HR-Software-Report 2016 | Recruiting und Talent Management im Blickfeld

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Foto von Adeolu Eletu

Über die Studie

Für den HR-Software-Report 2016 befragten das Magazin personal manager und die Netzwerkportale HRM.at, HRM.de und HRM.ch 94 Personalfachleute aus Unternehmen in Österreich, Deutschland und der Schweiz.

Knapp ein Drittel (31 Prozent) der Studienteilnehmer sind Personalleiter und Personalchefs, 17 Prozent leitende Mitarbeiter in Personalabteilungen, 28 Prozent Mitarbeiter in HR-Abteilungen. Geschäftsführer, CEO und Vorstandsmitglieder sind mit 11 Prozent beim Report dabei. Bei Software-Unternehmen arbeiten insgesamt vier Prozent der Studienteilnehmer. Die weitere Verteilung der Studienteilnehmer auf die Funktionen im Unternehmen zeigt Abbildung 11. 

 

Welche Funktion haben Sie in Ihrem Unternehmen?

PersonalleiterIn/PersonalchefIn                          31 %

weitere leitende Position in der HR-Abteilung
(z. B. LeiterIn Recruiting, Leiterin
Personalentwicklung …)                                   17 %

Mitarbeiterin in einer HR-Abteilung                     28 %

GeschäftsführerIn, CEO, Vorstandsmitglied        11 %

Führungskraft/Managementfunktion
außerhalb von HR                                            7 %

Leitende Position bei Softwareanbieter/
Softwareberater                                                 2 %
 

MitarbeiterIn bei Softwareanbieter/
Softwareberater                                                 2 %

Sonstiges                                                          2 %

Abbildung 11: Funktion der Studienteilnehmer im Unternehmen

72 Prozent der Teilnehmer kommen in diesem Jahr aus Österreich, 26 Prozent aus Deutschland und zwei Prozent aus der Schweiz. 87 Prozent der Teilnehmer am HR-Software-Report 2016 sind in privatwirtschaftlichen Unternehmen tätig, 11 Prozent arbeiten für Non-Profit-Organisationen und zwei Prozent für öffentliche Verwaltungen.

Die meisten Studienteilnehmer (30 Prozent) sind in Unternehmen beschäftigt, die mehr als 1.000 Mitarbeiter haben. Je 20 Prozent der Unternehmen, die sich an der diesjährigen Studie beteiligten, haben zehn bis 49 sowie 50 bis 249 Beschäftigte, 250 bis 499 sowie 500 bis 1.000 Mitarbeiter sind mit je 13 Prozent vertreten, Kleinstbetriebe (also mit bis zu 9 Mitarbeitern) mit 4 Prozent. Siehe dazu auch Abbildung 12.

Wie viele Mitarbeiter sind in Ihrem Unternehmen beschäftigt?

bis 9                 >> 4 %
10-49                >> 20 %
50-249              >> 20 %
250 bis 499       >> 13 %
500 bis 1.000    >> 13 %
mehr als 1.000  >> 30 %

Abbildung 12: Beschäftigtenzahl der beteiligten Unternehmen

Nach Branchen aufgegliedert kommen die meisten Studienteilnehmer aus dem Gesundheits-, Veterinär- und Sozialwesen (17 Prozent), Studienteilnehmer aus der Beratung und der Dienstleistung folgen mit je 15 Prozent. Das zeigt Abbildung 13.

In welcher Branche ist Ihr Unternehmen tätig?

Produktion, Industrie                                         >> 7 %
IT-Dienstleistungen, Software                            >> 11 %
Beratung                                                          >> 15 %
Dienstleistung                                                  >> 15 %
Großhandel                                                     >>  4 %
Gesundheits-, Veterinär und Sozialwesen           >> 17 %
Beherbergungs- und Gaststättengewerbe,
Tourismus, Freizeitindustrie                              >>  2 %
Bauwesen und Baugewerbe                              >>  5 %
Energie und Wasserversorgung                         >>  7 %
Finanzdienstleistungen                                     >>  2 %
Kreditinstitute und Banken                                >>  2 %
Medien, Presse, Verlage                                   >>  2 %
Sonstiges                                                        >> 11 %

Abbildung 13: Branchenzugehörigkeit der beteiligten Unternehmen

33 Prozent der Studienteilnehmer bewerten den HR-Softwaremarkt als intransparent. Fast die Hälfte der beteiligten Personaler meinen von sich selber, einen „verbesserungswürdigen“ Überblick über die angebotenen Software-Lösungen zu haben (49 Prozent), 4 Prozent der Personaler bezeichnen ihn sogar als „schlecht“. Lediglich ebenfalls 4 Prozent schätzen ihre Marktkenntnisse als „sehr gut“ ein, immerhin 42 Prozent noch als „gut“. 76 Prozent der an der Studie beteiligten Personalexperten wünschen sich eine kompakte Übersicht über den Softwaremarkt.

