44

Jan Kirchner: Ja, also mein letzter Punkt ist eigentlich mehr ein Wunsch als ein Hack. Und zwar würde ich mir persönlich wünschen, dass Recruiting Organisationen sich selber mehr als Business Treiber verstehen und den Anspruch verfolgen, ihre eigenen Unternehmen auch wirklich aktiv mitzugestalten. Das würde dann nämlich eben auch dazu führen, dass sie halt aus dieser administrationsgeprägten Erfüllerrolle in eine Gestalterrolle übergehen. Ich glaube, dass sie das Potenzial dazu haben und dass die Zeit und die allgemeinen Umstände noch nie so günstig waren und es ihnen so leicht gemacht haben, diesen Rollenwechsel zu vollziehen, weil die Organisation das quasi einfordert. Die warten doch alle nur darauf, dass jemand kommt und sagt, ich löse dir dieses Talent Acquisition Problem, sage mir doch einfach, was du dafür brauchst. Natürlich stehen die nicht gleich da und wedeln mit Geldscheinen, aber wenn man sich jetzt anguckt, in wie viel Geschäftsführungen dieses Thema angekommen ist… Und das hat unsere Studie auch gezeigt, wie häufig Talent Acquisition direkt an Geschäftsführung berichtet. Und das ist nicht nur bei den kleinen, dann sieht man, wie hoch dieses Thema inzwischen eben anders als vor fünf oder zehn Jahren aufgehängt ist. Und diese Chance sollte einfach ergriffen werden und man sollte sie nicht ins Land ziehen lassen, weil es werden andere Lösungen sonst irgendwie kommen. Aber die werden nicht so schön sein, als wenn Recruiting das eben selber macht.

00:38:08

Alexander Petsch: Ja, bin da voll bei dir. Also es ist nichts schöner, als wenn man das Gefühl hat, man kommt so langsam vor die Welle oder auf die Welle sozusagen.

00:38:17

Jan Kirchner: Ja, genau.

00:38:17

Alexander Petsch: Man ist nicht nur immer Getriebener der aktuellen Fluktuation und der Hiobsbotschaften, sondern hat nicht nur das Gefühl, sondern nachweislich die Fähigkeiten, darauf auch zu reagieren, auch mal proaktiv zu reagieren und zu sagen okay. Also selbst bei unseren kleineren Organisationen ist das so, da gibt es Positionen, auch wenn ich die gerade nicht offen habe, suche ich die, weil ich weiß, ich werde sie wieder brauchen, ja?

00:38:44

Jan Kirchner: Ja, das ist halt genau… Das ist ja genau der erste Schritt, um quasi vor die Welle zu kommen. Halt zu verstehen, wen brauche ich, wo ist es schwierig? Und dann zu dem Schluss zu kommen, dass man bestimmte Menschen halt einstellen muss, wenn man sie kriegen kann und nicht, wenn man sie sucht. Und da muss man halt im Business eine Lösung finden, das abzubilden. Und das ist halt auch was, was du ja schon beobachten kannst. Es gibt ja eine ganze Reihe Organisationen, die das halt auch schon machen und so leben. Aber es sollte halt weniger zufällig und idealerweise eben weniger problemgetrieben sein und mehr aus einer eigenen Gestalterrolle raus.

00:39:22

Alexander Petsch: Schön. Jan, hat mir viel Spaß gemacht. Danke, dass du heute da warst.

00:39:27

Jan Kirchner: Es hat mir Spaß gemacht, ebenso. Und zum Abschluss, wenn wir dann in zwei Wochen mit der neuen Studie starten, würde ich mich auch freuen, wenn viele mitmachen, damit wir eben diese Benchmark Daten auch dann wieder allen zur Verfügung stellen können, um eben daran zu arbeiten, dass wir alle schlagkräftige Talent Acquisition Organisationen haben.

00:39:46

Alexander Petsch: Ja, und den Jan könnt ihr auch persönlich treffen und Wollmilchsau hat auch eine eigene Stage auf der TALENTpro am 28. und 29. Juni in München. Ich freue mich auf jeden Fall, wenn ihr kommt und freue mich, dich da auch persönlich wieder zu sehen, Jan. Und ja, die Studie, die letzte Studie, da hatten wir auch die Ergebnisse mitveröffentlicht bei HRM.de. Wir bleiben auch da dran. Und wenn ihr die Zusammenfassung unseres heutigen Podcasts noch mal nachlesen wollt, einfach auf HRM.de, Jan Kirchner sozusagen googeln, dann findet ihr auch das. Ja Glückauf, bleibt gesund und denkt dran, der Mensch ist der wichtigste Erfolgsfaktor für euer Unternehmen!