HR-Software 2009. Trends, Herausforderungen und neue Features

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Foto von Annie Spratt

Human-Resources-Management im Wandel

Das Human-Resources-Management (HRM) befindet sich in einem steten Wandel. Unternehmen sind den immer schneller verlaufenden, grundlegenden Veränderungen ihres Umfelds ausgesetzt. Der HR-Bereich ist hier gefordert, den Mitarbeiter aktiv bei Veränderungsprozessen zu begleiten. Die Anforderungen an die Personalarbeit steigen und HR-Manager müssen immer mehr Aufgaben erfüllen, meist ohne dafür zusätzliche Ressourcen zu bekommen. Nicht nur der Verwaltungsaufwand nimmt zu; gleichzeitig sind Personalverantwortliche immer stärker als strategischer Partner der Geschäftsführung gefragt und dienen als Ansprechpartner für Mitarbeiter und Führungskräfte.

Wichtig

Zudem werden qualifizierte Fach- und Führungskräfte knapper. In der Folge müssen erhebliche Aktivitäten im Bewerber- und Talentmanagement erfolgen. Kaum ein modernes Unternehmen beschäftigt sich dieser Tage nicht mit dem Thema Employer Branding. Letztlich werden HR-Prozesse immer schnelllebiger und individueller.

Marktentwicklung

Angesichts steigender Anforderungen an das Personalmanagement verwundert es nicht, dass mehr und mehr HR-Abteilungen auf HRM-Systeme setzen. Waren es bislang Firmen mit mehr als 200 Mitarbeitern, die Personalmanagementsysteme nutzten, setzen zunehmend kleine Unternehmen HR-Systeme ein, um administrative, qualitative und strategische Aufgaben abzuwickeln.

Arbeitgeber, die bereits über HRM-Systeme verfügen, stoßen zunehmend an Grenzen. Sie benötigen mehr Funktionalitäten und ergänzen ihre Lösungen durch individuelle Spezialsoftware. Vielfach ersetzen sie ihre Systeme sogar komplett, da ihnen All-in-one-Lösungen nur eine eingeschränkte Individualisierung ermöglichen.

Nur ein kleiner Teil der Unternehmen hat professionelle, gepflegte und optimal auf ihren Bedarf zugeschnittene HRM-Systeme. Dieser Kreis ist Vorreiter in der IT-gestützten Personalarbeit und nutzt die neuesten Trends, um seine Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Diese Unternehmen verwenden

  • Business Intelligence zur Messung des Wertschöpfungsbeitrags und
  • Web 2.0-Anwendungen für modernes Recruiting.
  • Ihr Talent- und Kompetenzmanagement ist softwaregestützt.
  • Sie treiben den Ausbau von Self Services voran
  • und nutzen diese für Zielvereinbarungen und Mitarbeitergespräche.

Die elektronische Personalakte

Bereits vor etwa 15 Jahren beschäftigten sich die ersten Unternehmen mit der Umstellung ihrer Aktenführung vom Papier hin zu vollständig digitalen Lösungen. Verbunden damit war die Hoffnung auf geringeren Platzbedarf, schnelle Verfügbarkeit, kürzere Informationswege sowie auf Kosten- und Zeitvorteile. Während die größten Hürden damals in erster Linie darin bestanden, die technischen Voraussetzungen zu schaffen und die Sicherheitsbedenken von Rechtsabteilung und Betriebsrat auszuräumen, liegen die Hemmnisse heute an anderer Stelle.

Wichtig

Die Einführung der elektronischen Personalakte setzt voraus, dass jede einzelne Akte in die Hand genommen wird. Sie muss getrennt, gescannt und indiziert werden. Verbunden ist damit ein hoher Aufwand von bis zu jew. 45 Minuten, der viele Personalverantwortliche vor der Einführung zurückschrecken lässt. Viele Dienstleister bieten hierfür ihre Hilfe an.

Eine Marktneuheit stellen Klassifizierungssoftwarelösungen dar, die eine automatisierte Dokumentenerkennung und -ablage ermöglichen. Diese Systeme lernen bereits bei den ersten zu verarbeitenden Akten die korrekte Zuordnung und erkennen etwa 80 % der Dokumente selbstständig. Im Ergebnis reduziert sich der Anfangsaufwand auf ein Minimum und auch spätere Fehlablagen sind ausgeschlossen. Nachdem in den vergangenen Jahren wenige Großunternehmen auf die digitale Personalakte umgestellt haben, ist nun im Mittelstand eine stark wachsende Nachfrage zu verzeichnen.

Bewerbermanagement und E-Recruiting

Nicht erst mit dem zunehmenden Fachkräftemangel setzt sich die Erkenntnis durch, dass qualifizierte Mitarbeiter die wertvollste Ressource eines Unternehmens sind. Neben Maßnahmen zur Personalbindung und -entwicklung kommt es insbesondere auf eine systematische Personalbeschaffung an.