HR-Software: Einsatz für welche Prozesse?

An der Spitze der am häufigsten verwendeten HR-Software stehen Programme für Arbeitszeitmanagement und Zeit- sowie Zutrittserfassung. 80 Prozent der Studienteilnehmer setzen diese ein. Auf Platz zwei folgt die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit 78 Prozent. Auf dem dritten Platz mit 68 Prozent: Software für das Bewerbermanagement, was immerhin ein Plus von16 Prozentpunkten gegenüber dem HR-Software-Report 2015 bedeutet. Die größten Veränderungen gegenüber der Vorjahrsstudie sind bei den Prozessen Recruiting und Personalauswahl festzustellen: 20 Prozentpunkte mehr als in der Vorjahresstudie. Für Personalentwicklung, Weiterbildung und Bildungscontrolling gibt’s 15 Prozentpunkte mehr, ebenso für Mitarbeiterportale und Self-Services.

Für welche HR-Prozesse die an der Studie beteiligten Unternehmen Software einsetzen, zeigt Abbildung 3. Hier sehen Sie zum Vergleich auch die Zahlen der Vorjahresstudie.

Für welche HR-Prozesse setzt Ihr Unternehmen
HR-Software ein? (Mehrfachangaben möglich)

                                                                                              2015                 2016

Arbeitszeitmanagement, Zeit- und Zutrittserfassung                   78 %                80 %
Lohn- und Gehaltsabrechnung                                                  73 %                78 %
Bewerbermanagement                                                             52 %                68 %
Recruiting, Personalauswahl                                                    36 %                56 %   
Mitarbeiterportale, Self-Service                                                 29 %                54 %   
Personalentwicklung, Weiterbildung, Bildungscontrolling            36 %                51 %   
Reisekostenabrechnung                                                          47 %                46 %
Personalinformationssysteme                                                  30 %                41 %               
Unfall-, Kranken- und Abwesenheitsmanagement                      30 %                39 %   
Personalverwaltung, Digitale Personalakte                                40 %                36 %
Personalcontrolling                                                                  29 %                32 %
Personalplanung                                                                      19 %                27%
Kompetenzmanagement                                                           21 %                24%    
Laufbahn- und Nachfolgeplanung                                              14 %                24 %
Performance Management                                                       17 %                24 %   
Talentmanagement                                                                  11 %                24 %
Mitarbeiterumfragen                                                                 20 %                20 %
Personaleinsatzplanung                                                           20 %                17 %
Potenzialanalyse                                                                     11 %                17 %   
Travel Management                                                                 24 %                17 %               
Zeitarbeit                                                                                7 %                  17 %   
Humankapital bestimmen                                                         8 %                  15 %   
Onboarding                                                                             12 %                15 %
Ideenmanagement                                                                   11 %                10 %
Personalarbeit 2.0                                                                   5 %                  7 %
Personalberatung und -vermittlung                                            8 %                  7 %     
Expatriate Management                                                           6 %                  5 %
Prozessmanagement, Projektmanagement                               10 %                5 %
Wissensmanagement                                                              6 %                  5 %
Outsourcing                                                                            2 %                2 %   

Abbildung 3: Einsatzfelder von HR-Software im Jahresvergleich

HR-Software: Neue Software, neues Glück?

Leider funktioniert die eingesetzte HR-Software nicht immer so, wie sich das die befragten Personaler erhoffen – und das offensichtlich in zunehmendem Masse, wie der HR-Software-Report 2016 zeigt. 23 Prozent sagen, dass sie „unzufrieden“ mit den vorhandenen Lösungen sind, und zehn Prozent sogar „sehr unzufrieden“. In der Vorjahresstudie waren es lediglich 14 Prozent, die „unzufrieden“ waren, und nur ein Prozent, das sich „sehr unzufrieden“ äußerte.

