Bei der „SoftTrend Studie“ handelt es ich um eine regelmäßig aktualisierte Marktstudie zum Thema HR-Software. An der aktuellen Untersuchung nahmen in der zweiten Jahreshälfte 2007 insgesamt 53 Unternehmen mit 71 Lösungen teil, darunter Hersteller von HR-Software sowie Anbieter von Software für das Enterprise Resource Planning (ERP), die HR-Module vertreiben.
Digitale Personalakte
Die Studie zeigt, dass viele Anbieter derzeit ihr Portfolio um Module aus dem Bereich der Personalverwaltung erweitern. Dennoch haben viele Lösungen noch Entwicklungspotenzial. Beispiel digitale Personalakte: Der Anteil der Systeme mit integrierter digitaler Personalakte ist seit 2006 spürbar gestiegen. 8,7 Prozent der Anbieter, die schon im Vorjahr an der Marktstudie teilnahmen, erweiterten ihre Softwarelösungen um dieses Instrument. Derzeit verfügen 63 Prozent der untersuchten Softwarelösungen über Grundfunktionalitäten der digitalen Personalakte. Dieser Anteil erscheint jedoch nach wie vor ausbaufähig, denn die Nachfrage nach entsprechenden Lösungen ist groß.
Employee Self Service
Das gilt auch für andere Instrumente aus dem Bereich der Administration: Einen Employee Self Service bieten „nur“ 59 Prozent der Lösungen an. Erfahrungen aus der Beratungspraxis zeigen jedoch, dass Employee-Self- Service-Portale nicht nur, wie oft angenommen, für Großunternehmen interessant sind. Viele mittelständische Unternehmen arbeiten ebenfalls an Mitarbeiterportalen – zum Teil, indem sie vorhandene Informationsplattformen zu Serviceportalen ausbauen.
Recruiting und Bewerbermanagement
In Zeiten des Fachkräftemangels gehören Recruiting und Bewerbermanagement in vielen Unternehmen zu den Topthemen. Dennoch verfügen nur knapp die Hälfte (47,9 Prozent) der untersuchten Softwaretools über entsprechende Module. Auch hier ist bereits abzusehen, dass einige Anbieter nachrüsten werden.
Personaleinsatzplanung
Knapp jedes zweite untersuchte System unterstützt die Personaleinsatzplanung in Unternehmen, eine Funktion, die vor allem für Firmen mit Schichtbetrieb interessant ist. Variable Einsatzmöglichkeiten lassen sich mithilfe von 48 Prozent der Softwarelösungen planen, 45 Prozent helfen bei der Entwicklung eines Stellenplans. Die Nachfolgeplanung bilden 44 Prozent der untersuchten Systeme ab. Angesichts der zunehmenden Bedeutung, die viele Unternehmen derzeit Themen wie Talent Management und Recruiting beimessen, besteht hier noch Entwicklungsbedarf.
Personalcontrolling
Nach und nach erweitern die Softwareanbieter ihre Leistungen im Bereich des Personalcontrollings und unterstützen damit die strategische Personalarbeit. Etwa die Hälfte der untersuchten Tools bieten Funktionen für das Controlling an. Rund 83 Prozent dieser Lösungen erlauben Plan-/Ist-Vergleiche. Die Einbettung dieser Vergleiche in ein Risikomanagement setzt sich allerdings nur langsam durch. Lediglich 52 Prozent der Instrumente erlauben ein umfassenderes Risikomanagement. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Instrumente, die frühzeitig auf personelle Engpässe hinweisen.
Der direkte Vergleich der Systeme, die sowohl in 2006 als auch in 2007 untersucht wurden, zeigt, dass die Anbieter zunehmend Kennzahlensysteme und Analyseinstrumente in ihr Leistungsspektrum einbinden. Derzeit erlauben 42 Prozent der Lösungen das Auswerten quantitativer Personalkennzahlen, 36 Prozent bilden qualitative Personalkennzahlen ab. Der Stellenwert dieser Systeme wird in den kommenden Jahren voraussichtlich weiter steigen.
Personalkostenplanung
Mit Funktionserweiterungen im Bereich der Personalkostenplanungen (bereits 45 Prozent der untersuchten Lösungen erfüllen dieses Merkmal), Personalkostensimulation (31 Prozent) und Personalkostenbudgetierung (41 Prozent), kommen die Anbieter den Anforderungen an aussagekräftigere Performancemessungen und Forecast-Berechnungen langsam aber stetig nach.
