Das Aufgabenfeld hat sich im Office-Bereich geändert. Reine Verwalter gibt es eigentlich nicht mehr. Viele Administrationsarbeiten wurden outgesourct, was dazu führte, dass Ressourcen frei wurden. Die Office-Kräfte werden nun inhaltlich und organisatorisch stärker in die Teamarbeit einbezogen – ganz gleich, ob sie in Konzernen oder im Mittelstand arbeiten. Und da der Führungs- und Fachkräftemangel sich in vielen Unternehmen bemerkbar macht, greift man nun stärker auf die Beschäftigten im Officebereich zurück. Zum Einen übernehmen diese Teamarbeiten wie zum Beispiel im Vertrieb oder in der internen Kommunikation. Zum Anderen beteiligen sie sich an der Führungsarbeit, denn sie sind die Schaltstelle zwischen Vorgesetztem und Team.
Das passiert vor allem dann, wenn Vorgesetzte und Teams noch ein altes Bild vom Teamassistenten als gering qualifizierte Hilfskraft hochhalten. Das ist heute so nicht mehr haltbar. Office-Mitarbeiter sind meist Allrounder und füllen eine Rolle aus, die wir vom Mittelmanagement kennen. Sie müssen sich hierarchisch nach zwei Seiten hin orientieren. In Büros mit flachen Hierarchien gelingt ihnen das besser. Klar ist natürlich, dass sie sich immer um eine neutrale Position bemühen müssen. Ist zum Beispiel der Chef weniger beliebt im Betrieb, wird es seine Assistenz auch sein, wenn sie sich stark an ihm ausrichtet. Ungeachtet dieser Details brauchen Office-Kräfte viel Fingerspitzengefühl, Geduld und Menschenkenntnis.
Die Schwerpunkte sehe ich vor allem in den Bereichen Recruiting, Personalentwicklung und Betreuung. Zum letzteren Bereich gehören zum Beispiel Onboarding, Mentoring oder Team-Mediation. Dieses Aufgabenspektrum findet sich vor allem im Mittelstand. Und dort führt die Übernahme dieser Aufgaben auch dazu, dass die Teamassistenten sich eher weiter in die Materie einarbeiten können, weil oft niemand anderes da ist oder Zeit hat. Wenn hingegen Office-Mitarbeiter in Konzernen Teams zum Beispiel bei Stellenausschreibungen unterstützen, dann können sie darauf weniger aufbauen, weil Personalabteilungen das Knowhow dazu bündeln und sich Aufgaben nicht vom Tisch nehmen lassen.
Kommt darauf an, wie Sie das verstehen. Es gehört zu den Stellenbeschreibungen der meisten Office-Kräfte im Managementbereich, dass sie Recruiting- und Bewerbungsunterlagen erstellen, checken und sortieren. Sie schauen auf Form und Vollständigkeit der Unterlagen. Und natürlich – da sie ja auch Geschäftskorrespondenz bearbeiten – achten sie auf die Inhalte. Sie betreuen Bewerber vor, während und nach den Vorstellungsgesprächen. Entscheidungen treffen sie oft keine. Allerdings geben sie ihren Vorgesetzten ein Feedback dazu, wie das Team funktioniert oder wie der Vorgesetzte selbst von Mitarbeitern wahrgenommen wird und ähnliches.
Mir liegen keine aktuellen Zahlen vor, aber ich würde sagen die Hälfte davon.
Mit Sicherheit. Seit der Krise merken wir, dass Unternehmen – ob groß oder klein – begriffen haben, dass sie am Thema Personal arbeiten müssen. Dafür aber braucht es entsprechendes Personal. Da Office-Kräfte ja oft schon mit einem Bein in der Materie stehen, haben viele von ihnen künftig gute Chancen, sich im HR breiter aufzustellen. Vorausgesetzt es gelingt ihnen und den Unternehmen das Rollenbild des Offices nachhaltig zu verändern.
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Wir bieten als Verband ein Forum zur Vernetzung. Das Schöne ist bei uns: Unsere Mitglieder halten stark zusammen und nehmen Interessenten gern auf. Bei uns herrscht eine lebendige Atmosphäre. Man kommt vor allem zu verschiedenen Themen-Veranstaltungen zusammen. Wer sich tatsächlich weiterbilden möchte, dem bieten wir in Kooperation mit unseren über 70 Bildungsträgern – die nach unseren Richtlinien weiterbilden – Lehrgänge an, darunter auch einen Lehrgang zum Personalreferenten.
Wir haben es eigentlich schon angesprochen. Unternehmen müssen mit dem alten Bild der Kaffee kochenden und devoten Sekretärin aufräumen. Sekretariat oder Office ist ein Berufsfeld wie Vertrieb, Management oder Produktion. Qualifizierte Assistenzen haben technologisches, kaufmännisches und psychologisches Knowhow. Das muss gewürdigt werden. Gleichzeitig müssen Vorgesetzte aber auch Vorarbeit leisten, wenn Personalaufgaben anstehen. Man kann einer Assistenz nicht im Vorbeigehen sagen, sie solle mal eine Stellenanzeige aufsetzen. Das torpediert ihr Image vor dem Team, macht sie unsicher und trägt der nötigen Professionalität in dieser Sache keine Rechnung. Wenn Office-Kräfte darüber hinaus tatsächlich Personalaufgaben übernehmen, dann sollten sie dazu auch weitergebildet werden. Und es sollte selbstverständlich sein, dass die Betreffenden nicht mit Versprechungen unter Druck gesetzt werden: Wenn Du deine Office-Aufgaben schneller erledigst, dann kannst Du Dich auch mehr um das Personal kümmern. Unseriös wäre es auch, wenn Vorgesetzte Teams über Assistenzen Weisungen kommunizieren und diese dann mit den Feedbacks der Mitarbeiter allein lassen. Mit anderen Worten: Unangenehme Führungsarbeit wird aufs Office abgeladen.