So verwundert es kaum, dass lediglich 15 Prozent der befragten Personalexperten sich „sehr zufrieden“ mit der aktuell eingesetzten Software zeigen. 2015 waren es noch 27 Prozent. „Zufrieden“ zeigen sich heuer die meisten von ihnen: Über die Hälfte gibt diese Note (51 Prozent). Für Österreichs Personaler gilt: 11 Prozent sind „sehr zufrieden“, 59 Prozent „zufrieden“, 19 Prozent „unzufrieden“ und 11 Prozent „sehr unzufrieden“. Ihre Kollegen aus Deutschland hingegen zeigen sich zu 27 Prozent „sehr zufrieden“, zu 36 Prozent „zufrieden“, zu 27 Prozent „unzufrieden“ und zu 9 Prozent „sehr unzufrieden“.

Die Ursachen dieser Unzufriedenheit könnten natürlich daran liegen, dass die eingesetzte Software nicht mehr bei allen Anwendern State of the Art und auf dem aktuellsten Stand und bei manchem Studienteilnehmer doch schon etwas in die Jahre gekommen ist. 64 Prozent der Studienteilnehmer arbeiten nämlich mit Software, die bereits seit fünf Jahren und länger im Einsatz ist. Ganz frisch, sprich erst seit einem Jahr oder jünger, haben nur fünf Prozent ihre Software laufen (siehe auch Abbildung 7).

Wie lange setzen Sie die vorhandene HR-Software bereits ein?

1 Jahr                         >>   5 %
2 Jahre                       >>   7 %
3 Jahre                       >>   7 %
4 Jahre                       >>   0 %
5 Jahre und länger       >> 64 %
ist mir nicht bekannt    >> 17 %

Abbildung 7: Einsatzdauer der vorhandenen Software

Österreichs Personaler tun sich mit Social Media für ihre Arbeit immer noch etwas schwerer als ihre Kollegen im benachbarten Deutschland. Während in Österreich 39 Prozent Social Media nutzen, liegt der Anteil in Deutschland bei immerhin 50 Prozent. Zusammen mit den Schweizer Studienteilnehmern ergibt das ein Gesamtergebnis von 43 Prozent der Personaler, die sich in den sozialen Netzen umtun. Von denen, die es (noch) nicht in die sozialen Netze treibt, planen knapp über die Hälfte (52 Prozent), in den kommenden zwölf Monaten Social Media für ihr HR zu nutzen.

Welches aber sind die Einsatzfelder für Social Media-Aktivitäten in der Personalarbeit? Das Recruiting steht mit 91 Prozent ganz weit vorne. Das Personalmarketing folgt mit 67 Prozent, die Mitarbeiterkommunikation/Interne Kommunikation schon mit deutlichem Abstand und 40 Prozent. Die weiteren Ergebnisse zeigt Abbildung 5. Darüber hinaus nutzen einzelne Studienteilnehmer ihre Social Media-Aktivitäten auch, um etwas für ihre Markenbildung (Employer Brand) zu tun.



In welchen Bereichen der Personalarbeit nutzt Ihr Unternehmen
Social Media bzw. plant, diese zu nutzen? (Mehrfachangaben möglich)       

                                                                                                          2015                 2016 

Recruiting/Kandidatensuche                                                                 82 %                91 %
Personalmarketing                                                                               69 %                67 %
Mitarbeiterkommunikation/Interne Kommunikation                                  38 %                40 %
Weiterbildung                                                                                      12 %                18 %
Talent-Relationship-Management                                                          13 %                12 %
Wissensmanagement                                                                           9 %                  6 %
Projektmanagement                                                                             3 %                  6 %

Abbildung 5: Einsatzfelder von Social Media

Aber gibt es für die gewünschte zusätzliche Software-Unterstützung auch genau die Programme auf dem Markt, die sich die Personaler wünschen? Nicht alle sind dieser Meinung und deshalb gibt es einige Bereiche, in denen die befragten Personalexperten Angebote vermissen beziehungsweise sich mehr Angebote von den Software-Anbietern wünschen. Dies trifft vor allem auf das Talentmanagement, die Mitarbeitergespräche sowie das Arbeitszeitmanagement und die Zeit- und Zutrittserfassung zu (alle 21 Prozent). Die vollständige Liste liefert Abbildung 9.