Reporting
So ähnlich sich viele Softwarelösungen aufgrund der Abdeckung gesetzlicher Anforderungen in der Personalabrechnung vermeintlich sind, zeigen sich doch deutliche Unterschiede in den darüber hinaus gehenden Funktionen, besonders auf der Auswertungs- und Reportingebene. Ein Listgenerator für individuelle Auswertungen ist bereits in 53,5 Prozent der hier betrachteten Lösungen integriert. Um die Aussagekraft der Reports zu erhöhen und die Anwendungsmöglichkeiten bereichsübergreifend zu verbreitern, haben einige Anbieter ihre Tools um ein automatisches Meldewesen (53,5 Prozent), eine Urlaubsverwaltung (62 Prozent) und eine Fehlzeitenverwaltung (59 Prozent) erweitert. Durch den hohen Automatisierungsgrad, können Unternehmen mithilfe dieser Module zeitintensive manuelle Bearbeitungen auf ein Minimum reduzieren.
Personalsoftware auswählen
In der Vielzahl der Angebote das passende Instrument zu finden, ist für den Anwender nicht einfach. Bei der Auswahl einer HR-Lösung stehen IT-Entscheider und Personalverantwortliche oft vor einem schwierigen Entscheidungsprozess – aus unterschiedlichen Gründen. Vor allem in mittelständischen Unternehmen genießen Softwareauswahlprojekte für das Human Resource Management sehr häufig eine geringe Priorität. Die Projekte werden oft nebenher erledigt, die Verantwortlichkeiten sind unklar und vielen Entscheidern fehlt der Überblick über den vorhandenen Markt für HR-Software. Der Softwaremarkt hat in den vergangenen Jahren nicht an Dynamik verloren. Es herrscht weiterhin ein hoher Wettbewerbsdruck unter den Anbietern und die Vielzahl der Lösungen variiert stark. Das kritische Screening der am Markt erhältlichen Lösungen und potenziellen Partner ist somit eine Herausforderung.
Erschwert wird die Softwareauswahl zusätzlich durch die vorhandene IT-Landschaft im Unternehmen. Bei ihrer Entscheidung für eine Personalsoftware müssen die verantwortlichen Projektteams die bestehenden Systeme berücksichtigen. Dass dies nicht immer gelingt, zeigt eine Befragung, die SoftSelect Anfang 2007 unter mehr als 120 Unternehmen aller Branchen und Größen durchführte. Dabei gaben 68,8 Prozent der Befragten an, den Funktionsumfang ihrer HR-Lösungen nicht vollständig zu nutzen. Dies steht häufig im Zusammenhang mit einer heterogenen ITStruktur, in der vorhandene HR- und Controlling- Systeme zum Teil über mehrere Standorte hinweg kaum oder mit viel Aufwand miteinander verbunden sind. Als Folge stellen sich höhere Prozesskosten, Zeitverluste, Redundanzen und ein spürbarer Effizienzverlust ein. Die Anwenderbefragung zeigte auch, dass viele ältere HR-Systeme im Einsatz sind, die überwiegend administrativen Aufgaben wie der Lohnabrechnung dienen. Weitergehende Anforderungen innerhalb des Personalmanagements, wie die Personaleinsatzplanung, decken die Systeme häufig nicht ab. Entweder bieten die Hersteller diese Funktionen nicht an oder die Anbieter nutzen sie schlichtweg nicht beziehungsweise nutzen deren Potenzial nicht voll aus.
Systeme für das Human Resource Management sollten die Personalabteilung eigentlich von administrativen Routinetätigkeiten entlasten, Informationen für strategische Entscheidungen bereitstellen, die Produktivität der Personalarbeit steigern und deren Qualität verbessern. Doch wie die SoftSelect- Befragung sowie Analysen anderer Beratungs- und Marktforschungshäuser zeigen, sind viele Anwender mit ihren bestehenden, oft isolierten Lösungen, unzufrieden. Der Leistungsumfang der Software, insbesondere beim Reporting, entspricht vielfach nicht dem Spektrum, das die Marketingabteilungen der Anbieter beschreiben: einfach bedienbare, detailreiche, flexibel anpassbare Reportings auf Knopfdruck.
Zudem greifen die Systeme in den wenigsten Fällen auf eine umfängliche und solide Datenbasis zurück und beziehen nicht alle relevanten Datenobjekte ein. Valide strategische Entscheidungen können Unternehmen mit solchen Tools kaum treffen oder nur in bestimmten Teilbereichen vornehmen. In den vergangenen beiden Jahren haben die Softwareentwickler daher ihre Bemühungen verstärkt, Daten aus verschiedenen Systemen, zum Beispiel dem Finanzbereich, zu aggregieren und zu multidimensionalen Analysen zusammenzuführen, die aussagekräftige Daten für das Personalwesen liefern. Die Tendenz der ERP-Anbieter, Schnittstellenproblematiken zu erforderlichen Drittsystemen durch den funktionalen Ausbau der eigenen Lösung zu umgehen, ist vor diesem Hintergrund nicht nur eine sinnvolle, sondern aus langfristiger Sicht eine wettbewerbsstrategisch erforderliche Aufgabe für Softwarehersteller.
Quelle: personal manager 2/2008
