HR-Software

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Foto von Thomas Martinsen

Ein internes Assessment vorzubereiten, ist Tüftelarbeit. Denn je nach Anzahl der Teilnehmer, der Beobachter und der Übungen verschiebt sich der Zeitplan – und der ist straff kalkuliert. Drei Tage dauern die internen Personalentwicklungsseminare bei dem IT-Dienstleister Datev, der rund 5.400 Mitarbeiter in Deutschland, Österreich, Polen, Tschechien, Italien und Japan beschäftigt. „An den Personalentwicklungsseminaren nehmen normalerweise acht bis 14 Datev-Mitarbeiter aus dem deutschsprachigen Raum – also aus Deutschland und Österreich – teil“, erzählt Christine Wagner, Personalreferentin für die Führungskräftebetreuung und -entwicklung. Eineinhalb Tage lang absolvieren die Kandidaten Gruppen- und Einzelübungen. Vier HR-Kräfte führen durch ein Seminar, rund sechs Beobachter bewerten die Kandidaten, darunter ausschließlich leitende Führungskräfte der Organisation. Am Nachmittag des zweiten Tages sprechen HR-Mitarbeiter und Beobachter über das Potenzial der Teilnehmer. Stehen die Ergebnisse fest, folgen die Feedbackgespräche: Jeder Kandidat erfährt am dritten Seminartag im Gespräch mit einem HR-Mitarbeiter und einem Beobachter, wie er abgeschnitten hat. Diesen engen Zeitplan hält das Unternehmen mit Hilfe einer speziellen Software ein. Im Jahr 2003 entwickelte die Datev gemeinsam mit der Firma Ingentis die Anwendung easy.pes, die HR-Verantwortliche bei der Vorbereitung und Auswertung von internen und externen Assessment Centern unterstützt.

Interaktiver Zeitplan für das Assessments

 

Vorbereitung

easy.pes gliedert sich in drei Bereiche: Im „Navigator“ können Personalisten Daten eingeben, die für alle Seminare gelten und sich nur selten ändern. Sie können beispielsweise eine Übung definieren, die sie in allen Seminaren einsetzen wollen, und festlegen, welches Zeitfenster für diese Aufgabe zur Verfügung stehen soll. Weiters können sie angeben, wie viele Kandidaten und Beobachter normalerweise an der Übung teilnehmen und welche Übungen immer hintereinander liegen müssen. Im Navigator sind auch die methodischen, persönlichen und sozialen Kompetenzen hinterlegt, welche die angehenden Führungskräfte mitbringen müssen. Während der Navigator seminarübergreifende Daten bereithält, unterstützt der Seminarassistent seine Nutzer bei der Vorbereitung individueller Assessments. Im Seminarassistenten gibt der HR-Verantwortliche die Zahl der Teilnehmer und Beobachter ein, wählt Übungen aus und definiert die zur Verfügung stehenden Räume. Dabei greift er auf die Stammdaten aus dem Navigator zurück. Auf Knopfdruck produziert er anschließend einen Zeitplan für das Seminar. Ist der Zeitplan noch nicht optimal, kann er ihn beliebig ändern, indem er zum Beispiel Übungen herausnimmt, Pausen einfügt oder angibt, dass eine Übung nicht am ersten, sondern am zweiten Seminartag stattfinden soll. Neben dem Zeitplan erstellt der Seminarassistent automatisch verschiedene Infomaterialien: Tagespläne für Teilnehmer und Beobachter, Beurteilungsbögen, eine Übungsmatrix und eine Übersicht, die zeigt, welche Beobachter welchen Kandidaten zugeordnet sind. Diese Unterlagen kann der HR-Mitarbeiter ausdrucken und weitergeben beziehungsweise verschicken. „Die Beobachter erhalten ihre Unterlagen immer vor dem Seminar. Dann wissen sie genau, auf welche Kandidaten sie sich vorbereiten müssen“, erläutert Personalreferentin Wagner.

Die Evaluation

Während der Personalentwicklungsseminare bewerten die Beobachter die Kandidaten auf einer Skala von eins bis vier und tragen ihr Ergebnis in den Beurteilungsbogen ein. Die Skala lässt sich für jedes Seminar neu definieren. Die Personalentwicklerin überträgt die Daten anschließend von den Beurteilungsbögen in die Software. Gleich nach der Eingabe stehen verschiedene Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Einzelstatistik

Sie zeigt die Bewertungen eines Teilnehmers über das ganze Seminar hinweg. Dabei sind die einzelnen Übungen und Kompetenzen voneinander getrennt. Zugleich stellt das Programm wichtigste Kennzahlen dar, wie zum Beispiel das Durchschnittsergebnis oder die Beurteilungsverteilung pro Kompetenz.

Teilnehmerprofil

Das Teilnehmerprofil zeigt die Beurteilung eines Teilnehmers im Seminar als Verlaufskurve. So sieht der Betrachter auf einen Blick, wie sich die Performance des Kandidaten in Bereichen wie methodischer und sozialer Kompetenz entwickelt hat. Weiters kann er sich die Beurteilungen verschiedener Kandidaten zum Vergleich anzeigen lassen. Die unterschiedlichen Teilnehmer stellt das Programm als verschiedenfarbige Kurven dar.

Teilnehmer-Gesamtstatistik

Die Teilnehmer-Gesamtstatistik listet die Kandidaten je nach Gesamtergebnis auf. Sie zeigt die höchste und die niedrigste Bewertung, den Durchschnitt sowie Standardabweichungen pro Übung auf. Außerdem nennt die Statistik den Gesamtschnitt und die Gesamtstandardabweichung für alle Teilnehmer.

Teilnehmerprofile im Vergleich

Beobachter-Statistiken

Wie einzelne Beobachter die Teilnehmer im gesamten Seminar beurteilt haben, können die HR-Verantwortlichen über die Beobachter-Einzelstatistik ersehen. Die Beobachter- Gesamtstatistik fasst die Einzelstatistiken der Beobachter zusammen und gibt einen Überblick über ihre Bewertungen. Vor allem die Einzelstatistik und das Teilnehmerprofil bieten wichtige Anhaltspunkte für die späteren Feedbackgespräche“, urteilt Wagner. „Allerdings entscheiden wir nicht nur auf Basis der numerischen Daten, die das Softwareprogramm generiert.“ In der Beobachterkonferenz sprechen HR-Mitarbeiter und Führungskräfte über die einzelnen Kandidaten und treffen eine qualitative Auswahl. Anschließend vergleichen sie ihre Ergebnisse mit den Auswertungen der Software. „Auf diese Weise kontrollieren wir, ob die Entscheidung, die im Gespräch fiel, valide ist“, so Wagner. In den vergangenen zwei Jahren wurde easy.pes kontinuierlich weiterentwickelt. Missen will Wagner das Programm heute nicht mehr. „Es spart mir sehr viel Zeit und Mühe.“

Quelle: personal manager 2/2006

Sebastian Ofer

Chefredakteur bei HRM Research Institute

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