Für welche HR-Prozesse wünschen Sie sich mehr
Angebote auf dem Softwaremarkt? (Mehrfachangaben möglich)

                                                                                              2015                 2016                       

 Mitarbeitergespräche                                                               19 %                21 %  
Talentmanagement                                                                   27 %                21 %
Arbeitszeitmanagement, Zeit- und Zutrittserfassung                    15 %                21 % 
Bewerbermanagement                                                              32 %                18 %

Personalentwicklung, Weiterbildung, Bildungscontrolling               6 %                18 %
Personalinformationssysteme                                                     6 %                18 %
Personalplanung                                                                       15 %               18 %   
Recruiting, Personalauswahl                                                     15 %                18 %   

Kompetenzmanagement                                                           27 %                15 %   
Mitarbeiterumfragen                                                                 15 %                15 %
Personalcontrolling                                                                  16 %                15 %
Personaleinsatzplanung                                                           11 %                15 %   
Personalverwaltung, Digitale Personalakte                                10 %                15 %
Potenzialanalyse                                                                     15 %                15 %
Wissensmanagement                                                              11 %                15 %   
Ideenmanagement                                                                   15 %                12 %   
Performance Management                                                       13 %                12 %

Onboarding                                                                             16 %                  9 %
Reisekostenabrechnung                                                           11 %                  9 %
Risikomanagement, Risikoanalyse                                             8 %                  9 %
Expatriate Management                                                             5 %                  6 %
Personalarbeit 2.0                                                                     3 %                  6 %     
Prozessmanagement, Projektmanagement                                 3 %                   6 %
Humankapital bestimmen                                                        13 %                   3 %
Mitarbeiterportale, Self-Service                                                 16 %                  3 %     
Outsourcing                                                                              3 %                  3 %     
Travel Management                                                                   5 %                  3 %
Unfall-, Kranken- und Abwesenheitsmanagement                        3 %                  3 %
Laufbahn- und Nachfolgeplanung                                              18 %                  0 %     
Lohn- und Gehaltsabrechnung                                                  10 %                  0 %     

Abbildung 9: Mehr Angebote auf dem Softwaremarkt gewünscht

Die Studienteilnehmer sind nach eigener Aussage mit den Lösungen vor allem dann unzufrieden, wenn die Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen nicht funktionieren. Auf mehr als jeden Zweiten der Studienteilnehmer trifft dies zu (55 Prozent). 48 Prozent der befragten Personalexperten klagen, dass die HR-Software nicht die wichtigen Prozesse oder Teilschritte ihrer HR-Arbeit abbildet. Jeweils 36 Prozent bemängeln den schlechten Service des Anbieters, also vor allem dessen Erreichbarkeit und Reaktionszeiten, oder dass sie immer wieder mit technischen Problemen zu kämpfen und unter einer eingeschränkten Funktionstüchtigkeit zu leiden haben. Einzelne Studienteilnehmer stöhnen auch über die eingeschränkte Funktionalität im Vergleich zu anderen Anbietern, zu komplex aufbereitete Softwarelösungen und umständliche Bedienung. Im schlimmsten Fall nutzen sie die Software deshalb erst gar nicht.

Aber wenn alles gut funktioniert, profitieren die Personalabteilungen gehörig von der eingesetzten Software. Von erhöhter Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse berichten 62 Prozent der Studienteilnehmer, von Zeit- und Kostenersparnissen jeweils 35 Prozent. Darüber hinaus nennen die befragten Personalexperten, dass ihnen die Software hilft, die Übersicht zu bewahren und Prozesse zu verbessern.

Für welche HR-Prozesse möchten die Personaler künftig zusätzlich HR-Software einsetzen? An erster Stelle stehen hier Bewerbermanagement mit 51 Prozent, Mitarbeitergespräche (49 Prozent) sowie Personalentwicklung, Weiterbildung und Bildungscontrolling (43 Prozent).

Die größten Steigerungsraten gegenüber dem Vorjahr können die Personalplanung mit plus 31 Prozentpunkten, das Performance Management mit plus 27 Prozentpunkten und der Bereich Recruiting und Personalauswahl mit plus 20 Prozentpunkten vorweisen. Alle Ergebnisse inklusive des Jahresvergleichs zeigt Abbildung 8.