Zunächst unterstützt ein professionelles E-Recruiting den gesamten Prozess nachhaltig. Darüber hinaus sind die Bewerber im Laufe der letzten Jahre anspruchsvoller geworden. Sie erwarten eine schnelle Bearbeitung ihrer Unterlagen, individuelle Rückmeldungen zum Stand des Prozesses und taktvolle Absagen. Damit sie im komplexen Bewerbungsverfahren – von der Stellenausschreibung bis hin zur Einstellung – nicht den Überblick verlieren, bedienen sich Unternehmen jeder Größenordnung mehr und mehr HRM-Systemen, die diesen Prozess vollständig abbilden können.

  • Um alle Arbeitsschritte termingerecht und mit minimalem Verwaltungsaufwand zu bearbeiten, setzen diese Systeme auf einen softwaregestützten strukturierten Ablauf und einen zentralen Datenpool, der Informationen medienübergreifend bündelt.
  • Der Bewerbungsprozess wird chronologisch abgebildet und erlaubt zu jedem Zeitpunkt einen Blick auf den aktuellen Stand des Vorgangs.
  • Zeitraubende Aufgaben wie Einladungen oder Absagen werden automatisiert und vereinheitlicht. Dies schließt Doppelbewerbungen aus und das Ermitteln von Bewerberquoten ist ebenso möglich wie ein automatischer Profilabgleich oder ein Kosten- und Mediencontrolling.

Praxistipp

Auf der Ergebnisseite steht dann nicht nur ein niedrigerer Verwaltungsaufwand. Durch Individualität und vermiedene Verzögerungen ergibt sich ein wertvoller Imagegewinn gegenüber Bewerbern und solchen, die es werden könnten.

Talentmanagement

Bereits seit einiger Zeit häufen sich die Meldungen über fehlende Fachund Führungskräfte. Neben den klassisch stark nachgefragten „High Potentials“ sind es im Mittelstand auch viele Schlüsselpositionen aus dem Mittelbau, die unbesetzt bleiben. Ob es sich nun um einen qualifizierten Ingenieur, einen Kundenbetreuer oder Vertriebsmitarbeiter handelt; eine unfreiwillige Vakanz ist fast immer mit Verzögerungen in der Auftragsabwicklung verbunden. Mitunter können deshalb Unternehmen wichtige Aufträge nicht annehmen.

Der Begriff Talentmanagement, so verschieden er auch definiert wird, steht für eine viel versprechende Lösung des Problems. Die Schlüsselfrage lautet: „Welche Kompetenzen brauchen wir heute und in den nächsten drei oder fünf Jahren?“ Gefragt ist ein integratives und individuelles Konzept, angefangen bei der Unternehmensstrategie über die Bedarfsplanung und die Personalbeschaffung bis hin zur Personalbindung und -entwicklung. Nur so können Leistungsträger gewonnen, langfristig gebunden und individuell gefördert werden.

Praxistipp

Dieser ganzheitliche Prozess ist keineswegs voraussetzungslos, sondern eine komplexe personalstrategische Herausforderung, die ohne IT-Unterstützung kaum zu leisten ist. Folgerichtig werden entsprechende Softwarefeatures zunehmend nachgefragt und von den Anbietern implementiert. In diesem Zusammenhang ist von besonderem Vorteil, dass ein leistungsstarkes Personalmanagementsystem alle relevanten Daten und Informationen bündelt und damit eine stärkere Vernetzung der HR-Bereiche ermöglicht. Anhand eines unternehmensspezifischen Kompetenzmodells lassen sich Anforderungen und Qualifikationen der Mitarbeiter zielgenau ermitteln und abgleichen. Es zeigt sich rasch, wo die Mitarbeiter stehen, wer ausscheiden wird, wer Entwicklungspotenzial oder -bedarf hat und welche Kompetenzen intern oder extern besetzt werden können. Zusammen mit der Anbindung an E-Recruiting-Funktionen und dem elektronischen Bewerbermanagement sind Unternehmen bestens gerüstet für ein nachhaltiges Talentmanagement und den Aufbau einer Arbeitgebermarke.

Self Services

Die Anforderungen an das HRM erscheinen manchmal widersprüchlich. Personalverantwortliche sollen zunehmend strategische Aufgaben übernehmen und gleichzeitig ein moderner interner Dienstleister für Mitarbeiter und Führungskräfte sein.

Dabei garantieren moderne HRM-Systeme hohe Nutzerfreundlichkeit, leichte Bedienbarkeit und individualisierte Bildschirmmasken und Menüstrukturen. Neben administrativen Prozessen sind es gerade qualitative Abläufe, die hierdurch unterstützt werden. Ihr Einsatz bspw. für Zielvereinbarungen oder Mitarbeitergespräche kann diese Prozesse entscheidend erleichtern und beschleunigen. Gerade in diesem Bereich ist eine steigende Nachfrage nach Self Services zu erwarten.

