Abgeltungswirkung
Mit der Entfernungspauschale sind grundsätzlich alle ordentlichen und außerordentlichen Kraftfahrzeugkosten abgegolten. Dazu gehören beispielsweise Parkgebühren, Finanzierungskosten, Mitgliedsbeiträge für Automobilclubs oder Prämien für Haftpflicht-, Kasko- und Unfallversicherungen. Nicht dazu gehören hingegen Unfallkosten, die im Rahmen von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entstanden sind. Diese können als allgemeine Werbungskosten kosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung steuermindernd geltend gemacht werden. Bitte beachten Sie: Werden diese Kosten vom Arbeitgeber erstattet, handelt es sich um steuerpflichtigen Werbungskostenersatz.
Aus “Lohnpraxis” 3/2013
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Umzug
Etwas komplizierter wird es, wenn ein Arbeitnehmer z. B. wegen eines Umzugs für einen Teil des Jahres erst ein eigenes Fahrzeug und danach für den Rest des Jahres öffentliche Verkehrsmittel oder ganzjährig Park-&-Ride-Angebote nutzt. Aus Vereinfachungsgründen ist seit 1.1.2012 die Vergleichsberechnung bei der 4.500-€-Grenze auf Jahresbasis und nicht mehr auf den Tag genau durchzuführen. Diese Berechnung ist deutlich unkomplizierter als bisher, kann jedoch im Einzelfall zu einer Schlechterstellung gegenüber der bisherigen Rechtslage führen.
Das deutsche Steuerrecht gehört zu den kompliziertesten Rechtsgebilden überhaupt. So lässt die eigentlich einfache Frage, wie Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bei einem Durchschnittsarbeitnehmer zu behandeln sind, die Köpfe der Beamten rauchen. Um Klarheit zu schaffen, hat das Bundesfinanzministerium ein neues Anwendungsschreiben herausgegeben. Für Sie als Arbeitgeber ist diese Problematik nicht unbedeutend. Viele Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern einen Fahrtkostenzuschuss. Diesen Zuschuss können Sie pauschal versteuern, soweit er den Anteil, den der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen könnte, nicht übersteigt. Daneben löst die Pauschalversteuerung nach § 40 Absatz 2 Satz 2 EStG mit einem Steuersatz von 15% Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus. Ein Ansatz von Werbungskosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung entfällt jedoch bei der Gewährung eines pauschal besteuerten Fahrtkostenzuschusses. Soweit Sie einen höheren Anteil erstatten, handelt es sich bei dem übersteigenden Anteil um Arbeitslohn, der sowohl der Lohnsteuer als auch der Verbeitragung zur SV zu unterwerfen ist. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte kann der Beschäftigte für jeden Arbeitstag pauschal 0,30 € pro vollem Entfernungskilometer ansetzen, also 0,15 € pro tatsächlich gefahrenem Kilometer. Weil es sich um eine verkehrsmittelunabhängige Entfernungspauschale handelt, spielt es keine Rolle, ob Ihr Arbeitnehmer mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder mit dem eigenen Fahrzeug zur Arbeit fährt. Die Entfernungspauschale ist auf einen Höchstbetrag von 4.500 € gedeckelt. Die Deckelung kommt nicht zum Tragen, wenn der Arbeitnehmer den eigenen Pkw nutzt oder wenn er für öffentliche Verkehrsmittel die tatsächlich höheren Kosten nachweist.
Benutzbare Straßenverbindung
Für die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist die kürzeste benutzbare Straßenverbindung maßgeblich. Eine längere Schienenverbindung ist unbeachtlich. Eine längere als die kürzeste benutzbare Straßenverbindung kann der Arbeitnehmer dann ansetzen, wenn diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist und er sie auch tatsächlich nutzt.
Fahrgemeinschaften
Bei Fahrgemeinschaften kann grundsätzlich jeder Teilnehmer die Entfernungspauschale in voller Höhe als Werbungskosten geltend machen. Die Umwegstrecke für die Abholung der Mitfahrer ist nicht in die Entfernungsberechnung einzubeziehen. Bei den Mitfahrern kommt die Begrenzung auf 4.500 € in Betracht.
Fahrverbindung
Nutzt ein Pendler eine Fähre, kann er diese in die Berechnung einbeziehen. Die per Fähre zurückgelegte Entfernung muss er jedoch von der Gesamtstrecke abziehen. Im Gegenzug kann er die Fährkosten zusätzlich ansetzen.
Mehrere Fahrten am Tag
Auch wenn ein Arbeitnehmer seine regelmäßige Arbeitsstätte mehrmals am Tag aufsuchen muss, zum Beispiel bei Teil- und Bereitschaftsdienst, kann er täglich nur eine Fahrt ansetzen. Gewährt der Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss für mehrere Fahrten an einem Arbeitstag, kann nur der Werbungskostenanteil pauschalversteuert werden. Der übersteigende Anteil ist der Regelversteuerung und der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen.
Mehrere Arbeitsverhältnisse
Hat ein Arbeitnehmer mehrere Arbeitsverhältnisse und erhält er in jedem Arbeitsverhältnis einen Fahrtkostenzuschuss, ist hierbei im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung jedes Arbeitsverhältnis für sich zu betrachten. Eventuell sind im Rahmen der Einkommensteuererklärung Korrekturen vorzunehmen, zum Beispiel wenn der Beschäftigte vom ersten zum zweiten Arbeitgeber fährt, ohne vorher in seine Wohnung zurückzukehren (Einzelheiten siehe Rz. 1.8 des BMF-Schreibens vom 3.1.2013).