Für welche Bereiche der HR-Arbeit möchte Ihr Unternehmen
künftig neue Software implementieren oder das
bestehende Angebot erweitern? (Mehrfachangaben möglich)

                                                                                              2015                 2016    

Bewerbermanagement                                                             45 %                51 %   
Mitarbeitergespräche                                                               34 %                49 %
Personalentwicklung, Weiterbildung, Bildungscontrolling            28 %                43 %
Personalplanung                                                                     10 %                41 %   
Recruiting, Personalauswahl                                                    21 %                41 %   
Performance Management                                                       11 %                38 %   
Kompetenzmanagement                                                          31 %                35 %
Personalverwaltung, Digitale Personalakte                                22 %                35 %   
Arbeitszeitmanagement, Zeit- und Zutrittserfassung                   19 %                27 %   
Laufbahn- und Nachfolgeplanung                                              21 %                27 %
Mitarbeiterportale, Self-Service                                                19 %                 27 %   
Personalcontrolling                                                                  22 %                27 %
Mitarbeiterumfragen                                                                 16 %                24 %               
Personaleinsatzplanung                                                           12 %                24 %
Personalinformationssysteme                                                   13 %                24 %
Talentmanagement                                                                  18 %                22 %
Wissensmanagement                                                              13 %                19 %   
Lohn- und Gehaltsabrechnung                                                  11 %                16 %   
Onboarding                                                                             16 %                16 %   
Unfall-, Kranken- und Abwesenheitsmanagement                        4 %                16 %   
Humankapital bestimmen                                                          9 %                14 %               
Reisekostenabrechnung                                                           12 %               14 %   
Potenzialanalyse                                                                     17 %                11 %   
Expatriate Management                                                             3 %                 5 %     
Ideenmanagement                                                                   15 %                  3 %     
Personalberatung und -vermittlung                                             2 %                   5 %
Risikomanagement, Risikoanalyse                                            2 %                   5 %     
Personalarbeit 2.0                                                                    3 %                   3 %     
Prozessmanagement, Projektmanagement                                 7 %                   3 %                 
Travel Management                                                                  6 %                  3 %
Unternehmenssimulation                                                           3 %                  3 %     
Outsourcing                                                                             4 %                  0 %     

Abbildung 8: Zusätzlicher Einsatz von HR-Software für bestimmte HR-Prozesse

Gute Gründe, dass in ihren Unternehmen keine HR-Software läuft, gibt es anscheinend einige. So sagen exakt die Hälfte der Studienteilnehmer (50 Prozent), die keine HR-Software zur Verfügung haben, dass sie keine personellen Ressourcen für die Auswahl und Einführung der Software hätten. Und über zwei Drittel (38 Prozent) haben nach eigener Auskunft schlicht keinen Bedarf dafür und erledigen die Personalverwaltung deshalb ohne Software-Unterstützung. Mehr als jeder Zehnte (13 Prozent) scheut ganz einfach die Investition bzw. hat kein Budget dafür.

Andere indes haben durchaus die Hoffnung, bald über HR-Software zu verfügen. Über ein Drittel der Studienteilnehmer (38 Prozent), bei denen noch keine HR-Software läuft, planen die Einführung in den kommenden zwölf Monaten. Im Ländervergleich zeigen sich die österreichischen Unternehmen in diesem Punkt eher verhalten. Lediglich 20 Prozent von ihnen wollen zukünftig HR-Software einsetzen, hingegen möchten dies zwei Drittel der deutschen Studienteilnehmer (66 Prozent).

Seit wie vielen Jahren arbeiten die Studienteilnehmer bereits mit HR-Software? Nun, fast jedes fünfte Unternehmen (18 Prozent) setzt bereits seit über 20 Jahren im Personalbereich auf Softwareunterstützung. Ganz frisch – also erst ein bis zwei Jahre – arbeiten 11 Prozent der Unternehmen mit HR-Software. Siehe dazu auch Abbildung 2.

Seit wie vielen Jahren arbeitet Ihr
Unternehmen bereits mit HR-Software?

1-2 Jahre                 >> 11 %
3-4 Jahre                 >> 13 %
5-6 Jahre                 >> 13 %
7-8 Jahre                 >> 3 %
9-10 Jahre               >> 16 %
11-15 Jahre              >> 13 %
16-20 Jahre              >> 8 %
mehr als 20 Jahre     >> 18 %
Ist mir nicht bekannt >> 5 %

Abbildung 2: Einsatz von HR-Software in Jahren

Die Personaler favorisieren übrigens Inhouse-serverbasierte Lösungen. 58 Prozent haben sich dafür entschieden. Cloudbasierte Lösungen haben 13 Prozent im Einsatz. Und 29 Prozent der beteiligten Unternehmen sind in dieser Frage flexibel und setzen auf beide Varianten – je nach Softwarelösung.

30 Prozent der Studienteilnehmer kaufen ihre HR-Software, 23 Prozent mieten sie, zum Beispiel als Software-as-a-service. 48 Prozent nutzen je nach Software beide Varianten.

