Homeoffice vereinbaren
Grundsätzlich dürfen Arbeitgeber Homeoffice darf nicht einseitig anordnen, sondern müssen es mit den Mitarbeitern vereinbaren. Dabei ist eine zeitliche Befristung oder ein Widerrufsvorbehalt wichtig, damit keine Rechtsansprüche für die Zukunft entstehen. Außerdem sollte die Vereinbarung den vorübergehenden Arbeitsort sowie etwaige Kostenübernahmen definieren. Hier stellt sich beispielsweise die Frage, in welchem Umfang das Unternehmen die Telefonkosten übernimmt, die während des Homeoffice anfällt und wie diese abgerechnet werden. Außerdem müssen Arbeitgeber prüfen, ob Homeoffice bereits in den Datenschutzrichtlinien des Unternehmens geregelt ist. Denn es ist wichtig, sicherzustellen, dass auch im Homeoffice der Datenschutz gewährleistet ist. Hier wäre eine Checkliste hilfreich, die Mitarbeitern konkrete Hilfestellungen und Anweisungen an die Hand gibt. Um Homeoffice zu vereinbaren, müssen Unternehmen übrigens keine umfangreichen Verträge mit den Mitarbeitern aufsetzen. Auch ein kurzer Schriftverkehr per E-Mail kann als Vereinbarung angesehen werden.
Kinderbetreuung: Flexibilität gefragt
Ob Eltern, deren Kinder ab kommender Woche zu Hause sind, im Homeoffice arbeiten können oder nicht, hängt stark vom Alter des Kindes ab. Denn während sich 14- oder 15-Jährige durchaus alleine beschäftigen können, sind Zwei- oder Dreijährige dazu noch nicht in der Lage. Für das HR-Management gilt es also, genau hinzuschauen und mit den Mitarbeitern passende Lösungen zu finden – eine Herausforderung in einer Zeit, in der sich die Nachrichtenlage überschlägt. Der Umgang sollte getragen sein von dem Gedanken, für Mitarbeiter und Unternehmen passende Lösungen zu finden, um gemeinsam gut durch diese Krise zu gehen. Je nach den Rahmenbedingungen der Arbeit und der persönlichen Situation, können auch Zeitausgleich, Pflegefreistellung, Konsumation von Urlaub oder eine vorübergehende Verringerung des Arbeitszeitausmaßes mögliche Ansatzpunkte sein.
Wichtig ist es aber angesichts der aktuellen Situation auch, flexibel zu bleiben. Wenn Kinder aufgrund von geschlossenen Betreuungseinrichtungen zuhause sind, können Mitarbeiter im Homeoffice zwar unter Umständen nicht zu denselben Zeiten oder am Stück arbeiten, wie im Büro. Aber möglicherweise können sie ihre Arbeit teilweise in die Abendstunden verlegen – oder Unerledigtes zu einem späteren Zeitpunkt nachholen. Auch Mitarbeiter, deren Tätigkeiten nicht auf den ersten Blick idealtypisch für Homeoffice geeignet sind, können manche Aufgaben für einen begrenzten Zeitraum durchaus produktiv von zu Hause erledigen.
Für Klarheit sorgen
Die Unternehmen sollten ihre Erwartungen an Erreichbarkeit und zu erledigende Aufgaben im Homeoffice klar an die Mitarbeiter kommunizieren. Dafür müssen sie Spielregeln formulieren, die dann die Abteilungen und Teams an die konkreten Bedürfnisse anpassen.
Homeoffice bedeutet beispielsweise nicht, rund um die Uhr verfügbar zu sein oder arbeiten zu müssen. Es braucht hier klare Vereinbarungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. So kann es helfen, Zeiten der Nicht-Verfügbarkeit im Kalender einzutragen.
Auch den Kunden sollten Unternehmen die veränderten Arbeitsmodalitäten kommunizieren und für Klarheit hinsichtlich Erreichbarkeit, Verfügbarkeit und etwaigen Einschränkungen bei Services sorgen.
Führungskräfte ins Boot holen
Führungskräfte haben eine große Vorbildwirkung und sind Multiplikatoren. Unternehmen sollten daher mit ihren Führungskräften die an sie gestellten Erwartungen sowie ihre Rolle klären. Führungskräfte sollten auch innerhalb ihres Teams Spielregeln konkretisieren und veränderte Modalitäten für Zusammenarbeit und Kommunikation besprechen.
Während im Büroalltag die Absage eines Teammeetings oft nicht so gravierend ist, sollten sich Führungskräfte mit jenen Mitarbeitern, die ausschließlich im Homeoffice arbeiten, regelmäßig abstimmen und einen engen Kontakt pflegen.
Ausstattung und Tools evaluieren
Im Zusammenhang mit Home Office müssen auch aus technischer Sicht einige Fragen beantwortet werden. Unternehmen sollten klären, bei welchen Mitarbeitern ein kurzfristiges Nachrüsten mit Laptop oder Smartphone sinnvoll und möglich ist. Auch sollten sie eruieren, welche Tools bereits im Unternehmen zur Verfügung stehen, die das Zusammenarbeiten erleichtern könnten. Oftmals gibt es außerdem Schulungsbedarf seitens der Mitarbeiter.
So nutzen die meisten Unternehmen heute schon Instant-Messaging-Dienste, aber viele Mitarbeiter wissen noch nicht, wie man diese Tools für Videokonferenzen nutzt oder wie man damit gemeinsam Unterlagen bearbeitet. Die Einsatzmöglichkeiten und Funktionen sind rasch erklärt und erweitern die Möglichkeiten der Zusammenarbeit.
Aus Erfahrungen lernen
Gerade in einer Ausnahmesituation sollten Unternehmen auf Rückkoppelungsschleifen achten und mit den Mitarbeitern sowie Führungskräften im Dialog bleiben. Stolpersteine im Alltag und Verbesserungspotenziale sollten sie identifizieren und besprechen. Denn gerade Krisenzeiten bieten viel Lernpotenzial und Möglichkeiten, Systeme und Abläufe zu verbessern.