Info

Ein interessanter und sich zunehmend durchsetzender Ansatz sind Self Service Features moderner HRM-Systeme. Führungskräfte und Mitarbeiter werden so via Intra- oder Internet in personalwirtschaftliche Prozesse integriert. Durch den dezentralisierten und rollenbasierten Zugriff auf relevante Personaldaten erhalten HR-Manager mehr Freiräume, sich qualitativen Tätigkeiten zuzuwenden, während Mitarbeiter rund um die Uhr und standortunabhängig wichtige und stets aktuelle Personaldaten abrufen und bearbeiten können. Führungskräfte können Aus- und Weiterbildungsaktivitäten steuern, Auswertungen durchführen oder Urlaubs- und Seminaranträge genehmigen.

HR Performance und Personalkennzahlen

Die Forderung nach Transparenz des HR-Wertschöpfungsbeitrags gewinnt zunehmend an Bedeutung. Mit der Entwicklung des HR-Bereichs vom Dienstleister zum Businesspartner geht die Forderung einher, HR-Prozesse wirtschaftlich auszurichten. Voraussetzung hierfür ist, dass sinnvolle Kennzahlen gebildet werden, aus denen sich der Wertschöpfungsbeitrag ersehen lässt (vgl. zum Thema auch Wolf, AuA 11/08, S. 650 ff.). Angesichts der Datenflut in einem Unternehmen ist dies ein schwieriges Unterfangen.

Bereits vor zehn Jahren gab es erste Ansätze, das Berichtswesen zu automatisieren und so eine unternehmensweite konsistente Informationslandschaft zu generieren. Jedoch ermöglichen es erst die technischen Entwicklungen der letzten Jahre, das Konzept der Business Intelligence für eine breite betriebliche Praxis fruchtbar zu machen. Ziel ist es, Daten aus den verschiedensten operativen Applikationen im Unternehmen zu sammeln, umzuwandeln und zu vereinheitlichen, zu speichern und für Auswertungen bereitzustellen. Der Endanwender erhält auf diese Weise aussagekräftige Informationen, ohne dass ihm die dahinter liegende Komplexität bewusst wird. Entscheidungen werden auf wesentlich festere Füße gestellt, ohne dass ein Mehraufwand für den Nutzer entsteht.

Beispiel

Beim Talentmanagement stellt sich der Prozess so dar, dass der HR-Manager auf Knopfdruck Kennzahlen erhält über die vorhandenen und benötigten Talente, über die vorzeitige Talentfluktuation, über die durchschnittliche Beschaffungsdauer etc. Ein periodischer Vergleich der Kennzahlen ermöglicht wiederum das Messen des Wertschöpfungsbeitrags des HR-Bereichs.

Um den Wert des Humankapitals transparent zu machen, werden seit Längerem verschiedene Personalkennzahlen entwickelt und angewendet. Diese erfassen aber immer nur punktuelle Sachverhalte. Mitarbeiter sind jedoch Wertschöpfer und damit ein elementarer immaterieller Vermögenswert des Unternehmens.

Im Mittelstand werden diese Instrumente zum Messen des Humankapitals nicht zuletzt aufgrund von Basel II stark an Bedeutung gewinnen.

Info

Professor Christian Scholz entwickelte die Saarbrücker Formel, um dem anhaltenden Interesse an dieser umfassenden Humankapitalmessung gerecht zu werden. Die Formel berechnet den Wert der Belegschaft anhand verschiedener Größen, wie Marktpreis der Mitarbeiter, Betriebszugehörigkeit oder Commitment.

Die Entwicklung neuer Ansätze zur Humankapitalmessung bestätigt den Bedarf der Unternehmen. Der Human Potential Index (HPI) wurde kürzlich von einer Impulsgruppe entwickelt und soll mit politischer Unterstützung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zum Standard etabliert werden. Um festzustellen, wie stark das Personalmanagement zum wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens beiträgt, wird das Management anhand festgelegter Indikatoren befragt. Als Werttreiber definiert der HPI Wertschöpfungsprozesse wie Personalstrategie oder Führung, aber auch Nachhaltigkeitsinstrumente wie Work-Life-Balance oder Gesundheitsförderung.

Fazit

Insgesamt gibt es eine sehr große Nachfrage nach Personalmanagementsystemen. Self Services, Business Intelligence, die elektronische Personalakte, Talentmanagement und E-Recruiting eröffnen dem HR-Bereich große Potenziale. Der Mitarbeiter wird zunehmend als wertschöpfende Ressource erkannt, wodurch die Bedeutung der HRM-Systeme noch stärker wachsen wird.

Dabei ist das Wachstum nicht auf bestimmte Segmente beschränkt. Für viele kleine Unternehmen sind Personalmanagementsysteme mittlerweile zum Thema geworden. Darüber hinaus bauen Unternehmen jeder Größenordnung ihre Systeme aus oder ersetzen sie komplett. Insbesondere im Bereich der qualitativen und strategischen Personalarbeit ist eine besonders hohe Nachfrage zu erwarten.

Quelle: perbit, Arbeit und Arbeitsrecht

Sebastian Ofer

Chefredakteur bei HRM Research Institute

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