Smartphones und Tabletcomputer sind auch im Personalwesen auf dem Vormarsch. Zunehmend suchen Bewerber nach Stellenanzeigen im mobilen Netz oder verschicken sogar ihre Bewerbungen darüber. Gute Gründe für Personaler, sich verstärkt auch mobilen Applikationen zuzuwenden. Man kann aufgrund der ermittelten Zahlen des HR-Software-Reports 2016 zwar kaum von einem Run sprechen, aber immerhin haben etwas mehr als ein Viertel (26 Prozent) der Studienteilnehmer solche mobilen Applikationen bereits heute im Einsatz – und das bedeutet gegenüber dem Vorjahr immerhin eine leichte Steigerung um 9 Prozentpunkte.

Und immer mehr Personaler wollen mit der Zeit gehen. Auf die Frage „Planen Sie, in den kommenden zwölf Monaten mobile Applikationen für Smartphones und Tabletcomputer für HR einzusetzen?“ antworten 26 Prozent der Personalexperten, die das noch nicht tun, nämlich mit Ja.

Die Teilnehmer am HR-Software-Report 2016 setzen mobile Applikationen vor allem im Bereich Bewerbermanagement ein (57 Prozent). Das bedeutet eine Steigerung gegenüber dem Vorjahr um 26 Prozentpunkte und damit die größte Veränderung, wenn man die aktuellen Ergebnisse mit denen des Vorjahres vergleicht. Auf Platz 2 der Einsatzbereiche für mobile Applikationen stehen Arbeitszeitmanagement, Zeit- und Zutrittserfassung (52 Prozent). Es folgen Recruiting und Personalauswahl mit 38 Prozent und damit immerhin mit einer Steigerung um 13 Prozentpunkte. Die weiteren Bereiche, in denen Unternehmen mobile Applikationen für die Personalarbeit einsetzen, zeigt Abbildung 4.

In welchen Bereichen der Personalarbeit setzt Ihr
Unternehmen mobile Applikationen ein?     
(Mehrfachangaben möglich)    

                                                                                  2015                 2016 

Bewerbermanagement                                                  31 %                57 %
Arbeitszeitmanagement, Zeit- und Zutrittserfassung       56 %                52 %
Recruiting, Personalauswahl                                         25 %                38 %
Performance Management                                           11 %                33 %
Personalentwicklung, Weiterbildung,
Bildungscontrolling                                                      17 %                33 %
Mitarbeiterportale, Self-Service                                     28 %                29 %
Personalverwaltung, Digitale Personalakte                    11 %                24 %
Lohn- und Gehaltsabrechnung                                      17 %                19 %
Mitarbeiterumfragen                                                     14 %                19 %
Onboarding                                                                 8 %                  19 %
Potenzialanalyse                                                          6 %                  19 %
Talentmanagement                                                       14 %                19 %
Unfall-, Kranken- und Abwesenheitsmanagement           8 %                  19 %
Kompetenzmanagement                                               8 %                  14 %
Personalarbeit 2.0                                                        6 %                  14 %
Personalinformationssysteme                                       19 %                14 %
Reisekostenabrechnung                                               19 %                14 %
Personalcontrolling                                                      8 %                  10 %
Laufbahn- und Nachfolgeplanung                                  8 %                  10 %
Outsourcing                                                                3 %                  5 %
Personaleinsatzplanung                                               6 %                  5 %
Travel Management                                                      8 %                  5 %
Wissensmanagement                                                   8 %                  5 %
Zeitarbeit                                                                     3 %                  5 %
Expatriate Management                                               3 %                  0 %
Ideenmanagement                                                       14 %                0 %
Personalberatung und -vermittlung                                8 %                  0 %
Personalplanung                                                          11 %                0 %
Prozessmanagement, Projektmanagement                    14 %                0 %

Abbildung 4: Einsatzfelder von mobilen Applikationen

HR-Software: Welche Anforderungen gibt es?

Die meisten Personaler haben eine lange Liste, auf der steht, was sie sich von HR-Software erhoffen. Wir fragten also auch in diesem Jahr, was den befragten Experten bei einer HR-Software besonders wichtig ist. Abbildung 6 zeigt die Ergebnisse im Jahresvergleich.

Ganz oben auf dem Wunschzettel steht, dass die Software leicht zu bedienen sein soll. 91 Prozent der Studienteilnehmer wünschen sich dies, was ein Plus von 11 Prozentpunkten gegenüber dem HR-Software-Report 2015 bedeutet. Ganz viele wünschen sich auch effektive  Auswertungs- und Reportingfunktionen (80 Prozent) und dass die Software wichtige HR-Prozesse abdeckt (80 Prozent). Die Datensicherheit liegt mit 79 Prozent knapp dahinter auf Rang 4.

