Grundsätze der Pauschalierung von Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer nach § 37b EStG

A group of friends at a coffee shop
Foto von Brooke Cagle

Sachzuwendungen an Arbeitnehmer gelten grundsätzlich als steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn, welcher der individuellen Besteuerung und Beitragspflicht in der Sozialversicherung unterliegt.

Der Arbeitgeber kann nach § 37b EStG anstelle des Arbeitnehmers die Besteuerung mit 30 Prozent pauschalierend durchführen und die Steuerlast damit übernehmen.

Voraussetzungen für die Pauschalierung von Sachzuwendungen sind:

  • Es darf sich nicht um Geldleistungen handeln.
  • Unternehmen müssen die Sachzuwendung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewähren.
  • Die Sachzuwendung darf maximal 10.000 € pro Empfänger und Wirtschaftsjahr betragen.
  • Die Sachzuwendung muss betrieblich veranlasst sein (regelmäßig bei Arbeitnehmern gegeben).

Vorrang von bereits geregelten Sondertatbeständen

Die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG greift unter anderem nichtbei

  • Inanspruchnahme der Firmenwagenbesteuerung
  • Gewährung von Mahlzeiten und Unterkunft nach der Sachbezugsverordnung
  • Inanspruchnahme des Rabattfreibetrags
  • Sachbezügen bis zu 44 Euro monatlich
  • bloßen Aufmerksamkeiten, deren jeweiliger Wert 40 Euro nicht überschreitet (Bei Überschreitung des Betrags ist § 37b EStG anwendbar)
  • Mahlzeiten aus besonderem Anlass
  • bereits geregelten Fällen der Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 EStG wie beispielsweise Beförderung von Arbeitnehmern, Mahlzeiten in der Betriebskantine oder Betriebsveranstaltungen
  • Sachzuwendungen, die Unternehmen bereits mit einem betriebsindividuellen Pauschalsteuersatz nach § 40 Abs. 1 EStG pauschaliert haben (Hier können Arbeitgeber wahlweise § 37b EStG anwenden)
  • Streuwerbeartikeln unter 10 Euro

Bewertung der Zuwendung, weitere Verfahrensfragen und Rechtsfolgen

Die Bewertung der Sachzuwendungen erfolgt auf Basis der entstandenen Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich der Umsatzsteuer. Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern die Bemessungsgrundlage. Die Pauschalsteuer gilt als Lohnsteuer und ist in der Lohnsteuer-Anmeldung zu erklären. Dazu kommt noch der Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer. Die Unternehmen müssen ihre Belegschaft über die Pauschalierung unterrichten (zum Beispiel mit Aushängen am Schwarzen Brett oder Hinweisen in der Lohnabrechnung). Die Sachzuwendungen unterliegen auch der Sozialversicherungspflicht.

Fazit: Beurteilung der Vorteilhaftigkeit

Der Pauschalsteuersatz von 30 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer erscheint auf den ersten Blick recht hoch, da viele Arbeitnehmer einen geringeren individuellen Steuersatz haben. Der Pauschalsteuersatz soll einen Durchschnittssteuersatz darstellen.

Arbeitnehmer sollten aber bedenken, dass der Arbeitgeber auch die Besteuerung beim Empfänger übernimmt, was einen zusätzlichen Vorteil für den Arbeitnehmer darstellt. Denn würde eine Sachzuwendung ohne die Pauschalierung gewährt werden, müsste der Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil individuell besteuern. Damit wäre er zwar um den Wert der Sachzuwendung bereichert, gleichzeitig aber um die Besteuerung wieder „ärmer“. Im Fall der Pauschalierung verbleibt es beim Zufluss des geldwerten Vorteils.

Nachteilig, verfahrenserschwerend und in der Praxis sehr kritisiert, ist die bestehende Beitragspflicht der Sachzuwendung in der Sozialversicherung, auch wenn die Pauschalierung in Anspruch genommen wird. Wenn der Arbeitgeber auch noch die Arbeitnehmer-Anteile der Sozialversicherung (freiwillig) übernehmen würde, wäre dies wiederum lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Grundsätzlich ist die Übernahme der Besteuerung für den Arbeitgeber natürlich nachteilig, weil er Steuern freiwillig übernimmt. Wenn es jedoch darum geht, den Arbeitnehmern - zur Belohnung oder Motivation - einen möglichst großen zusätzlichen Vorteil zukommen zu lassen, kann es sich in vielen Fällen lohnen, die Pauschalversteuerung anzuwenden. Insbesondere wenn folgende Gegebenheiten (einzeln oder kumulativ) vorliegen:

  • Der Arbeitnehmer hat bereits einen relativ hohen individuellen Steuersatz.
  • Der Arbeitnehmer hat die Beitragsbemessungsgrenze in der Krankenversicherung bereits überschritten, so dass keine zusätzlichen Krankenversicherungsbeiträge entstehen.
  • Der Arbeitnehmer ist nicht rentenversicherungspflichtig.
  • Der Arbeitgeber möchte den Arbeitnehmer durch eine Sachzuwendung motivieren oder belohnen (und lädt den Arbeitnehmer zum Beispiel zu einer Reise ein).

Hinweis:

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