 

Was ist Ihnen bei einer HR-Software besonders wichtig?
(Mehrfachangaben möglich)
 

                                                                                  2015                 2016    

Bedienbarkeit                                                              80 %                91 %   
Abdeckung wichtiger HR-Prozesse                               70 %                80 %   
Auswertungs- und Reportingfunktionen                          74 %                80 %
Datensicherheit                                                           79 %                77 %               
Stabilität der Software (funktioniert zuverlässig)             71 %                72 %
selbsterklärende Oberfläche                                          57 %                66 %   
Verwaltung der Zugriffsrechte                                        51 %                59 %   
Erweiterbarkeit durch neue Softwaremodule                   36 %                45 %   
externer Zugriff auf die Software                                   26 %                34 %   
Prognosetools (zum Beispiel für Soll/Ist-Vergleiche)       23 %                20 %               

Abbildung 6: Bei einer HR-Software besonders wichtig

Resümee

Anscheinend werden die Personaler in Bezug auf HR-Software-Lösungen immer anspruchsvoller: Leichte Bedienung, effektive Auswertungs- und Reportingfunktionen und die Datensicherheit liegen ihnen besonders am Herzen.

Sie brauchen Software-Unterstützung für ganz verschiedene Bereiche ihrer täglichen Arbeit – und dass oftmals möglichst schnell. Ein Beispiel dafür sind Lösungen für Recruiting und Talent Management. Zwar arbeiten erst die Hälfte der Studienteilnehmer überhaupt mit dementsprechender Software und unter den in Personalabteilungen am häufigsten zu findenden Software-Lösungen stehen die für Recruiting und Talent Management auch nicht unter den ersten drei. Aber sie haben im Vergleich mit der Vorjahrsstudie den größten Sprung hingelegt: Ein Plus von 20 Prozentpunkten sind schon ein Statement aus den Personalabteilungen.

Und immer mehr wenden sich die Personaler auch mobilen Applikationen für Smartphones und Tabletcomputern zu. Die Applikationen für Recruiting und Talentmanagement stehen bereits auf Platz drei und das soziale Netz nutzen die beteiligten Personalexperten zu 91 Prozent für die Suche und Identifizierung künftiger Mitarbeiter.

Software-Anbieter sehen also, dass es noch eine Vielzahl potenzieller Neu-Kunden für ihre Lösungen gibt. Schließlich sind auch viele von diesen eher unzufrieden mit den eingesetzten Programmen oder haben scheinbar veraltete Software am Laufen. Also sollten sich die Anbieter an die Arbeit machen, sich auf die Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen konzentrieren und die wichtigen Prozesse oder Teilschritte der HR-Arbeit abbilden. Denn, wer nicht (mehr) so ganz zufrieden ist mit seiner aktuellen Software, der könnte ganz schnell auf die Idee kommen, den Anbieter zu wechseln …

Aber auch die Personaler sind hier in der Pflicht. Stöhnen ob nicht funktionierender Software alleine genügt nicht, sie müssen den Anbietern auch klipp und klar sagen, was sie eigentlich benötigen. Denn wenn sie das nicht tun, wird auch die neue Software nichts zu einem effektiven und zielgerichteten Arbeiten beitragen. 

Wenn man nicht (mehr) ganz zufrieden ist mit seiner HR-Software, könnte das ein oder andere Unternehmen auf die Idee kommen, den Anbieter zu wechseln. Auf die Frage „Planen Sie, in den kommenden zwölf Monaten einen Anbieterwechsel vorzunehmen?“ antworten immerhin 39 Prozent der Studienteilnehmer mit Ja. Im HR-Software-Report des Vorjahres waren es nur 11 Prozent, die Wechselabsichten äußerten. Betrachten wir ausschließlich die Studienteilnehmer aus Österreich, sagen lediglich 28 Prozent, dass sie einen Anbieterwechsel ins Auge fassen. Unter den deutschen Teilnehmern sind es hingegen 63 Prozent. Ihre Software(module) in den kommenden zwölf Monaten erweitern wollen 60 Prozent aller Studienteilnehmer. Für die österreichischen Studienteilnehmer trifft dies zu 52 Prozent zu, für die deutschen zu 83 Prozent.

Klar ist, dass bei der Verwirklichung dieser Absichten auch das Budget mitspielen muss. Deshalb haben wir die Frage nach der Entwicklung des Budgets für HR-Software gegenüber dem Vorjahr gestellt. „Es steigt“, sagen immerhin 43 Prozent der Studienteilnehmer. Das sind 14 Prozentpunkte mehr als im vergangenen Jahr. Bei 12 Prozent wird das Budget sinken (Vorjahr 18 Prozent), bei 45 Prozent gleich bleiben (Vorjahr 62 Prozent). Auch bei dieser Frage unterscheiden sich die Antworten der Studienteilnehmer aus Österreich und Deutschland doch erheblich: Bei 17 Prozent der österreichischen Studienteilnehmer wird das Budget für HR-Software sinken, hingegen bei keinem der deutschen Teilnehmer. Und während die HR-Software-Budgets in Österreich bei 34 Prozent steigen, trifft dies auf 58 Prozent in Deutschland zu.

HR-Software: Gute Erfahrungen mit den Anbietern?

Auch in dieser Ausgabe des HR-Software-Reports wollten wir wissen, mit welchen Software-Unternehmen die Studienteilnehmer gute Erfahrungen gemacht haben. Das erste Ergebnis zu dieser Frage ist, dass lediglich rund ein Viertel der Teilnehmer überhaupt Angaben gemacht haben. Sollten diese 22 Personalexperten die einzigen sein, die mit bestem Gewissen ihre Software-Anbieter empfehlen können?

Welche Anbieter sie nannten, können Sie Abbildung 10 entnehmen. Wenn Sie mehr Informationen zu Anbietern von HR-Software benötigen, sollten Sie mal bei www.hrm.at, www.hrm.de sowie www.hrm.ch nachschauen. Die Personalernetzwerke präsentieren Ihnen hier unter dem Menüpunkt „Anbieter“ weitere von Personaler empfohlene, aber auch andere Anbieter mit ihren Programmen.

Mit welchen Anbietern von HR-Softwarelösungen haben
Sie bereits gute Erfahrungen gemacht? (Mehrfachangaben möglich)

SAP                             >> 5 Nennungen
BMD                            >> 3 Nennungen
P&I                              >> 3 Nennungen
Sage DPW                   >> 3 Nennungen
epunkt                         >> 2 Nennungen
Haufe umantis              >> 2 Nennungen
rexx systems                >> 2 Nennungen
Workday                      >> 2 Nennungen
ATOSS                        >> 1 Nennung
Ingentis                        >> 1 Nennung
KWP                            >> 1 Nennung
Meffert                         >> 1 Nennungen
Oracle                          >> 1 Nennung
Perbit                           >> 1 Nennung
SoftDeCC                    >> 1 Nennung
SucccessFactors          >> 1 Nennung
Towers Watson             >> 1 Nennung

Abbildung 10: Eingesetzte Software der Studienteilnehmer


91 Prozent der an der Studie HR-Software-Report 2016 beteiligten Unternehmen setzen auf soziale Medien, wenn es um ihr Recruiting und die Personalauswahl geht. Dadurch hoffen sie, auf potenzielle Kandidaten zu stoßen, die auf ihre vakanten Stellen passen. Oder mehr über bereits vorhandene Bewerber zu erfahren …

Im HR-Software-Report wollten wir aber nicht nur wissen, in welchen Bereichen der Personalarbeit die Unternehmen Social Media nutzen, sondern auch, was den Personalern bei HR-Software besonders wichtig ist, wie zufrieden sie mit den vorhandenen Programmen sind, welche positiven Effekte die Lösungen bisher hatten und welche Probleme es damit gab oder immer noch gibt.

HR-Software: Welche Bedeutung hat sie?

83 Prozent der im HR-Software-Report 2016 befragten Unternehmen setzen HR-Software ein. Personalverwaltung mit Akten und Ordnern? Für sie unvorstellbar …

Dennoch gibt es noch einige, die ohne Computer auskommen (müssen). Und da sollte die Frage erlaubt sein, warum das so ist, schließlich stufen 98 Prozent der an der Studie beteiligten Personaler HR-Software als „sehr wichtig“ bzw. „wichtig“ ein (siehe Abbildung 1).

Wie wichtig ist HR-Software aus Ihrer
Sicht für eine erfolgreiche Personalarbeit?

sehr wichtig      >> 78 %
wichtig             >> 20 %
eher unwichtig   >>  2 %
unwichtig          >>  0 %

Abbildung 1: Bedeutung von HR-Software

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